高校基层图书档案集成动态管理的组织传播特色及影响

连　红　余　彤

摘要：高校基层构建图书档案集成化动态管理新模式，可为高校院系教学科研和教师个人发展提供更佳的查阅文献资料环境：动态管理并组织传播高校基层图书档案有助于院系实现提高教学质量和科研工作双服务、优服务的终极目标。

关键词：院系图书档案：集成动态管理：信息组织传播

笔者以中国计量学院外国语学院为例，阐述该学院构建的图书一档案集成化动态管理新模式及其组织传播特色，并对院系教学科研带来的积极影响。

1高校基层图书档案管理的现状

院系资料室和档案室管理不同于校级层面的图书馆和档案馆管理，其最大区别在于学校的图书、档案管理，具有很强的综合性、专业性，有一套系统的管理方法、模式和稳定的专业队伍；院系的图书一档案资料一般专业性较强，档案一般以教学中产生的、未经过整理的无档号文件资料为主体。这些档案保存期短，具有动态性和真实性的特征，也是监控管理教学质量的原始记录。然而院系图书档案往往由于无专职人员保管，又缺乏规范的管理模式，成堆的文献资料无人开发，查找利用非常不便。

随着我国高等教育的迅速发展，二级管理的模式逐渐被强化，资料室和档案室的管理在以教学、科研为核心的二级学院，也越来越凸显其重要性。鉴于分院人员紧缺。而图书档案这些教学资料对分院的教学科研、教师个人的发展至关重要，笔者认为构建图书档案一体化集成管理动态模式。有助于提升教学科研质量。促进个人与院系发展。中国计量学院外国语学院对此进行了一番改革尝试，全面建立起图书一档案管理体系，创设了制度、文献、网络“三维一体”的集成管理动态模式。

2院系图书档案集成管理模式的框架实现

中国计量学院外国语学院以浙江省档案局和本校的两个课题研究为依托，开展了院系图书档案一体化集成管理模式的改革实践。

2.1创设院系资料室、档案室规范管理新制度。结合教学、科研、党团、行政、声像、仪器、实物以及教师个人业务资料等内容，作为院系档案管理的子体系，和资料室管理制度并驾齐驱，形成一整套系统的管理规范：并制订了教学档案管理制度系列文件，达到层层完善、具体落实的管理目标。

2.2全面开发图书一档案的编研工作。将编研工作纳入管理之中，运用编纂学原理，以“双轨制”为原则，一方面探索了档案纸质、数字网络以及橱窗展板等载体的编研方法：同时。创建了实用性较强的教学档案纸质编研模式：另一方面，根据教师需求开辟了“学术信息服务窗”，按学科研究方向编辑了《新书摘要》、《外语教学新视野》、《光盘磁带索引》、《报刊检索目录》、《学术交流汇编》等；同时，建立学科图书资料子体系模块，即：文学类、翻译类、语言与传播类、跨文化类、光盘类、教学类、综合类、外文资料类等，方便了教师的检索与利用。动态性的“学术信息服务窗”激活了资料室的传播功能，对教师的成长产生了积极的影响。

2.3实行数字化网络化管理，作为该院集成管理模式的重要一部分，创建了富有特色的外国语学院“资料一档案在线”网站，该网站将建立的电子图书一档案库，按照资料室、档案室模块进行网页设计。运用美学、传播学、多媒体等原理，集成了Dreamweaver8和asp的脚本语言，以及photoshopcs3和数据库Access等软件的有机结合，达到视听与检索功能的完美统一。与纸质图书、档案产生互动，利用者可根据网上检索的条目，直接来资料室档案室查阅。编研网络化，将纸质编研成果通过网络传播。

3院系图书档案动态管理与组织传播的分析

3.1资料室和档案室是在外国语学院该较大组织机构领导下的子系统中的小组织，有其自己的组织框架和传播特性。它作为院系组织中的一个特殊的子系统，以其特有形式在高校学科建设中起着不可忽视的作用，也是高校基层教学科研建设的最基本保障。然而，长期以来，它的作用和地位似乎并没有得到真正的认识，似乎其作用可大可小，传播模式可多可少，影响范围可宽可窄，组织管理常处于被动状态，

新型的集成动态管理模式却将基层图书档案管理部门推到了高教改革舞台正中央，赋予其上传下达、左右联系、里外呼应等互动功能。它的传播触角更深更广地伸向院系的其他部门，将整个外国语学院更紧密地联系在一起。

3.2图书档案集成动态管理在其传播过程中形成了严密而系统的传播网络格局和多样的传播方式，从而有效地保证了信息传播的组织性，形成了一个有效、和谐、多样而又顺畅的立体组织传播的网络体系。信息组织传播的一个重要方面是组织内传播。组织内传播的过程也是组织维持其内部统一、实现整体协调和整体运作的过程。具体的组织内传播可分为下行传播、上行传播和水平传播。这些组织传播方式在外院的图书档案一体化集成管理动态模式中都得到了充分的体现，而且得到了合理有效的调配与应用。资料室成为分院各个系部、研究所发布信息的平台(下行)，又与分院的管理行政机构之间形成了一个向上传递的桥梁作用(上行)。同时，它与分院的其他各个研究所同时作为学院的平级部门，互相之间又有沟通协调(水平)。而资料档案部门的位置和功效也是在不断地变化着的，但它始终没有偏离自己的目标：即为院系的教学和科研提供更好的服务。

4院系图书档案动态管理模式对组织和个人的影响

组织传播学中将组织中个人参与、融入和退出组织的持续行为和认知过程归纳为同化。中国计量学院外国语学院资料室和档案室在改革实践中，集中体现了教师参与的同化意识。由于信息组织传播的顺畅、有效，整个外国语学院的发展理念也通过正式或非正式的社会化过程影响到了组织中的每一位个体。分院的教师经过原始文献资料的收集与提供活动，自觉认识到了高校基层档案资料的重要性，了解查阅图书档案资料的便捷程序。在这种同化过程中，不再是资料管理人员的任务，而是融入学院每位教师的亲身参与。在这种影响下，组织成员开始主动、积极地去适应组织某些方面的变革，使自己的需要和愿望与组织的发展形成一体。因此，这个同化的过程不是平面的，而是螺旋似上升的一个过程。是整体与个体都得到全面发展和提升的一个过程，

综上所述，新型的图书档案资料集成化动态管理模式不仅为高校院系和教师个人发展提供了更优的信息传播环境，而且有助于院系组织发挥在学科建设方面的能动性和有效性，实现其提高教学质量和科研工作优质服务的终极目标。

参考文献：

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[3]张国才，组织传播理论与务实[M]，厦门：厦门大学出版社，2000：35。

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