规范供应商管理，降低采购成本

张国生

[摘 要]企业应规范供应商的管理,加强供应商审计力度,与供应商建立长期的战略协作关系,选择优秀的供应商作为供应链的合作伙伴。当供需双方建立起一种长期的、互利的战略伙伴关系,把生产、质量、服务、交货期的信息共享时,供应商才能够严格按要求提供产品与服务,并根据生产需求及时供货。

[关键词]供应商;审计;采购成本;原材料

[中图分类号]F274 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432(2009)18-0035-01

成本控制是企业的核心竞争力之一。产品成本不仅要在企业生产过程中得到控制,还应在供应商的产品生产过程中得到控制。

1 建立企业供应商的准入制

对供应商的选择必须在产品签订合同之前,对对方进行必要的信誉调查。其主要内容:一是企业的规模,企业的性质是否与工商管理登记注册相符及营业执照经营范围一致;二是是否有相应的资质证书和生产经营许可证;三是履约能力,技术、质量的保证是否能满足产品质量与进度要求,以及售后服务技术能力。调查合格后的供应商,才能准入签订采购合同。

每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行,供应商档案应定期或不定期地更新,并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入,如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标,要对考核的问题逐一评分,只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商。

2 定期进行供应商审计

企业采购部门负责与外部供应商就采购订单和合同进行谈判,在合同中确定“有权审计条款”,保证企业有权在某些情况下对供应商提供的产品的生产成本等资料进行审计。通过供应商审计,企业能够有效地防止采购回来的原材料成本过高,主要是防止企业被“欺骗”,避免原材料的进价过高,从而能够有效地控制外购材料的成本,减少和避免价格风险。

实行供应商审计的前提条件是企业在与外部供应商订合同时,必须明确有“有权审计条款”。供应商审计的对象是供货企业的成本资料,这是企业的内部资料,关系到企业的商业秘密能否得到有效地保守,所以企业不会轻易地让外部人员审查自己的成本资料。因此,企业实行供应商审计必须在与外部供应商订立合同时明确有权在必要的时候对供应商的成本资料进行审查。

3 从供应链的角度与供应商结成战略联盟

随着供应商战略合作关系的建立与发展,降低成本和提高品质的行动会变得越来越有成效。在进行采购分析时,不仅要考虑自己的订单情况,也要结合供应商的供应能力,设身处地为他们着想,没有利益,供应商无法很好地与我们合作。要想实现长期的稳定合作,必须给供应商一定的利润空间,使其能够很好地发展。

生产企业如果与供应商结成战略联盟,在这种合作关系下的采购,供应商不会因为批量太小或其他短期市场原因而不生产或要求很高的价格,反而会想办法节约成本,为长期的合作尽到自己的义务。

4 进行供应商全方位信息管理

在信息时代,竞争取胜还要靠及时准确的信息,材料采购也同样需要及时准确的信息。为此供应部建立了信息资料库,将全面质量管理通过了ISO 9000认证的企业资料编辑成册,及时掌握他们的报价、供货能力、质量、信誉及资金实力情况。对一些专用物资,通过各种方式掌握其制造成本,了解可降价的空间。通过这些信息准备,既为降低材料价格的谈判争取到主动权,又不至于在谈判中把供应商逼到赔钱的地步,使双方均能从中获利,加强了双方的友好合作。

影响材料价格的因素较多,价格波动较大,所以采购人员应经常了解并掌握材料的市场价格与价格信息以及行业政策的变化,必须及时了解和掌握供求变动的规律,避免高价位采购。这就要求对供应商全方位信息的掌控。

参考文献:

靳慧斌,刘明广. 供应商关系进化模型及其分析[J].物流科技,2006(4):67-69.

[收稿日期]2009-04-21