高校档案管理创新的内涵

高萌萱

从管理学上讲，管理创新的实质就是把握适应组织外部环境和内部条件的变化，有效地配置、整合和利用可得到的有限资源，以实现本组织既定目标的动态的创造性活动。高校档案管理创新就要用现代的管理理念和现代的管理体系，创造出更多的管理成果，最大限度地发挥档案的作用，体现档案的社会价值和经济价值。

1建立科学的档案管理体系

建立科学的档案管理体系，一要有科学管理的观念和办法：二要有科学的论证体系，从档案馆建制规模。到档案管理人员配置，都要结合本校实际，进行科学合理地评估，确保各项工作的开展；三要有科学管理的手段：四要有科学管理的设施和装备。

1.1档案管理的制度化

按照最新颁布的《高校档案管理办法》，结合本校实际情况，制定《高校档案管理办法》实施细则，把《高校档案管理办法》真正贯彻执行下去，是完善档案管理制度体系、规范高校档案管理工作的根本保证。加强档案工作制度化建设。一是要加强宣传教育，提高全校教职员工对依法治档的重要性的认识；二是要建立奖惩制度：三是要明确职责：四是档案工作制度化管理，并实施有效。

1.2档案管理人员的配置和业务水平要求

档案工作是一项特殊性的工作，它要求工作人员不仅有精湛的业务能力，而且要有很高的政治水平。造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的复合型高素质的档案管理队伍，对高校档案工作的科学、快速发展至关重要。高校档案馆要坚持以思想教育为主线，以素质教育为主题，加强档案工作队伍的继续教育，着力提高档案队伍的整体素质。

1.3先进的档案管理设备

先进的档案管理设备是现代化管理手段的根本保证。现代化管理手段靠先进的设备得以实现和发展。随着现代化档案管理模式的不断创新，高校现代化管理档案不仅仅是指计算机检索档案条目，而是指利用数字化管理模式进行档案管理。其中包括自动化调温、除湿，数字化目录检索和档案全文检索等管理系统。

2加强档案信息资源的全面整合

在人类社会进入信息社会的今天，知识和信息已成为重要的战略资源，占有的资源多、信息量大就能赢得信息时代的制高点，就有决策的主动权，因此，档案信息资源一定要全面整合，集中管理。

2.1档案信息资源集中管理体制

随着高校合并和学校二级学院的增多，档案信息资源量急剧上升，很多高校都建立有分档案室，因此档案管理也应随之进行不断地完善和调整。所谓档案信息资源集中管理体制，就是统一业务领导、统一管理制度、统一分类办法。为各档案分室档案的整合奠定基础。

2.2档案信息资源的共享

作为国家信息资源重要部分的高校档案，应当改变由来已久的传统管理方式，向资源共建与共享型转变，最大化地发挥出档案的作用。这不仅使高校档案信息服务有可靠的依托和发展后劲，而且有利于增强高校与社会的联系，在现代化进程中利用网络提升高校档案功能，促进其自身的发展。

3建立科学的档案服务体系

档案信息服务是档案管理工作的最终目的，作为高校对外服务的一个重要窗口，怎样为学校和社会提供更加优质和便捷的服务，是高校档案馆管理工作的重中之重。要转变观念求发展。所谓转变观念，就是档案工作者不能安于现状，采用现代化档案管理模式，把档案工作从被动服务转变为主动服务。档案管理工作要坚持以人为本，强化服务意识，拓展服务领域，创新服务机制，增强服务工作的预见性和前瞻性，千方百计为学校及社会提供更加优质的服务。

3.1建立档案网络服务

网络具有快捷、便利等显著特点，档案服务要充分利用网络的优势提高档案服务水平和服务质量。首先，要建立档案服务主页，把档案管理制度、管理办法、办事程序等在不同的页面上显示出来，一是要对档案工作的宣传；二是要提高办事效率。其次，可以把档案工作动向及档案文化通过网络信息传播出去，让更多的人了解档案和档案工作。第三，结合局域网信息资源库的内容，有选择地公开共享。

3.2建立档案编研队伍

要利用高校有利资源，深入开展学术研究，从而加大人们对档案和档案工作的关注。档案部门可以通过加大对科研成果的奖励力度。来增强档案工作人员的科研热情，不仅可以促使档案人员开拓进取、勇于创新的积极性和对档案工作的兴趣，而且还可以稳定档案队伍，彻底扭转档案工作没人干和没人愿意干的被动局面。

3.3实现档案查询现代化

档案信息化建设是国家对档案事业发展的一个目标要求，积极改进现行档案管理和利用模式，建立档案信息数据库，是档案现代化管理必不可少的工作。作为高等院校有着强大的技术和人才支持，对提升高校档案现代化水平、突破传统手工检索的管理模式、实行计算机管理具有较强的基础保证。只有实现档案查询现代化，才能为学校和社会提供优质、高效、丰富的档案信息服务。