浅谈燃气物资采购管理

王　颖　邹敬博

摘要：城市燃气行业在国民经济行业分类中被列入“社会公共服务业”，具有较强的社会公益性。由于过分强调城市建设行业的产品福利性和公益性，影响了燃气行业投资者的积极性和经营者提高效益的主动性。对此，燃气企业的经营者就要从方方面面节约挖潜，在提高企业社会效益的前提下，努力提高企业的经济效益。而良好的采购将直接增加燃气企业利润和价值，有利于燃气企业在市场竞争中赢得优势。

关键词：燃气；采购；管理

现今，绝大多数的燃气企业均实行采购集约化、按招投标金额划分管理范围和供货商准入制等方式进行采购管理。采取这些方法的目的，无一不是为了降低采购成本，提高采购品质。

采购主要包括供应商、时间、价格、数量以及品质等五大要素。采购人员的工作便是要在合适的时间里，从合适的来源中以合适的价格、品质和数量获取物资或服务。燃气企业承担了巨大的社会责任，这就需要采购员从“合格的”供应商，在“需求的”时间内，以“合理的”价格，取得“正确的”数量、“符合品质要求的”物资与服务。

1 制定采购计划

1．1 采购分析

一般而言，在采购之前要做采购分析，以决定采购、怎样采购、采购什么、采购多少以及何时采购等。在采购分析中，主要对采购可能发生的直接成本、间接成本、采购评标能力等进行分析比较，并决定是否从单一的供应商或从多个供应商采购所需的全部或部分物资和服务。采购业务作为整个企业管理的重要一环，采购分析对于燃企成本的控制相当重要。采购分析没有做好，意味着燃企的供应链和成本没有控制好，燃企的经营和发展就会存在问题。尤其是燃气物资纷繁多样，关系着安全的物资十分重要，这样的话做好采购分析更显重要。

所谓采购分析，就是分析该买什么、买多少、什么时候买、花多少钱、采购周期以及何时到货的问题。由此可见，采购分析需要考虑的基本信息包括所采购物资的成本分析、交货时间和地点、交易的付款期限等等。

究竟该买多少才算合适？什么时候下单最好呢？要解决这一问题通常需要考察两个方面。首先是考察自己所接收到的订货情况，通过参考过去“一定时间内”物资使用量的平均值和变化的幅度，把这两个值进行加权计算，得到未来的计划。其次需要考察供应商的历史供货情况，即“一定时间内”供货数量的平均值和变化的幅度，以计算出对供应商比较合适的交货周期和交货数量。在进行采购分析时，不仅要考虑自己的订货情况，也要切身结合供应商的供应能力。另外，在分析采购时也一定要结合库存情况。

1.2 采购计划编制

根据采购分析的结果编制采购计划，说明如何采购过程进行管理。具体包括：合同类型、采购部门和人员、管理潜在的供应商、编制采购文档、制定评价标准等。根据燃企工程项目需要，采购计划可以是正式、详细的，也可以是非正式、概括的。

2 采购过程管理

2.1 询价

询价就是利用各种途径获得谁有资格完成工作的信息，该过程的专业术语叫供方资格确认。获取信息的渠道有：招标公告、行业刊物、互联网等媒体、供应商目录、约定专家拟定可能的供应商名录等。通过询价获得供应商的投标建议书。

2.2 供应商选择及管理

现今燃企均有市场准入管理办法，市场准入管理基本遵循如下原则：

总量控制原则。按照燃企市场需求和城市燃气业务规范化、标准化发展需要，合理控制各类服务商总量。

有限准入原则。服务商只能按照《市场准入许可证》登记的业务范围及有效时间内从事相关业务活动。

注重业绩原则。市场准入管理应注重各使用单位对服务商在服务质量、安全、环保及服务意识等方面的评价，并在调查核实的基础上加强对各类服务商的管理。

一票否决原则。准入服务商发生规定的禁止行为的，一经查实并报请批准后，立即撤销市场准入资格。

准入审查原则。燃企依照有关规定加强对各类服务商资格审查与管理，不断提高各类服务商的工作质量。

供货商申请办理市场准入应当具备的基本条件：

独立的企业法人资格；具有相关专业从业资格（资质）；取得ISO-9000族质量认证体系的相应证书，或具备完善的QHSE管理体系；具有参加燃气项目建设及服务的相应技术、人员和设备保障；业绩良好，信誉度高；国家有关部门颁发的承压设备制造许可证；国家质量监督检验检疫总局颁发的全国工业产品生产许可证。

另外还要区别一般供应商和战略型供应商。对于一般供应商可以用标准的程序打交道，所花的精力也相对少一点。对于战略型供应商需要细分级别、区别管理，必须要搞清楚谁更依赖谁，以及何时怎样达到互相依赖。

3 激励监控采购团队

采购业务完成是否成功，一方面取决于燃企的战略和措施，另一方面在很大程度上还取决于采购团队与供应商的沟通与信任。

燃企经过多的工作经验摸索，已总结出一套适用于自己的供应商选择、评估和管理办法。真正做管理者伤脑筋的问题其实在于：“以人为本”究竟怎样去落实，去管理采购人员，激励他们自觉主动地去搞好与供应商的关系，始终把降低成本放在第一位？

健全采购管理制度，制定高效的监控体系和时效性强的管理主法，加强激励管理是解决问题的根本办法。另外，加强对采购人员的业务知识培训，包括燃气设备专业知识、采购技能、沟通能力等的培训。

完成了任务则奖励，激发采购队伍的工作热情，完不成不是一味的批评指现，而是实事求是地帮其分析。让采购人员真正做到热爱岗位，使采购员在面对大量现金流和物流的环境中摆正了自己与企业的关系，感受到工作带给他们的成就感，同时通过物质上的奖励激发工作热情是激励采购队伍的重要方面。

4 处理供应商竞争问题

采购员经常会遇到一个棘手的问题：目前企业正采购使用A公司的产品，过段时间B公司入围供应名录，而B公司产品质量超过了A公司价格更低，但A公司的售后服务超过了B公司，这时怎么办？选A还是选B？如果选B，那和A的关系也就将结束。到以后如果又出现C，再出现D，还要不要建立新的关系？

针对这样的问题，建议施行AB角制，供应由这两家来完成。B的产品质量好、价格低，多买一些，A的产品少买一些，要让A体会到选择的标准，也要让B知道售后服务相当重要。

订货量=(质量/价格)×售后服务

实践证明，这样做不仅供货及时，而且长期关系更稳定。

5 采购安全和保密

采购员工作的“黄金准则”是要绝对保密，不要让任何不应外传的信息从自己口中泄密，不要和不应该知道此事的陌生人交谈。

妥善存放各种采购文件，及时销毁敏感的文件而不是随手扔掉，以免别有用心者发现它们。

虽然采购行为日趋理性，但燃企决策人士仍需要敏感的把握整个市场的供需状态，即在理性中加一点感性。而感性的部分需要日积月累的进行市场信息情报搜集。天然气事业的发展给我们的燃气企业带来了机遇，也带来了挑战。为此燃气企业应当抓住机遇，迎接挑战，以适应市场竞争的需要，相信在这重要工作中采购将迎接事业的辉煌。