模拟上线前须严把测试关

申　晴

通过案例中钟剑自己的分析,从整体的项目进程来看,一切都在进行中,上线拖延的一个主要原因是系统没有得到有效的测试运行。这与笔者曾经经历过的一个ERP实施项目很相似。

一般ERP项目实施到即将上线的时候,大家往往都会产生一种很忐忑的情绪,这样的情绪在很大程度上影响了系统上线,正因为如此,模拟上线和测试就显得尤为重要了。

不良情绪影响上线

项目上线前,很多时候会有一种不良情绪显现出来,分别是:

第一,项目管理办觉得心中没底。作为项目的组织协调机构,项目办公室虽然对整体的局面有一个全面的把握,但是很多细节却没办法全都深入去探究,各项工作虽然按计划在开展,但是是否还存在问题无法知晓。此类大型ERP系统上线后一般都不会与原先的系统并行,业务的正常运作将完全依赖于新系统,正式上线后到底会出现什么问题,应该如何应对,大家心里都没有底。

第二,新系统能否完成业务需求?这是业务部门各层面人员最主要的担心。业务部门领导对于系统能否支撑实际的业务运作存在忧虑,虽说项目组已经开展了几轮的测试,但是由于没有真实运营数据的支持,系统的正确性无从判断。

第三,关键用户关心未来如何应对发生的问题。关键用户是工作的主力,系统上线后有多少问题、如何响应是他们关心的问题。

第四,最终用户关心如何面对未来的新系统:虽然经过了相关的操作培训,但是对系统的运用熟练程度有限,如果出现一些突发的情况更不知道如何应对。

而作为实施方,对于系统上线是非常清楚的,让他们头痛的是如何让业务部门的相关人员积极地参与到上线相关的准备工作中去,保质保量按时完成准备工作,从而实现系统的按时成功上线。

对于业务人员,由于缺少直观的认识,对于部分工作的重要性是很难与实施方顾问有相同的认知的。

按照ERP的实施方法论,项目组已经开展了必要的工作,应该采取什么措施来进一步提升项目组各方人员的信心,让系统上线更加顺利呢?

真实地模拟

针对目前这种状态,笔者认为:究其原因主要是由于项目组成员对系统上线缺乏直观的认识;其次,系统未经过实际业务测试导致其适用性受到质疑。因此,在系统正式上线之前,需要针对业务的真实数据和场景,进行预盘、预导、预测,应用真实数据对配置好的系统,进行一次真实的模拟可以说是一个很好的提前防范风险、提升用户信心的方法。

模拟上线,可以理解为将企业在一定时间范围内的真实业务,按照预先设计好的业务流程和操作规范,在已经基本配置、开发的基础上,将初期真实业务数据导入的ERP系统中进行重现的模拟运作。

企业开展模拟上线首先要弄清楚希望达到的目的,由于不是正式的系统运行,企业在模拟时应该更多关注过程中各类问题的发现、记录和解决,以及整个过程中工作经验的总结。不要过多纠结于最后数据的完全准确,而应该将重点放在对差异的分析上。

通常模拟上线的目的有以下几方面:

检查系统准备度 通过实际业务的模拟运行,全面检查整个ERP系统在功能、权限、数据、报表以及硬件网络方面的准备是否充分,是否具备支撑实际业务操作的能力。

提升用户信心及操作水平 通过模拟运行,对系统正式上线前后的所有工作任务进行演练,消除项目组成员的未知心理,提升用户信心;同时,通过全面的业务操作进一步锻炼各级用户的操作水平,增加操作熟练度。

发现问题、提前防范 通过模拟运行,将正式上线将会暴露出来的问题,提早暴露出来,针对不同问题给出解决方案,提早做好准备,降低上线风险。

增强紧迫感,全体一心保证上线 通过模拟运行,业务人员切身感受到系统上线对自己工作的影响以及上线任务的紧迫,促进全体人员目标一致地积极投入到上线任务中。

由于涉及到企业经营的方方面面,且在时间上不是实时的业务操作,模拟上线计划的制定和严格执行对于模拟上线非常重要,什么时候做什么业务,谁先做谁后做,做几笔业务,做多少数据都要严格按照计划执行,否则会大大降低模拟上线的效果,也失去了真实业务数据模拟的意义。

通常模拟运行会涉及到一个期间内完整的业务流程,首先需要理清整个业务流程的逻辑关系,明确各类业务的先后顺序;

其次,对于每一个业务需要具体的操作步骤进行指导,要明确每一个业务的操作名称、描述、操作人、事务代码以及所属的模块等等:

通过详细的计划编制和严格的执行来保证模拟运行按照预先设计好的流程走下去,才能使得预先设计的结果与系统运行的结果具有可比性,能够分析出差异的原因。

模拟运行过程中,需要设置专门的监控人员对整个过程的重要环节进行监控,以保证关键环节的正确性。监控人员要具有高度的责任心,及时监控各关键监控点,发现问题应及时向相关组织汇报,及时更新问题清单,并且负责跟踪后续问题的处理。

模拟运行的监控点通常可以从数据、关键业务方案、接口以及报表等几个方面着手。数据监控可以包含初期数据的整理、库存金额确认以及数据量等;关键业务方案则可根据企业实际业务运作,确定重要的业务流程或操作进行监控;接口监控则可以根据ERP系统相关的集成系统,检查指令或者数据传输的及时性、准确性;报表监控则是看一些主要的业务统计报表、财务报表是否能够出来,且相关数据的准确性,重点在于找出差异原因。

模拟中的常见问题

正式上线时会碰到的问题,模拟运行时都有可能碰到,模拟运行中出现问题对于项目组来说是一件幸运的事情,可把问题在正式上线爆发前予以发现并解决。各类问题表现形式多种多样,归纳起来主要有四大类。

1.权限类问题 权限的缺失、错误通常是刚开始集中爆发的问题,其主要原因是业务部门对最终用户将来操作系统时所需要的权限不清楚或提报最终用户时存在遗漏引起的。

2.系统操作类问题 通常的表现形式为最终用户不能独立的完成试上线需要进行的系统业务操作,对某些业务流程不知道该如何选择对应的操作等。

3.业务流程类问题 包括系统流程与现有流程不吻合的部分,造成没有人能进行对应系统操作,某些系统流程在实施层面存在岗位不清晰、不能落实到人的情况,造成应该操作的用户却没有相应的权限等。

4.数据类问题 数据通常是系统运行中碰到问题最多、影响最大的问题,包括静态数据的错误、缺失,编码不对应以及动态数据中期初数据错误、异常业务数据、账目不平等。

对于上述问题不仅要解决,还要分析原因,总结经验。有些问题模拟运行时出现了,很有可能正式上线还会出现,比如权限问题,因此要及时建立问题的应急处理机制,将模拟运行中总结的经验运用于正式上线时的问题处理,提升运作效率。有的问题是企业本身的岗位设置不明确,那么就需要在组织层面将职责划分清楚。因此,通过模拟运行中发现问题后,不仅要解决系统过程的操作问题,还应当关注其对正式上线时项目组工作的借鉴意义,总结归纳并充分利用。

针对上述案例,建议进行一次模拟上线,应增加业务人员的信心,呈现目前还存在的问题,为最终的系统上线打下基础。