加强高校档案管理工作思考

陈海英

摘 要:对当前高校档案管理工作中存在的问题进行了分析,提出了加强高校档案管理的对策与建议,对促进当前高校档案管理工作具有积极的意义。

关键词:高校;档案;管理

中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1672-3198(2009)16-0044-02

高校档案管理工作是高校事业发展的重要组成部分,是高校履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的直接记录。随着社会主义市场经济的发展和我国高等教育事业的不断发展,高校档案管理工作也进入了一个新的历史阶段,面临着许多新情况新问题,特别是随着高校办学规模的不断扩大,改革的不断深化,高校档案工作在高校管理中的地位和作用日益突出。新的形势要求高校档案工作要与时俱进,不断创新档案管理,努力把传统的、封闭的、静态的档案信息,开发成现代的、开放的、动态的信息资源,更好地服务于学校的建设和发展,服务于社会。本文就加强高校档案管理谈谈个人的认识,求教于专家学者和档案管理工作者。

1 高校档案管理工作的现状及问题

《中华人民共和国档案法》的颁布和《普通高等学校档案管理办法》的施行,为高校档案工作的依法开展提供了法律依据,奠定了坚实的基础,同时也创造了档案事业健康发展的良好氛围,高校的档案建设也因此取得了很大的成就。在档案管理工作上,学校的档案意识在增强,各部门对档案工作的重视程度有了较大提高;档案队伍在逐年壮大,素质也在不断提高。但从整体上看,目前高校档案管理工作无论是管理机制、管理手段、还是开发利用、人员素质都仍然存在着与高校事业发展不相适应的地方,需要不断加强和改进。集中表现在:

一是档案管理工作不规范。虽然部分高校按照档案法的要求,加强了对档案的领导和管理,并且按照国家档案馆建设标准,建立了规范的档案馆,是仍然有部分高校因各种原因,档案管理工作还没有完全规范,档案管理没纳入法制管理、科学管理轨道。档案大多分散到校内各单位多家管理,专兼职管理人员配备不到位,管理制度不健全;由于缺乏及时归档意识,导致一些基层单位档案长期不整理、不装订,管理水平低,收集渠道不通畅。

二是档案基础设施建设相对滞后。新时期档案工作的要求不断提高,对基础设施建设提出了新的更高要求。与发展的要求相比,部分高校档案基础设施建设投入不足,适宜安全保存档案的专门库房缺乏,防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施不足;适应档案现代化管理需要的技术设备配置不到位。库房面积较小、设备老化或损坏等现象仍然存在。

三是管理人员素质有待提高。首先人员数量不足,档案专业技术人员偏少。专职档案员中具有专业技术职务的人数占总人数的比例偏低。其次,档案管理人员队伍的专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要,高校现有的档案人员虽经过一定方式调整,改善了文化结构和职称结构,大都具有大专以上文化程度,高中级职称人员占有一定比例,但随着高校档案范围的拓展,现代化管理要求在不断提高,其人员素质不能满足工作需要的矛盾仍然存在。管理人员存在档案管理意识不明晰、专业知识不精通、知识结构不合理、创新意识不突出等诸多问题。特别是能进行档案信息深层次研究和开发的复合型的档案管理人才仍显得十分匮乏。档案人员素质制约了档案现代化管理,影响了档案的信息开发和编研工作。第三,基层管理人员多为兼职,且频繁更换,造成档案管理人员队伍不稳定,素质参差不齐,为规范档案管理工作增添了难度。

四是管理方式落后,信息化管理手段运用很少。目前许多高校的档案管理仍采用传统的手工管理方式,这种方式已经越来越显得无能为力,难以适应信息化的要求;现代信息技术手段,如高校数据库、校园网络等没有切实应用到高校档案管理工作中。档案管理难为学校的发展提供高质量、高水平的主动服务。有的学校尽管建立了档案信息数据库,但多仅限于简单的数据统计,还没有实现较高水平的数字化管理,难以开展整体信息资料的开发与利用。

高校档案工作存在的这些问题,究其原因是多方面的,但笔者以为最主要的原因有二。一是认识不到位,重视不够。表现在部分高校对档案在学校工作中的功能和作用认识不足,没有充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源,档案工作是办好学校的重要基础工作之一。因而档案意识不强,重视不够。二是档案建设投入不足,在高等教育快速发展的今天,各学校在发展过程中面临许多困难,需要经费投入的地方很多,对档案建设投入相对较少,致使档案建设中许多应该解决的问题,得不到及时解决,档案建设跟不上学校发展的步伐。

2 加强学校档案建设的建议及对策

做好新时期高校档案管理工作,需要进一步加强组织领导、夯实基础,强化队伍,规范管理,提升档次,努力使档案工作更好地服务于学校中心工作和建设发展。

(1)进一步加强领导,为档案管理工作提供组织保障。《普通高等学校档案管理办法》第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,各高校必然把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。”高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分。高校各级领导要充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源。作为信息资源的重要组成部分,档案信息资源对国家经济社会发展具有重要的、全方位的、不可替代的综合贡献力。高校档案资料对于学校来说,如同一面镜子,它详细真实地反映了一所学校逐步发展的整个历史过程,它以各种不同的形式真实而客观的记载着学校教学及管理过程中的每一个环节,它是广大师生员工劳动智慧和经验的结晶,是认识和把握高校发展客观规律的重要依据,是学校的宝贵财富。学校各级领导应该给予高度重视,加大人财物的投入,特别是要把档案现代化管理工作纳入工作计划和议事日程中,为档案部门提供良好的工作条件,支持档案部门参加学校的各项重要活动。同时,还要提高广大教职工对档案工作的思想认识。档案工作是一个专门的学问,涉及部门和范围极为广泛,必须引起广大教职工,特别是管理工作者对档案工作的重视,只有在思想上统一认识,才能增强大家的档案意识,使大家在各自的岗位上都对档案工作给予高度重视,人人参与,共同做好档案工作。

(2)进一步加强规范,完善管理体制和工作机制。做好高校档案工作,在工作方式上必须遵循科学规范的原则,理顺关系、健全制度,完善机制,规范管理。①工作体制上必须遵循集中统一、归口管理的原则,部门形成档案,学校集中管理,防止分散管理出现的弊端。②完善管理制度。建立健全学校、部门和单位的档案管理制度,从档案的鉴别整理、保管征集、分类归档、裁剪装订、建档定级到查看借阅直至责任追究都要有完善的规章制度,推进档案管理工作的制度化和规范化;特别要做好档案的收集、整理和归档工作。一是严把收集关。要明确收集范围,及时、准确、全面地收集学校教学科研和管理服务所形成的各类材料,对学校一些重要活动、重大事件要及时收集补充,确保档案的完整性;二是严把鉴别关。要对收集来的归档材料进行认真的鉴别审核,做到取之有据、舍之有理。三是严把整理关。收集来的归档材料,要严格按照规范进行整理立卷,做到分类准确,编排有序,目录清楚,纲目分明,装订整齐。四是创新工作机制,进一步提高服务水平。要创新档案材料的收集整理机制,改变基层单位档案长期不整理、不装订、管理水平低,收集渠道不通畅的问题。要适应管理信息化的需要,逐步转变档案管理职能。未来高校档案馆(室)的作用将由档案的保管基地和利用中心转化为档案信息控制管理中心,其管理对象将逐步由案卷管理实体转向信息内容管理。档案人员也不再是整天埋头守库房,而是通过网络来管理动态的档案信息,维护其在运转和利用中的安全性、完整性和可靠性,履行一个信息管理员的职责。四是实行责任追究。明确基层单位的主要负责人为档案管理工作的第一责任人,专(兼)职管理人员为直接责任人,把档案管理工作纳入单位年度目标考核和干部个人评优考核,实行责任追究。

(3)进一步加强队伍建设,提高人员素质。档案管理人员的素质对档案工作的成效起着决定性作用。要通过各种形式和途径,提高档案管理人员的综合素质。一是健全管理人员队伍。建立一直专兼职相结合的档案管理队伍。学校档案馆(室)要按照国家要求配备相对稳定具有较高素质的专业档案管理人员,确保档案工作的持续性和完整性。要在基层单位确定素质高、原则性强和有一定工作经验的人员负责档案工作。并根据需要,及时补充调整管理人员,严格档案手续移交,确保基层档案工作的稳定性。二是不断加强业务培训。要按照“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的要求,分阶段、分层次、有计划、有步骤地对档案管理人员进行业务培训,不断提高管理人员的整体素质。要组织基层档案管理人员到学校档案馆(室)或地方档案馆进行实习操作,让他们了解和掌握档案材料的鉴别、整理、分类、编号、裁剪、装订等全过程。要提高档案管理工作者现代化意识,更新观念,强化信息技术观念。作为拥有一大批高科技人才和高科技设备的高校,完全有实力提高档案现代化管理的水平。作为档案管理人员应充分认识档案管理现代化的必要性,积极参与学校的各项活动,主动、及时地为学校工作提供优质服务,切实加强对现代化管理技术的学习和研究,了解和掌握最新的现代化管理手段,提高业务素质,使个人的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要。三是建立竞争激励机制。要对工作任务进行细化,责任到人,实行量化考核,充分调动管理人员的工作积极性、创造性和能动性。

(4)进一步加强信息化建设,推进管理升级达标。信息化建设是新时期高校档案工作的客观需求,也是高校档案工作服务创新和管理创新的重要标志。推进高校档案馆数字化、网络化和检索自动化建设,已成为高校档案管理的大势,也是高校档案管理工作取得重要进展的突破口。学校应加大资金投入改善档案馆相关硬件设施,对档案信息化进行重点建设。要以推进档案的数字化进程为基础,以电子文档的归档和管理为重点,积极推进档案管理从纸质化管理为主向数字化管理的转变。要根据新形势下档案工作的新要求,充分利用网络技术,对档案信息进行征集、加工整理、分类储存、使档案信息成为能够多角度检索,自由提取的系统化信息资源,推进手动检索向自动化检索转变。应充分利用校园网的优势,坚持网络化办公,鼓励各单位以电子文件的形式按规定格式和要求上报档案材料,努力实现“无纸档案”与“纸质档案”相结合,这将有助于加强电子档案管理和建设,提高档案管理质量,使学校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作。