对企业档案管理服务机关工作的思考

乔振涛

企业档案的利用服务，是指采用多种有效的方式，直接提供企业档案及其信息加工材料，及时、准确地满足用户对企业档案的利用需求。企业档案开发利用服务工作是企业档案及其信息加工材料与用户之间的桥梁，档案工作的服务性集中体现在这一环节，企业人员就是通过这项工作了解档案和档案工作的，在对机关服务中显得尤为重要。

1保证企业档案信息的安全

现代企业之间的竞争，不但是生产能力和经营策略之间的竞争，还是一场获取和利用信息的较量。企业档案信息属于企业内部信息，在一定时间和范围内带有一定的秘密性，如非专利技术档案带有技术机密，营销决策方案属于商业机密。

1.1企业档案信息内容。对不同机密程度的企业档案信息要分别对待，比如，一般的企业档案可以提供阅览、借阅，技术专利、商业机密则须严格保管，只有具有利用权限的用户才能接触得到其内容。

1.2企业档案用户。在企业内部，档案信息秘密是相对的，没有绝对机密的档案信息。所谓机密性，是指档案信息被控制在一定的企业成员范围内，该范围之外的企业员工不知晓该信息的内容。因此，要保证档案信息的安全，一条主要的措施是对不同级别的用户分别对待，授予不同的用户以不同的利用权限，内外有别，上下有别。特别是要把有关办法写入企业的规章制度中，并建立相应的监督体系，保证实施。

2实现档案信息全天候的服务

2.1主动服务。储存在企业档案中的信息，内容广泛、门类众多，仅等企业人员主动到档案部门查看档案，会极大地限制企业档案价值的发挥。企业档案工作者应当改变过去“看摊守业”的服务方式，抓住企业信息需求量大的特点，主动上门为企业各部门服务，采取各种方法、手段和技术，使蕴藏在企业档案中的静态信息与生产力各要素相结合，变为现实的生产力，为企业创造效益。主动提供利用服务，一方面，要求他们熟悉档案馆藏的种类及其内容成分，对哪些档案能为企业生产经营活动提供参考和依据，做到心中有数：另一方面，要了解企业中各种档案用户的利用需求的规律和特点。

2.2有针对性地服务。主动开展的企业档案利用服务只有具有针对性。即针对不同利用者的需求，采取不同的服务方式，才能获得预定的效果。企业档案直接形成于企业的生产经营实践中，其管理和利用的最终目的都是为企业生产经营实践服务。

2.3及时服务。现代信息的生命周期在不断缩短，企业档案信息作为企业的一项战略性资源，如果长时间被束之高阁，得不到及时的利用。很大一部分档案信息就会失去利用价值，科技档案尤其如此，无疑是对企业信息资源的极大浪费；另一方面。时间对企业来说，意味着机会和效益，企业在决策、生产、经营等活动中需要及时获取各种信息，以满足竞争和发展的需要。

3构建档案信息服务的公开平台

现代企业需要的是综合性信息。而不是某一单方面的信息。单纯的档案信息利用，不能满足企业所有的信息需求。企业档案的利用服务只是企业信息服务工作的一部分，在机关服务中采取跟踪服务、专题服务等多种形式，把整合信息提供给用户。

3.1社会化服务。是指企业档案的利用面向全社会的运行机制，这是新时期对企业档案利用服务提出的新要求，也是企业档案利用服务的一个发展趋势。信息是现代社会的一种战略性资源，企业信息不仅对企业内部有用，对外部社会也能发挥作用：每个企业自身形成的档案信息资源为该企业所独有，因而是稀缺资源，对外提供能为企业带来经济效益和社会效益，如科技成果档案信息的复制转让、企业对外宣传等都要用到企业档案。

3.2多元化服务。多元化服务是有针对性服务要求的必然补充，是由企业档案的特点和企业对档案信息需求的特点决定的。企业档案的门类众多、载体复杂，各种类档案的利用价值有所区别，企业利用档案的部门和人员种类多，目的不同，各种活动、各个工作环节中都可能利用到档案。