炼化企业销售及收款过程中的内部控制

白婷婷　王　婕

摘要:随着萨奥法案在中国的正式启动,上市企业必须建立行之有效的内部控制制度,以适应时代的要求。而销售及收款活动作为企业生存发展的基础,其内部控制措施则显得尤为重要。

关键词:内部控制 销售 货款

中图分类号:F273文献标识码:A文章编号:1006-8937(2009)03-0008-01

2002年7月30日《萨班斯-奥克斯利法案》(“萨奥法案”)的颁布,标志着世界上最发达资本市场的监管者已经将内部控制体系的建立、维护、评价和报告看作是经营者的重要责任。2008年5月22日,中国财政部等五部委联合发布了《企业内部控制基本规范》,自2009年7月1日起在上市公司范围内施行,鼓励非上市的中型企业执行,这标志着中国版的“萨奥法案”已正式启动。随着社会法制化的推进及企业竞争的加剧,企业只有建立、健全并执行行之有效的内部控制体系,才能够获得持续稳定的发展,做到基业长青。

企业内部控制制度,是为适应生产经营管理的需要而产生的,是现代企业内部管理制度的一个重要组成部分。只要存在企业经济活动,就需要有相应的内部控制制度。它的作用可以体现在以下几个方面:

①保证会计信息的真实性和准确性。健全的内部控制,可以保证会计信息的采集、归类、记录和汇总过程,从而真实地反映企业的生产经营活动的实际情况,并及时发现和纠正各种错误,从而保证会计信息的真实性和准确性。

②有效地防范企业经营风险。在企业的生产经营活动中,企业要达到生存发展的目标,就必须对各类风险进行有效的预防和控制,内部控制作为企业管理的中枢环节,是防范企业风险最为行之有效的一种手段。它通过对企业风险的有效评估,不断加强对企业经营薄弱环节的控制,把企业的各种风险消灭在萌芽之中,是企业风险防范的一种最佳方法。

③维护财产和资源的安全完整。健全完善的内部控制能够科学有效地监督和制约财产物资的采购、计量、验收等各个环节,从而确保财产物资的安全完整,并能有效地纠正各种损失浪费现象。

④促进企业的有效经营。健全有效的内部控制,可以利用会计、统计、业务等各部门的制度规划及有关报告,把企业的生产、营销、财务等各部门及其工作结合在一起,从而使各部门密切配合,充分发挥整体的作用,以顺利达到企业的经营目标。

众所周知,当企业在产品高度同质化且市场竞争激烈的条件下,要实现其经营目标,销售环节的关键作用越来越明显。扩大市场占有率、增加销售收入、加速货款回收,提高资金周转效率是使企业立于不败之地的主要途径。

而从企业风险分析的角度来看,挑战、机会和风险始终是并存的事物。销售-收款已经成为企业管理中非常复杂而且比较难控制的业务环节,其发生舞弊风险的几率也在不断增加。如何有效控制销售-收款循环中的舞弊风险正成为企业内部控制管理关注的焦点。

炼化企业由于其产品与社会关系重大,而且炼化企业销售方式与一般企业也有所不同,所以销售及收款环节的内部控制也有其特殊性。以北方石化公司为例,由于整个集团内部下设炼化企业和地区销售公司,所以炼化企业负责产品生产,产品中的汽油、煤油、柴油等成品油一律由销售公司统一销售,炼化企业内部的销售部门负责小品种如:石蜡、芳香烃等石油产品的自销。由于以前年度应收账款占流动资产的比率很高,清欠难度大,严重影响了企业的资产周转率。所以,按照北方石化公司所属集团的规定,严格控制应收账款余额,当期销售不允许出现新增应收账款。因此,北方石化公司对于自销产品销售实行先款后货的预收政策。现分别加以描述。

1 销售过程

1.1风险

①销售发票未经有效审核。

②销售收入确认不准确。

③财务数据和业务数据不一致。

④虚假的销售收入(截留、隐瞒、虚报)。

1.2控制措施及流程

①营销调运部结算中心结算岗汇总油品出库单,打印结算单据,交财务销售科。

②财务销售科发票结算岗审核相关单据,开具发票及运费结算单据。

③财务销售科科长审核销售发票,核实相关单据(计量单、出库单、货款结算单等)及发票开具的项目、内容是否准确、完整。

④财务销售科结算岗审核销售发票,核实相关单据(计量单、出库单、货款结算单等),审核内容:销售价格、销售数量、销售金额、货款结算等,及发票开具的项目、内容是否准确、完整,并制作记账凭证。

⑤营销调运部结算中心结算岗每天编制销售日报表,月末汇总本月销售数量,编制销售结算对账单,与财务销售科结算岗每月对商品销售数量进行核对并在销售结算对帐单上签认。

⑥月末财务销售科结算岗与集团公司其他单位就内部销售数量、销售金额及往来余额进行签认,编制内部购销签认单和内部往来签认单。

财务销售科结算岗汇总本期销售数量及金额,与营销调运部结算岗每月对商品销售数量进行核对并在产销存数量核对表上签认。

2 收款过程

2.1风险

①预收账款余额不正确。

②预收账款被错误的确认为销售收入,或将预收款项长期挂账不及时确认销售收入。

2.2控制措施及流程

①客户到指定开户银行预交购货款,凭现金交款单或进账单等凭证到财务销售科预收岗开具货款收到通知单。

②财务销售科预收岗审核票据是否真实,户名、账户及购货单位名称是否准确完整。审核无误后签发货款收到通知单。

③客户凭货款收到通知单到营销调运部油品销售中心计划管理岗位开具油品出库单,凭出库单到仓库提取货物。

④销售科预收岗位每半年与预收客户核对预收款项余额,并签字确认;如有差异,查找原因并进行处理。

⑤每月末预收岗对预收账款的余额进行分析性检查:检查预收帐款余额是否存在异常变动,如有借方余额,分析原因,并将相关情况报告财务处副处长。

在日常的销售及收款工作中必须严格按照内部控制流程的要求进行业务处理,这样才能保证每月销售收入准确无虚假,当月销售货款全额入账,减少资金占用,提高资产周转效率,使财务报表的数字真实,满足相关使用者的决策要求。