浅谈地方文献数据库的数字化管理

武小玲

地方文献是反映当地社会发展和历史进程的物化载体，也是一个正在被日益广泛利用的文化宝库。目前，地方文献的收集、整理、出版工作，已被我国各级公共图书馆普遍重视，许多图书馆都建立了地方文献专藏，对文献的收集整理和开发利用做了大量工作，为当地经济建设和社会进步发挥了积极的作用。但是，从管理手段来说，我国的大部分县级图书馆地方文献管理工作，基本还沿用传统的收集方法与管理理念，已不能适应当今社会的发展需求。我认为，面对信息时代的挑战，地方文献的收集整理工作必须更新观念，创新方法，建立文献数据库，实行自动化管理，努力实现管理工作的数字化、网络化。只有这样，才能使地方文献工作从传统的收集、整理、出版中解脱出来，并获得新的发展，从而达到地方文献数据的科学管理与资源共享的目的。

基于这种认识，我们山西省忻州市忻府区图书馆在原有地方文献工作的基础上，开始用数字化建立地方文献数据库，并纳入日常管理程序，试图在地方文献数据库建设中达到科学管理与共知共建的目标。

一、地方文献的收集范围

地方文献数据库的建设，首先要明确收集范围，我认为基本原则应是：

1.具有地方特点的科技文献、史料等文献资料。

2.反映本地域在国内、国外有过影响的知名人士的活动记录。

3.反映当地地方特点的一切出版物与相关资料。

4.反映当地特点的正式与非正式影像、录音、胶片等文献资料。

具体地讲，地方文献数据库收录文献的类型应包括：著作、刊物、小报、会议录、汇编、学位论文、手稿、科技报告、地方志、族谱、图表、乐谱、手册、地图等。

我馆在收集地方文献中遵循上述原则，对社会团体及遗散于民间的资料进行了全面广泛的征集，保证了地方文献数据库有充足的文献资源，共收集有价值资料5110万字。同时，我们对所收集的资料进行了认真选择和挖掘，然后输入电脑，有步骤，有计划地将利用率高、有一定学术和史料价值的文献汇编成8辑，为地方文献数据有序整理打下了良好的基础，初步形成了地方文献的收藏中心。

二、数据库的系统结构

地方文献数据库的系统结构必须达到规范、统一。标准化数据库建设的目标是，收录和存贮反映本区域历史和现状的地方文献资料目录，编辑出版各种专题的地方文献干0物、书目，为当地党政机关和广大人民群众和科研生产单位提供服务。其方法是将当地数据网络同情报部门联网，逐步实现地方文献编目、检索的联网，资源共享，共知共建，从而促进当地数据库系统结构的规范化、统一化。

1.规范目录与存贮

地方文献书目数据的录入与存贮，要依据《中图法》著录标准，针对地方文献多种类型的特点，设置多种文献类型的自动格式识别程序，能够对录入的书目数据进行著录格式的自动识别，通过编目对CN－MARC的856字段加以著录，以目录的形式建立起具有相同或相关主题的地方文献实体资源与虚拟资源的链接，初步实现以目录形式整合相关主题的实体信息资源与虚拟信息资源的检索，从而使书目数据达到标准的要求。

2.规范著录与标引

为了更好地发挥地方文献对经济建设的作用，方便阅览，服务科研，当前在建立地方文献数据库的过程中，完善地方文献的著录与标引工作，统一著录标准，是首先需要解决的问题，是数据库系统结构的重要一环，这也是著录与标引标准化的要求。鉴于这种因素，在建设地方文献数据库的过程中，著录的几个款项如书名、著者、附注等，必须统一著录标准。比如对地方志类书籍，应采取下面一些统一做法：

(1)书名项的著录。地方志及其他文献产生于不同的历史时代，其书写用字带有时代的特征，著录书名时应以保留当时的书写字形为妥。书名项中的修志年号要不要在括号中，要根据原书卷端题名而定。为了标明地方志的纂修时代，要在书名前冠以修志时的年号。如《河曲县志》就分《道光河曲县志》和《同治河曲县志》两种。对书名中所冠年号，要根据不同情况作不同处理，如果原书卷端题名中没有年号，著录时年号要放在括号中，以表示这个年号为编目时所加，并非原书名所有。但是如果原书卷端题名中本来就有年号，著录时这个年号就不应再加括号，以表示这个年号为原书前题所有，而不是编目人员所添加。所以年号不能用括号括起来。

古籍书名的著录，通常以原书卷端为准。有时原书卷端只有小题，无大题，则应根据序跋、目录、凡例、版心，封面所题酌定书名，并在附注项中作简要说明。有时一卷同时出现几处前题，各前题题名不一，则应多方权衡，选取真正能反映全书面貌的书名。古书常有残缺现象，如果方志的卷帙残缺，著录时切忌随意拟定书名。应选取序跋、目录、封面以至版心的题名，并于附注项注明依据。

(2)为了提高著录质量，我们应对地方志著作人和著作方式的著录作出统一简述，对著者项的著录要根据“公修私撰”的原则。地方志的著作方式大体可以归纳为撰著和纂修两大类，一般情况下，私人撰著或个人独立完成的方志，著作方式比较简单，可称“著”或“撰”。官修方志，一般情况下宜称“撰修”不称“撰著”，历史上的方志大都是官修的。官修志书，常常要集中许多人的力量才能完成，它的著作方式有别于私人撰著，应称“纂修”。分而言之，主持人称“修”编写人称“纂”。

有的方志不仅“纂”“修”二字不能分开，而且修纂者在两人以上，著录时不仅“纂”“修”二字要合用，而且只能选取两位最有代表性的纂修人列入著者项。

有时候，确定编纂人要比确定主修人困难，而且不同的编目人员常会选取不同的编纂人，造成目录中的歧误。特别是有的方志编纂人有好几位，著者项选取哪一位，容易标准不一，我们统一的标准是，以对方志的实际贡献排列。这些问题在建立数据库时应作出明确规定，使编目人员有所遵循。

(3)附注项的著录。地方志数量浩瀚，载述宏富，在编目时，常有一些基本项不能包容的内容。要依靠附注项作必要的补充说明。这是工作人员编目，排片以至解答咨询所必须的，以满足读者查阅目录的需要。附注项提供的内容越多，越准确，工作人员就越省力，也越便于读者查阅。

(4)在建库前，要对文献标引人员进行严格的业务考核，选择工作责任心强，经过图书馆专业培训，有三年以上图书馆工作经验，并有一定文献工作实践的同志担任文献标引员。在标引的过程中，还应注意帮助他们总结标引工作中的经验教训，逐步提高他们的标引业务水平。

(5)标引员标引的数据录入单，由数据文献工作组最后审核定稿。审核的内容包括：著录文献的选题、著录的格式、分类和主题标

引的准确性和稳定性。在实践中我们感到，标引文献的审核，对提高数据的文献质量有着十分重要的作用，因此，应由有较高业务水平的同志负责把关，并注意文献标引人员队伍的相对稳定。

三，数据库联网与缩微数据

数据库建立后，可设置电脑联机通讯线路，同阅览中心数据端口连接，形成局域网，利用主机的计算机资源建立地方文献数据，达到海量数字资源，从而实现地方文献书目数据的检索与资源共享。

缩微数据就是把计算机同缩微技术结合起来，实现地方资源的全文检索。我馆现已配置一套16毫米缩徽拍摄设备与1100万像素数码相机用于拍摄地方文献资料，在数据库中检索到的文献，可根据其文献号在缩微阅读机上获得原文。目前，实现了对原文及时报道与编辑打印的功能，实现了多主题或多检索途径进行组配，以提高检准率。除了上述“目录与存贮”、“数据库联网”、“缩微数据”等功能外，对地方文献的远程联网的开发也非常重要，是信息时代的先进标志，它能将地方文献数据的各种功能进一步完善和升华。

四、数据库管理

随着现代地方文献数据库的飞速发展和检索中心活动范围的逐步扩大，地方文献数据库的管理就提上了重要议程，对管理的探讨与研究也到了一个新的时期。

在管理的原理方面，我认为管理是一种从技术知识和经验中分离出来的技能。就数据库管理来说，它具有二重性：一方面是组织数据系统工作的必要条件，是任何一家公共图书馆从事地方文献工作的共同需求，体现的是数据库管理的自然属性；另一方面，它是某种特定的社会生产关系的体现，使数据库管理形成一定的社会属性。所以每个从事地方文献数据的人员，必须熟悉管理的概念形式。

数据库技术作为数据管理的媒介与支撑，其规范运行，取决于管理者的人文素养与科技水平。我们宜通过理念形式的确立，形成内聚力，从而实现数据库管理所追求的效益和目的，因此，在数据库管理中高度重视“自然属性”、对于构建现代化地方文献数据库管理机制，建立起有效的合理的新的管理系统具有重要意义。

结束语

总而言之，随着我国图书馆事业的蓬勃发展，地方文献工作的现代化管理已是历史发展的必然趋势。地方文献数据库的建立，不但是我国地方文献工作的新发展，而且必将推动和促进地方社会、经济的飞速发展，与区域出版物及网络文化的资源共享，其意义是十分重大的。实施地方文献数据库的科学管理与收录文献范围标引、著录的统一规范，以新的理念指导工作实践，是通向先进文化的光明大道。愿所有在公共图书馆工作的同志们携手努力，为地方文献工作的现代化做出贡献。(作者单位：山西省忻州市忻府区图书馆)