高校行政秘书人才素质的发展趋势

卢　双

21世纪是知识经济的时代，高等教育开始趋于大众化、市场化、信息化，在我国高等教育也是备受关注的对象之一，很多高校中都配有自己专门的行政秘书，行政秘书主要负责做好各类行政文件、资料和收发转递工作；负责保管有关行政方面的文书、档案材料，协助领导协调学院内备部门之间的工作关系，组织办理有关综合性的工作等。虽然岗位平凡工作琐碎但是责任重大，行政秘书工作质量的高低直接影响着整个学校教学管理工作的展开。

一、高校行政秘书的现状

(一)行政秘书工作既要求科学严谨又需要灵活多变，而行政秘书人员的综合素质普遍较低。

高校行政秘书既可以是服务人员也可以是辅助人员，有时还可以充当领导者的角色。行政秘书的工作涉及教学管理活动的诸多方面，对上，他们是院长和系主任的参谋和助手，配合上层工作，积极主动的主谋划策，把教学管理信息准确的传递给教师和学生。对下，他们得做好与教师、各院系的沟通工作，将师生的反馈信息及时的传递给上层领导，出现问题及时进行调节。对自身，要做好日常的行政管理工作，负责系办公室、会议室、教师休息室等公共场所的管理、维护工作，公文传送和信息资料的保存等，这需要行政秘书人员不断提高自身的综合能力，既要科学严谨一丝不苟的工作，还要灵活应变，上下连接。但就目前的情况来看，行政秘书并没有完全发挥出自己应有的作用，能力结构单一，在从事工作前都没有经过专业的培训，没有更多的实际管理经验，理论知识和技能都严重不足，行政秘书队伍的整体素质较低，当真正遇到问题时会变得手忙脚乱，缺乏计划性和规范性，这显然已经适应不了现代教育的发展需求。

(二)高校对行政秘书队伍建设的重视程度不够。

每个人都必然处在一个集体中。要想将自己的能力最大限度的发挥出来就要有一个好的团队来领导，行政秘书更需要一种规范化的管理，秘书工作服务性强，工作量大，无偿劳动多，承担的责任重，而现在很多高校领导没有意识到行政秘书队伍建设的重要性，对他们的重视程度不够，秘书人员的付出得不到相应的回报，福利奖金制度跟不上，有时会两头受气，费力不讨好，而且秘书队伍的构成人员比较杂，专业对口的，跨专业的，年轻的，大龄的，硕士学历的，专科程度的，很不规范，甚至有的人选择这一行业也只是一时之计不做长远打算，更何况由于领导的不重视，行政秘书工作本身就上升空间小，深造机会少，所以人员流动性大，很难向前发展。

二、高校行政秘书应具备的基本素质

(一)思想政治素质是高较行政秘书工作的基本前提。

良好的思想政治素质是对一名高校行政秘书的基本要求，作为培养国家未来建设者和接班人的高等学府，其管理机构的人员必须具有坚定的政治信仰，在思想上时刻与党中央和高校党政机关保持一致，坚持以党和人民的利益为最高准则，全心全意为广大的教师和学生服务，认真学习和领悟党的教育方针，善于把教育方针正确的运用到学校的教学管理活动中，理论与实践相结合，坚决贯彻落实学校党委的决策部署。

(二)职业道德素质是高校行政秘书工作的基本要求。

要想成为一名合格的行政秘书，最基本的要求就是爱岗敬业，严以律己，热爱自己所从事的工作，用心做好每件事，树立正确的服务观念，认清自己的职能和作用，正确处理上层领导与教师学生的关系，协调自身与教师学生的关系，协助做好学院上级领导、来宾的接待和对外联络工作，做好上级部门及学院举行的综合性活动或重要会议的接待、会务工作，保证教学工作有条不紊的进行。还要以身作则带头遵守学校的各项规章制度，坚决抵制违法乱纪、贪污腐败的行为，对领导不阿谀奉承，对同事不指手画脚，更不能利用职务之便为自己谋取私利，在金钱、权势、地位面前始终坚持自我，保守机密，忠诚于自己的事业，具有强烈的责任感和高度的事业心，保持严谨的工作作风。

(三)广博的业务素质是高校行政秘书工作的重要基础。

行政秘书工作讲求实效行，综合性，要求行政秘书自身具有较高的文化素质，精深的专业技能，来保证日常行政管理工作的顺利进行，秘书工作的范围较其他工作来说较广泛，这就要求秘书人员除了具备专业水准之外，还要有较为广博的知识面，对于行政管理学、心理学、公共关系学、档案管理学、法学等方面都要有所涉及，并能熟练使用打印机传真机计算机等现代化工具，但要牢记一点：不论你学习哪方面的知识，都是为更好的做好本职工作服务的，以本职工作的需求为出发点，就像画一个圆，不管这个圆画的多大，圆心始终只有一个，所有内容都是围绕着圆心向外扩散的，不能脱离它而存在。

(四)心理素质是高校行政秘书工作的重要保证。

高校行政秘书的工作在很多时候是比较繁琐、枯燥又不断重复的，而且在我国现阶段对行政秘书的重视程度也不高，所以有些人会对自己从事的工作有不满，抱怨，自我忽视，产生厌烦情绪，在工作中变得缺乏耐心，易怒和冲动，有时候碰到一个问题第一次尚能认真对待，但诸如此类的问题连续出现就会变得焦躁，甚至对同事和教师大加指责，使人际关系变得紧张，正常的工作也无法进行下去，这时就需要秘书人员进行自我心理调节。认清自己的角色，给自己一个合理准确的定位，相信自己做的工作是有意义有价值的，事无大小都用心去做，遇到问题要善于控制调节自己的情绪，保持平和乐观、积极向上的心态，自信勇敢，勇于面对挫折，变压力为动力，激励自己不断的努力奋斗。

三、高校行政秘书应具备的能力

(一)基本的业务能力。

行政秘书人员应具备的基本业务能力包括(1)语言文字能力。秘书经常要和很多文件材料打交道，既要起草各类文件还要开会发表讲话，这要求秘书人员具有扎实的文字功底和良好的表达能力，说，要做到口齿清楚，准确简洁，清楚明白；写，要做到工整得体，言简意赅，条理清晰，作为新时代的秘书最好能精通一门外语，来适应学校的发展需求。(2)信息的收集和处理能力。高效行政秘书负责信息的收集、整理、传递工作，能对信息进行加工、完善和延伸，迅速、准确的传递到管理层和各院系。(3)管理执行能力。秘书工作其实就是一种管理工作，对学校中的事物进行有计划有条理的统筹管理，坚决果断的执行，对于管理活动中的突发事件要迅速采取合理有效的应对措施，敢于承担责任。

(二)沟通协调能力。

高校行政秘书必须具有很强的沟通协调能力，善于处理错综复杂的人际关系，尽力做到面面俱到，树立本校的良好形象，与上级部门和领导沟通，了解接收有关学校管理的信息；与各部门院系沟通，及时将上层的指令传达下去，使上下步调保持一致；与学校师生沟通，征求和听取对学校管理工作的意见和建议；与同事沟通，培养集体团队精神，建立良好的人际关系，找到归属感，充分发挥出自己应有桥梁纽带的作用。

(三)借鉴和创新的能力。

创新是21世纪的主题，各个行业都在讲创新，都在求创新，教育行业更不例外，高校的领导者也在努力找寻创新之路，作为领导助手的行政秘书更要发挥自己的辅助作用。积极地为领导提供可行性的建议，使领导的决策得到进一步的延伸。在工作中不断改革创新，借鉴别人的成功经验，取其精华去其糟粕，合理的运用到自己的工作中，打破传统模式，大胆探索新的方法和途径，树立自觉创新意识，变被动为主动，积极开展创新工作，适时总结经验教训，从不同的角度深入细致的研究问题。有超前意识，能敏锐的察觉和思考周围环境的新变化，新趋势，新特点，提高工作效率，以更高的标准来要求自己。

参考文献：

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