浅谈职能部门立卷归档工作对高校档案资源建设的重要支撑作用

李晓伟　李增君

档案建设是高等院校教育教学管理的重要组成部分,是高校发展建设中不可缺少的长期性、重要性、基础性工作。随着高等教育事业的迅猛发展,高校规模越来越大,基本建设项目越来越多,对外交流合作程度越来越高,由此产生的档案也越来越多。在这种形势下,如何调动基层单位和职能部门的积极性、创造性,收集整理完整的档案资源,更好地为学校改革发展建设服务,是当前迫切解决的问题,应引起高度重视。

一、统一思想,提高认识,是做好部门立卷归档的基础

学校的档案工作不是孤立存在的,需要学校基层单位和职能部门的相互支持、密切配合,汇集来自各方面的档案资源,共同支撑学校的档案建设。其中部门立卷归档是学校档案资源建设的前期性和基础性工作,也是档案的重要来源,不容忽视。

部门立卷归档要提高三方面的思想认识。首先是部门负责人对学校的档案工作要有高度的责任感、使命感,将部门的立卷归档与学校档案工作紧密联系在一起,在处务会上要反复强调、反复宣传、档案工作的特殊性、重要性,提高大家的“四个意识”,即“责任意识、档案意识、大局意识、管理意识”,将档案利用的现实意义和历史意义说清讲透,并将其作为工作内容的一部分认真做好,形成人人都有存档义务,我与档案息息相关的氛围;其次是兼职档案员对档案工作要有足够的思想认识。兼职档案员在部门立卷归档中发挥着不可替代的作用,是档案工作的具体执行者和操作者。再次是部门全体同志要树立档案工作一盘棋的思想,在思想和工作上要有较强的责任意识、集体意识、立卷意识和存档意识。档案资源实行三级管理,谁分管的工作就由谁负责组织立卷材料,确保档案收集齐全、完整、准确,年末统一交给兼职档案员,由兼职档案员归类整理、编制卷宗目录,按照档案管理工作程序,与学校档案馆办理移交手续。

二、及时指导,培训提高,是做好部门立卷归档的关键

学校档案馆要加大《档案目标管理责任制》的宣传力度,制定《档案管理细则》,明确兼职档案员的权利和责任,使兼职档案员有章可循。学校档案馆对基层单位和职能部门要发挥三个作用,推动学校整体档案建设上水平。一是发挥指导作用。做到勤深入、勤指导,经常深入到基层单位和职能部门指导档案工作,了解基层情况,掌握各单位及职能部门的工作特点及侧重点,指导提醒兼职档案员对需要立卷归档的材料进行妥善的收集、整理、归类、保管,使文件资料在立卷时疏而不漏。二是发挥检查督促作用。检查基层单位、职能部门的立卷归档分类是否准确,案卷目录编制是否合理,电子文档研编是否科学规范;三是组织培训、交流等活动。①组织全校专兼职档案员定期举办档案知识培训提高班,学习档案法及上级相关文件精神;②开展校际间的交流沟通及合作,学习兄弟院校的先进做法;③开展部门间的档案管理学习活动,在档案工作做得较好的单位或部门召开现场交流会,相互学习提高。

三、加强管理,分类立卷,是做好档案工作的保证

高等院校无论是教学科研工作还是党务行政管理,在工作中都能形成大量的现行文件材料,所以对现行文件材料的管理至关重要。要加强“四化管理”,即“规范化管理、目标化管理、程序化管理、科学化管理”。首先,部门要建立档案管理规章制度,明确兼职档案员的职责,部门负责人要根据立卷归档内容、工作思路、档案建设目标向兼职档案员提出具体要求,指导兼职档案员做好立卷工作;其次兼职档案员要切实负起责任,加强对现行文件材料形成过程的管理,按照内容和问题,一事一放,分类保管,保证文件材料的完整性、系统性。

就笔者所在纪检监察审计办公室而言,工作为合属办公,涉及范围较广,原则性较强,有些资料涉密,档案资料管理较为复杂。近年来,我们采取了对当年档案资料保管预立卷制的方式,坚持严格程序、分类立卷、谨慎归档、及时补充完善,对档案资料实行动态管理,在档案保管上实行以移交校档案馆为主、自行保管为辅的模式。概括来说,笔者所在 办公室的档案大致分为六个方面:

1.处级干部廉政档案。我校于2001年开始建立了处级干部廉政档案,是全省高校中开展得较早的单位之一,工作进行得比较深入,部门投入精力较大,随时将处级领导干部的重大事项报告、参加学校各项教育活动情况、重要会议出勤情况、上交心得体会情况、各类知识测试情况、党风廉政建设情况及干部重新聘任与学校领导签订的廉政建设责任状等都装入个人档案,为党委重新聘任干部提供参考依据。此档案实行动态管理,由办公室自行保管。

2.日常工作档案。在纪检监察、审计监督工作中参加的工作登记簿、购物申请单、询价记录、基建、修缮、扩建工程请示报告、工程预决算、学校举办的各项警示教育活动及参加会议人员记录簿、上级文件收发登记簿及部门下发的文件、通知、工作计划和总结等都要分门别类存放,年底由兼职档案员对其分类、整理、立卷、归档,移交学校档案馆。

3.领导干部离任经济责任审计档案。对经济实体单位责任人离任进行任期经济责任审计形成的档案对要求比较严格,不能丢项。如:学校组织部门提出的审计计划、任期经济责任审计通知书、审计组名单、被审计人的述职报告、相关财务报表数据复印件、重大事项结果复印件、审计工作底稿、审计报告、被审计人及被审单位现任责任人在审计意见书上签署的意见原件等,都要收集整理齐全,离任领导干部每人一卷,移交学校档案馆。

4.专项工作审计档案。比如对学校财务预决算审计、学生学费审计、科研经费使用审计等。存档内容包括工作通知、审计报告、领导签署意见等,以单项内容审计立卷,移交学校档案馆。

5.信访工作档案。如:举报信、举报电话记录、查办案件、调查取证记事簿等。信访工作原则性较强,涉密较多,办公室指定专人负责保管信件,不向学校档案馆移交,主要基于以下几方面的考虑:一是保护爱护干部;二是减少一些负面影响;三是没有定性定论的问题不便于公开,体现了纪委坚持原则、谨慎工作,对干部负责的工作态度。

6.电子档案。办公室设立了影像教育片专柜,存放近年来正反两方面的宣传教育录像带及教育光碟,实行动态管理,随时为基层单位提供服务。

四、规范立卷,严谨细致,是做好档案工作的根本

档案员在立卷归档时必须注意以下几点:

1.案卷之间界限要分明。把同类并具有内在联系的文件材料组织在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题全部处理过程的来龙去脉,使立卷后形成的档案既完整又不庞杂,并能迅速准确地查找出来。

2.案卷的厚薄要根据实际情况决定。一个完整的案卷应该有多少页,并没有绝对的标准,需灵活掌握,实事求是。总的原则应该遵循案卷组成规律,保持资料之间的内在联系,不能片面强调案卷的厚度,不能将不恰当的文件材料组合在一起生拼硬凑,造成文件管理混乱,甚至找不到重要文件或结论。

3.杜绝案卷内容失真。档案应是真实的历史记录,来不及半点虚假马虎。对档案内容不能张冠李戴,更不能出现真中有假、假中有真,鱼目混珠的现象。只有在工作活动中自然形成的文件材料,才可转化为真实的档案,才具有凭证作用。对事后人为策划的材料不能称其为档案,更不能立卷归档。档案失真将会对个人、学校、社会造成极大的影响和损失。郭沫若先生说过:“材料缺乏,顶多得不出结论而已,而材料不正确,便会得出错误的结论,这样的结论比没有更有害。”由此可见,出现档案失真问题是十分可怕的,档案员应该实事求是、坚持原则,采取多种手段,减少或杜绝档案失真现象的发生。

4.不扔掉任何有价值的材料。有些材料虽然不属于归档范围,也应将其妥善保管。如:阶段性工作资料,大宗物资采购价格登记表、报送上级的各种表格、数据、材料,部门同志参加的各类专业培训班、提高班、研讨会、工作会议带回来的材料,都要进行分类保管。这样既方便了部门同志间的相互学习,也便于平时工作参考查阅。

五、加强学习、拓宽视野,是档案工作发展的需要

高校的档案资源建设是一项系统工程,基层单位和职能部门的档案资源搜集整理的规范化程度,直接影响学校的档案建设,对学校的档案工作起着重要支撑作用。档案工作又是一项专业性较强的工作,尤其对部门负责人和兼职档案员要求更高,要求其加强政治理论学习及档案知识学习,提高综合素质及业务能力,在档案工作中发挥纽带桥梁、承上启下的作用。在新形势、新任务下,创造性地开展档案工作,应加强四个方面的学习:一是在干中学,在工作中探索档案工作的新思路、新方法,完善档案制度建设,用制度规范工作、用制度管人管事。二是在实践中学,总结档案工作的经验教训,遇到问题及时向学校档案馆请教。三是出去学,到兄弟院校学习成功经验和做法,为我所用。四是在培训中学,参加纪检监察审计及档案管理培训班,拓宽工作视野,提高实践技能,适应工作发展需要,为学校的档案建设做出新的贡献。

(责任编辑李 婧)