浅谈基层土地档案管理工作

吴福东

中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1671-7597(2009)0810171-01

结合近年来枞阳县基层国土资源所规范化建设档案管理的实际,来谈谈本人对基层土地档案管理工作的以识。

一、基层土地档案管理的重要性

基层国土资源所在承担大量基础性业务工作的同时,也积累了大量的第一手资料,它们的取得凝聚了广大基层土地工作者辛勤劳动的汗水,是土地管理工作的重要成果和财富。

1.土地档案是确定土地权属,采用法律、经济、行政等手段科学管理土地的基本依据。工作中形成的征地文书及土地调查、土地登记、违法占地处理材料等,为土地管理工作提供了依旧。

2.在现代社会中,经常发生一些土地纠纷问题,而解决土地纠纷最有效的办法就是查阅原始档案。实际工作中占地建设,是否属于违法占地,有无合法手续,在当事人不予配合的情况下,也要依靠查阅土地档案来解决。因此,在建设用地管理活动中形成的档案,是维护群众合法权益的真实实据,是处理土地权属纠纷和违法占地的法律凭证,对维护社会稳定起积极的作用。

3.土地管理档案是重要的技术资源,是研究如何管好、用好土地资源的基础。它不仅用之于现在,还要服务于未来。因此,各级国土资源管理部门要正确认识基层国土所土地档案管理工作的作用,把这项工作切实摆到一个重要位置。

二、基层土地档案管理工作的重点和要求

1.按照基层国土所“六个一”(有一个独立的办公场所,有一个规范服务窗口,有一个设施完善的阅览室,有一个资料健全的档案室,有一个设施达标的职工餐厅,有一个洁净舒适的施工宿舍)标准进行规范化建设。“有一个资料健全的档案室”是“六个一”标准中的一个,这就要求加强领导,做到落实责任、设施配套及配备专职馆员。

2.确立土地档案管理工作的重点和目标。社会的发展要求档案管理工作要从档案实物管理转到信息管理上来,并且要运用多种形式,通过多种渠道向社会各界提供土地档案信息。为此,档案管理工作应该以土地档案信息管理为重点,不断加强土地档案资料管理的基础设施建设,建立现代化的档案信息服务系统和适应信息时代要求的档案管理模式,以实现土地档案管理的现代化网络化。

3.档案管理工作的发展,对档案工作者的素质提出了更高的要求。新技术的应用为档案工作者提供了施展才能的广阔空间,但同时也对档案管理工作者的素质提出更高的要求。除要具备档案管理的专业知识外,还要求具有计算机,外语,管理学等知识。

4.加强基础业务建设。按照土地档案管理目标确定的各项业务建设要求,扎扎实实地抓好基础业务建设。工作中要做到“四化”,即档案的形成要规范化;档案的管理要系统化;档案的保护要科学化;档案的管理要现代化。另一方便要积极探索电子档案管理新办法,把电子档案的形成、积累、归档、保管和提供利用等环节纳入到档案管理的范围,并在档案部门的监督管理中。

三、档案信息资源的开发利用

土地档案是不同历史时期土地档案制度和措施的汇集,也是各项技术成果的真实记录,具有重要的凭证作用和参考作用。

1.认真编制形式多样、实用性强的档案检索目录,便于查找和利用。档案管理人员可以通过检索工具较为迅速、系统地提供和查找各类档案。要积极开展多种汇编和参考资料德编研工作,增强档案资料的利用价值和服务功能,为正确合理的处理土地问题工作提供可靠的、科学的数据和依据。

2.充分利用土地档案资料。改革开放以来,我国实行了土地有偿、有限期使用制度,在一定范围内允许民营资本和外资进入矿产勘查开发领域。在土地出让、转让、出租、抵押以及土地契税、耕地占用税的收取等经济活动中,其土地、矿产资源等有偿使用价格的制定,主要依据土地档案队所利用的土地质量、数量、位置、类别、使用年限、地价总额等要素的翔实记录。因此,依发合理地利用好土地档案,充分发挥其在社会经济发展中的作用,市提高档案利用率的重要途径。

3.积极为国土资源失业盒经济社会可持续发展提供档案信息服务。通过档案的开发利用,来增强档案管理的活力,促进国土资源事业的发展,扩大土地档案管理工作的社会影响,创造出更大的社会效益和经济效益。为促进基层国土资源所土地档案的开发利用工作提供了制度保障。

四、提高土地档案管理服务水平

(一)加快信息化建设。利用我国已开发的国土资源管理软件,在已有的数字化籍图盒地籍档案数据库的基础上,建立土地档案数据库,并与国土资源管理工作整合为一个行业性的办公网络,从而达到档案信息资源共享,提高国土资源档案的利用率,更好地为当前的经济建设服务。“十一五”期间,我国将加快数字化档案馆的建设。“十一五”期间,我国将加快数字化档案馆的建设,国土资源档案馆数字化建设问题已引起人们的普遍关注,枞阳县国土资源局开始投资建设基层档案室。笔者认为,传统档案馆的数字化之路是一个循环渐进的过程,对其各个环节进行深入分析研究是十分必要的。

(二)编研档案资料。一是要筛选主题。土地档案的编研工作应以室藏档案为主要对象。如编制低籍管理大事记、地籍管理组织结构变革、地籍管理基础数字汇集和专题材料等;汇编地籍档案文集及史料,如土地利用现状调查成果汇编及地价评估成果汇编等档案资料。二是要综合分析,通过综合分析,找出规律性的东西,为社会提供更全面、更准确、更快捷的档案信息,为各项工作提供方便。

(三)严格规范管理。土地管理部门要把基层土地档案管理工作提到重要议事日程,纳入土地管理目标责任制和总体考评中。土地管理部门要成立土地档案管理领导小组,加强领导,明确责任。土地档案是在土地管理工作过程中形成的、专业性和技术性较强的业务档案,兼具文书档案和技术档案的特点。并具有法律特征。他包括地籍管理档案,建设用地档案、土地利用规划档案、土地定级估价档案、国土执法监察档案、土地统计数据等,必须进行单独分类。国土部分布的[1991]国土[办]字第41号文件,国家土地管理局分布的“关于印发《县级土地管理档案分类方案(试行》。国土部分布的[1991]国土[办]字第41号)和《土地管理档案案卷构成的一般要求》”,对土地档案分类和案卷构成作了详细介绍,为土地档案分类工作提供了可靠依据。

(四)开拓服务领域。为了提高土地档案利用效率,必须建立一套相对独立的查询、借阅制度和检索方案。在工作过程中,要严格遵守查、借阅制度,认真填写查询、借阅登记表。要大力开发档案信息资源,积极开展开展社会化服务。通过编辑档案信息和档案数据录入计算机等途径,积极开发档案信息资源,为中心工作和经济建设服务。要围绕土地利用规划的编制和实施、土地整理、土地收购与储备、土地招标拍卖和国企改革中土地资产处置、土地登记发证等中心工作,积极开展档案信息编辑工作。要充分利用计算机网络。积极开展有偿咨询服务,及时提供第一手的原始数据、满足社会对土地档案信息的需求。