如何加强基建工程档案管理

张　莉

摘要:随着我国社会主义市场经济建设不断发展,基建工程项目建设也愈来愈得到了深入的发展,如何加强基建工程档案资料管理工作是提高基建工程质量的一项非常重要的工作。基建档案是单位档案的组成部分之一,反映了建设项目管理工作的真实过程,基建档案为单位事业发展提供了依据和条件。面对发展机遇,国家工程项目建设管理体制改革进一步深化,传统的基建档案管理工作中同时产生了问题和困难。加强基建档案采取有效措施,提高对基建档案重要性的认识,做好基建档案管理工作,实现基建档案工作自身价值,为发展和谐社会和经济建设提供档案服务,提升单位管理水平和基建工程建设水平。

关键词:加强 基建档案 管理

0 引言

随着我国社会主义市场经济建设不断发展,作为国家和单位发展的基础设施建设,基建工程项目建设也愈来愈得到了深入的发展,国家加强基建工程管理,制定了相应法规、政策、标准,逐步与国际惯例接轨。基建工程档案资料是基建工程建设过程中形成的历史记录,是基建工程管理的重要组成部分,因此,如何加强基建工程档案资料管理工作是提高基建工程质量的一项非常重要的工作。单位近几年基建工程项目建设也得到了发展,在基建工程档案管理中,也出现了新形势下的问题和困难,现就本人在基层档案室基建工程档案管理的体会,谈一谈对基建档案管理的看法:

1 基建档案的作用

1.1 基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料,包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容,基建档案是单位档案的组成部分之一,反映了建设项目管理工作的真实过程,基建档案为单位事业发展提供了依据和条件。基建工程建设是单位不断发展的一项基础工作,按照基建工程建设规律收集、整理、保存起来的齐全、完整、准确、成套系统的基建档案资料,是基建工程管理人员、技术人员在工程项目建设活动中创造的知识成果,对提高单位发展水平,加强单位基础设施建设力度,增强单位整体档案管理工作合理化、规范化,发挥着重要的作用。

1.2 基建工程项目是指在同一个计划任务书和总体设计内进行施工,由一个或几个单项工程组成,经济上实行统一核算,行政上有独立的组织形式的基础设施或建筑物,工程项目的特点,决定了基建档案具有技术含量强、系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性,基建档案为基建工程各阶段建设活动的决策、文件编报、施工、竣工、使用、等工作提供依据和凭证,是单位维权的依据,是工程项目的宝贵财富。基建档案工作是基建工程建设的组成部分,按照基建工程文件材料形成规律进行收集、分类、整理、鉴定、保存的基建档案资料,实行集中统一管理原则,为工程项目的实施提供档案利用服务,如在筹建一项工程项目的前期工作中,需要进行项目可行性研究、上报建议书、选址、土地规划等工作,必须查阅大量的过去和现在的档案资料,作为申报和编报材料的科学依据,在工程竣工验收阶段,更是需要工程全部档案资料作为验收工程质量的必备条件。所以,需加强基建工程档案管理工作,为提高基建工程管理水平发挥档案作用。

1.3 基建档案记录了工程建设的全过程,真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌,基建档案具有比工程实体本身更长久的寿命,规范、准确的基建档案是工程进行维修、管理、改扩建、使用的凭证和依据,如有时单位部门需要工程管线的具体位置,就到档案室查找相关工程竣工图,这时档案资料就发挥了方便、准确的服务功能。基建档案是工程质量的反映,工程档案管理纳入了工程质量管理体系中,工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面,在工程建设中形成、积累的基建档案质量好坏控制了工程项目质量,工程人员根据基建档案规范工程技术管理手段、程序,对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据,通过基建档案质量管理,提高工程项目质量,随着国家经济建设快速发展,重点工程项目不断增多,提高对基建档案重要

性的认识,齐抓共管,是新形势下基建档案管理的重要任务。

2 基建档案管理存在的问题

2.1 面对发展机遇,国家工程项目建设管理体制改革进一步深化,也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规、标准,在传统的基建档案管理工作中同时产生了问题和困难。基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点,使基建档案具有多样性、复杂性、成套性等特点,由于经济利益或赶工期等原因,人们只重视工程本身,轻视工程档案,基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展,造成了基建档案工作滞后,反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作,工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下,制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。

2.2 档案管理意识不强,领导和档案人员对基建档案重要性的思想认识不够,基建档案工作的学习宣传力度不强,基建工程队伍流动性大,人员不稳定,使档案资料管理工作严重脱节,档案资料流向不清,工程各参建部门缺乏相互沟通交流,档案管理职责没有落实到具体人员。由于基建工程和档案的专业性,工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序,缺乏工程档案管理的实践能力,使基建档案的收集、整理和归档不及时、规范。对基建档案管理的观念和认识是做好基建档案工作的前提和保证,目前,随着经济和科技的发展,在适应基建档案管理新要求方面存在一定的问题。

2.3 传统的基建档案管理模式面临着重大的挑战,相关规章制度不健全,不能采取规范标准的管理方法和操作流程,基建档案管理各环节不符合质量要求,由于工程参建单位多,档案工作标准得不到统一,如归档的基建档案质量不一,格式和内容不相同,给档案部门带来一定的负担。基建档案管理工作程序不规范,没有履行监督、检查、指导等职能,基建档案管理措施不完善,对当前的改革形式和现代管理方法缺乏研究和思考。

2.4 基建档案管理体制不完善,由于工程建设单位人员和经费的原因,许多单位没有建立基建档案管理部门,基建档案管理网络不健全,档案人员由其他管理人员兼职,没有设立专职档案人员,没有专门的档案工作场所,档案质量、安全得不到保障。基建档案管理设施设备不能满足档案管理需要,如没有专门的库房,档案保管达不到“八防”要求,基建档案管理现代化程度不能适应单位和工程建设快速发展的需要,计算机应用仅是打字的水平,影响了档案管理的工作效率和经济效益。

3 基建档案管理的对策

3.1 增强档案意识,转变传统观念,树立科学理念。基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化,积极宣传《档案法》,正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证,以人为本,贯彻科学发展观,基建档案人员应做好档案管理工作,变被动为主动,有为才有位,使档案人员和各级领导达成共识,齐抓共管,提供基建档案管理水平。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门,单凭档案部门是无法完成工作的,努力争取各部门和领导的重视和配合,通过档案利用事例,加强档案人员的工作积极性和责任感,提高档案工作的地位,使广大利用者逐步认识到档案和档案工作的必要性和唯一性。

3.2 完善基建档案管理体制,建立健全基建档案管理规章制度。根据基建工程项目特点和基建档案管理要求,各参建部门都应设立相应的档案机构,配备专职档案人员,明确各自管理职责,建立基建档案管理网络体系,深化职能,加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。随着我国加入WTO,与国际惯例接轨,重点工程逐渐增多,应根据国情和单位基建工程情况以及国际先进管理模式,实行基建档案现代化专业管理模式,制定基建档案各项规章制度,依法治档,按照国际质量管理体系实行规范化、标准化、科学化管理,基建档案工作涵盖了工程项目的立项、勘察、测绘、初步设计、施工、竣工验收、评优选优等阶段,基建档案业务工作包括收集、鉴定、整理立卷、利用、保管等内容,细化各项制度并真正落实到部门和人员工作中,保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

3.3 做好基建档案管理工作,建立基建档案管理机制。基建档案业务工作是基建档案管理的基础工作之一,严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作。

3.3.1 加强基建档案的收集工作,基建工程各阶段相互衔接,一个环节连着一个环节,档案资料收集不完整,可能影响其他阶段工作的开展,所以,制定基建档案收集范围、归档质量要求、归档时间等规定的具体分解图表,抓住工程关键阶段进行收集,档案部门要实行全过程跟踪服务,改进工作方法和态度,贯彻落实基建档案工作的规定和措施,采取业主负责制、奖惩制、岗位责任制等工作机制,分工明确,责任到人,确保各参建单位履行基建档案归档移交的责任。

3.3.2 基建档案管理工作纳入基建工程项目管理过程中,基建档案工作与工程建设进程同步,建设项目申请立项时,即开始基建文件的收集、整理、审查工作,建设项目竣工验收时,完成项目文件的归档、验收工作,从工程建设源头控制基建档案管理质量。建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制,在签订合同时,明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项,并规定工程款的百分之五作为基建档案归档的准备金,不提交齐全完整的基建档案不予付款,有效的控制、监督、检查基建档案的质量。采取基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施,即基建档案工作纳入基建工程计划中,纳入基建工程规章制度中,纳入岗位责任制中;基建档案工作与基建工程立项同步,与基建工程建设进度同步,与基建工程工作检查同步,与基建工程竣工验收同步。保证基建档案归档工作顺利进行,从而保证了基建工程质量。

3.3.3 基建档案整理立卷质量是基建档案管理和利用工作的保证,各参建单位应严格做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作,遵循基建档案的形成规律,保持档案资料有机联系,单项工程又相互独立,便于利用的原则,构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议、技术交底等形式,解决基建档案工作问题,形成工作会议纪要、档案工作总结、简报等文件,得到有效的沟通和效果,采取档案工作专家现场演示、业务咨询等方式,对基建档案业务工作进行指导,规范基建档案整理立卷工作,统一基建档案管理标准、操作方法。

3.3.4 基建档案基础设施建设是基建档案工作发展的物质条件,档案人员应主动汇报基建档案工作情况,及时就当前档案工作出现的问题向领导说明配置设备设施的必要性,争取各级领导的支持,设置符合要求的档案库房,配备档案保管必须的“八防”设备,提高基建档案工作环境条件。

3.3.5 做好基建档案开发利用工作,探索档案服务机制。基建档案利用工作是基建档案管理的目的和归宿,“今世赖之以知古,后世赖之以知今”,紧紧围绕单位和社会中心任务,挖掘基建档案服务潜能,编制档案检索工具和编研材料,提高档案利用率,充分发挥基建档案的作用,为单位和基建工程各部门提供档案服务。

3.3.6 做好基建档案验收、报送工作。国家档案局颁布了《建设项目(工程)档案验收办法》,加强基建档案资料的管理,贯彻基建档案备案制度、验收制度,执行基建档案工作检查、预验收步骤,基建档案必须经城建档案管理部门验收合格后,才可进行基建工程的竣工验收,工程竣工验收后3个月内做好基建档案的移交工作,通过基建档案验收工作,提高了基建工程管理和档案管理水平。

3.4 加强档案人员的业务培训工作,增强档案工作思想、政治、文化等素质。组织各参建单位档案人员参加档案业务培训,掌握档案整理立卷规范操作方法,使工程人员了解基建档案管理知识,档案人员了解基建工程建设程序和基建专业知识,优化知识结构,拓宽知识面。与时俱进,学习基建档案业务、管理理论和方法、网络和计算机知识,培养现代复合型人才。档案人员应树立服务第一的意识,找准途径,扎实工作,己所不欲,勿施于人,提高档案工作的自豪感、责任感,为单位发展做出更大的贡献。

3.5 信息化时代,给基建档案工作带来了新的课题,基建档案管理应推行计算机管理技术,适应基建工程项目现代管理模式,探索基建档案信息资源体系,根据基建工程和单位信息化管理实际情况,使用档案管理软件,实行基建档案网络远程传输、查阅、保管,逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序,建立电子档案数据库,提高基建档案管理效率。

总之,基建档案反映基建工程项目的真实面貌,基建档案管理工作是单位事业和基建工程项目管理的重要组成部分之一,是一项对历史负责,为现实服务,替未来着想的工作。在新的时代,紧密联系改革、技术、发展的新要求,档案人员应具有爱岗敬业、认真踏实的精神,做好基建档案管理工作,实现基建档案工作自身价值,为发展和谐社会和经济建设提供档案服务,提升单位管理水平和基建工程建设水平。