试论高校内部审计工作信息化建设

曾海梅

摘要:新时期条件下,高校内部审计工作已经从“人力密集型”向“信息化”转变,充分利用信息化平台高效地开展高校内部审计工作,已经成为高校审计工作的必然选择。

关键词:高校;审计;信息化

中图分类号:G203文献标志码:A 文章编号:1002—2589(2009)17—0087—02

我国高校自1999年开始实行扩大招生政策以来,办学规模不断扩大,资金投入渠道和数量日益增多,与社会的联系以及经济活动愈发密切,高校的内部审计工作也越来越繁重。在这种客观情况下,积极、充分利用信息化技术提高内部审计质量,降低内审成本,提高内审效率,确保高校科学发展,已经成为我国高校审计的必然选择。

一、内部审计工作信息化是高校科学发展的重要保障

江泽民同志指出:“当今世界,科技进步突飞猛进,特别是信息技术和网络技术发展迅速,对世界政治、经济、军事、科技、文化、社会等领域产生了深刻影响。”[1]事实正是如此,随着计算机及其网络技术的广泛应用,信息化水平某种意义上已经成为包括高校在内的各个领域发展水平的标志之一。进入“十一五”时期,随着金审工程二期的全面展开,国家审计信息化发展动向是:建设审计信息资源的标准化、共享化、开放化,逐步实现向现代审计方式的转变。[2]目前,我国高校在大部分工作中已在加快推行和使用信息化技术手段,建构了很多MIS系统(办公自动化系统),即使在财会领域,也基本普及了会计核算、财务管理的电子化。事实证明,手工作业,在当今社会已经成为一种十分原始的办公手段,在高科技人才济济的高校更是显得极端落后,必须彻底改变以审查纸介质帐目为基本手段的传统审计方式,否则,就难以适应高校经济活动信息化和管理电子化的新形势的需求。

实现内部审计工作的信息化,其作用在于:一方面,可以适应高校规模扩大后的审计需求,相应扩大内审范围,规范内审程序,实现内审手段的现代化。有效运用办公自动化软件、采集和使用信息、实现数据转换,这已是现代办公及开展业务的基本要求,不言而喻,信息化规范了内审的相关业务,确保了审计数据的快速、准确性,提高了内审效率,一定程度上降低了内审管理成本。另一方面,这也为内审管理思想和目标实现根本性转变提供了可能性。概而言之,传统的内部审计,其目的主要是查错防弊,而现代内审则是在此基础上,向高校内部各个管理层面提供管理咨询、技术咨询服务,改善其管理中的薄弱环节,规避经济活动风险,并以实现监督和评价内部控制体系运行的有效性为导向,充分利用科学的定量指标对高校办学效益进行有效评价,从而为高校又好又快的发展,提供重要的保障。毫无疑问,这是一种管理思想和管理目标的根本性转变。没有信息化平台,要实现高校内审工作的这种转变是不可能的。

同时,即使从内审工作的最低要求而言,在高校管理财务、会计信息已经实现计算机系统管理的情况下,审计人员倘若不能相应审计其计算机系统,那么,势必难以防范电子化条件下的会计信息失真甚至经济犯罪问题,由此也难以避免审计风险。

由此可见,实现内部审计信息化,对审计部门而言,乃是一种基本素质,对审计部门而言,乃是一种根本要求;上升到更高层面,内审信息化,乃是提高内审质量、效益和水平,确保高校科学发展的重要支撑。

二、推进高校内部审计工作信息化中存在的问题

高度重视和大力推进内部审计信息化建设,大力推行计算机辅助审计,积极开展信息系统审计,是信息时代充分发挥内部审计在治理、风险和控制中作用,促进和支撑内部审计转型与发展,实现内部审计系统化、规范化、现代化的必然要求。但目前高校内部审计工作信息化中还存在很多问题和障碍,归纳起来,主要集中在:

1.观念层面的问题。所谓观念层面的问题,是指在高校内部审计工作信息化中,存在着思想观念上的障碍,认识还不到位。一方面,从管理者层面来看,由于高校的主要任务或者说其主要职能在于教学、科研、社会服务,因此,内审工作容易被视为不那么重要,不是当务之急、刻不容缓的工作,因而,内审工作信息化也就一定程度上得不到足够的重视;另一方面,许多内审工作人员习惯于沿袭传统的审计操作方法,而没有深刻意识到随着办学规模的扩大,新形势下的内审工作应当建立在信息化的基础上,因而对加快内审工作信息化容易持观望态度。

2.政策层面的问题。由于认识不到位,因而从学校而言,给予内审工作信息化的实际支持也就大打折扣。尤其是在经费投入方面,一方面是学校“舍不得”在加强内审工作信息化方面投入相应的经费;另一方面,内审部门领导常常没有主动向学校争取信息化的经费支持。这样,就致使内审信息化的研究和应用远落后于财会工作信息化。

3.人员层面的问题。客观而言,由于历史原因,目前高校内审机构中既精通计算机编程又熟悉审计业务的复合型人才还不够多。由于不少内审人员的计算机应用水平不高,因而在采用办公自动化软件、运用文字处理软件编制审计工作底稿,运用EXCEL进行试算平衡和审定会计报表等方面存在一定困难,更谈不上具有深层次的系统设计、程序编译检测技能了。这些都对推进高校内审工作信息化带来实际问题。

三、加强和推进高校内审工作信息化的对策

1.深化高校内审工作信息化的认识。在新的形势下,单纯依靠观察、比较、分類等进行审计的传统方法已经难以适应新要求,并且,单一的事后审计、静态审计、现场审计等等做法都已不合时宜。现代审计工作对高校审计的要求,更多在于广泛运用结构方法、数学方法、统计论、信息论和控制论的方法内审工作越来越向事前、事中与事后审计相结合转变,向静态审计与动态审计相结合转变,向现场审计与远程审计相结合转变。这实际上是高校内审工作在思维方式、审计模式、工作方法等方面的根本性转变。简言之,只有在认识层面发生转变,才能主动运用现代信息技术,加强和推进高校内审工作信息化。

2.提高信息化环境下内审工作人员的相应素质。人才是事业的关键。在高校内审工作中,要加强既掌握现代审计理论和技术、又精通计算机知识与技能的复合型审计队伍的建设,一方面通过吸纳新生力量,吸引计算机技能强、热爱审计工作的年轻人进入高校审计工作队伍,同时,也要有计划地输送内审工作人员去专门学习和强化计算机技能,开展各种形式的计算机技术和应用培训,扩大EXCEL、ACCESS、SQL等通用软件在审计实施中的应用范围,努力创造条件,切实提高内审人员掌握专业审计软件的使用、操作能力和相应素质。中国审计机关正在选拔人才,英语和计算机技术是主要的考核目标。能够从事国际审计业务的人员绝大部分只能从已经通过计算机审计中级培训的审计人员中选拔。如何在满足国家审计需要的情况下,拥有一批既能说外语,又精通审计信息化技术的人才,这是未来中国审计亟需解决的问题。[3]

3.组织开发或完善相关内审工作软件。在高校内审工作信息化中,除人员的因素之外,适合高校财务核算和财务管理特点的、在审计工作实践中行之有效的各专业审计软件是一种重要依托。在应用计算机辅助审计的同时应注意研究建立各种审计数据库,把计划管理、质量控制和审计成果的运用结合起来,形成信息共享。审计资源数据库包括被审计单位资料库、审计专家经验库、审计文献资料库三部分。[4]高校需要包括项目管理、审计计划、数据转换、符合性测试、实质性测试、审计工作底稿制作和管理、审计报告生成等在内的全过程、一体化的审计软件。目前,许多高校通过购买的方式,安装和使用这种软件。但实践证明,购买安装的审计软件未必完全符合学校实际工作要求。比较理想的做法是向学校申请相应的开发经费,组织相关人员进行内审软件开发,让内审工作人员主动参与其中,由于这种软件开发是计算机技术和内审业务要求相结合的产物,因此,立足于自主开发和内审工作人员的积极业务参与,可以使得所开发的软件比较适合学校的实际情况,具有本校的特色,同时,在开发过程中,内审工作人员的计算机技术水平也能得到提高,可以更好地运用所开发的软件。对于购买后安装的软件,必须依据实际业务需要,组织人员进行相应改进。总之,内审工作软件既应当建立在稳定的数据库基础上,还必须预设适用常用财务软件接口模板,并实现数据接口开放,让内审人员可以自行制作或修改与本校财务软件对应的数据接口,以解决数据转换困难的问题。

总之,高校内审工作信息化是提高内审工作质量和效率,确保高校建设又好又快发展的重要途径。高校内审部门必须更新观念,提高认识,切实依靠现代信息网络技术,加强内部审计业务的信息化水平,并实现内部审计系统与财务系统的有效链接,建立健全分层次的审计数据库和管理系统,形成信息共享,以进一步提升审计资源利用效率、审计成果运用水平和强化审计质量控制。

参考文献:

[1]江泽民.推动我国信息网络快速健康发展[G].//中共中央文献编辑委员会.江泽民文选.北京:人民出版社,2006,3:300.

[2]周德铭.我国“十一五”审计信息化发展动向[J].电子政务,2008,(4).

[3]顾瑜杰.培养“五能”审计信息化人才[N].中国审计报,2008-1-16.

[4]周俊红.审计信息化浅析[J].冶金财会,2008,(9).

(责任编辑/彭巍)