如何把握住办公室工作的主动性

安长虹　耿雪茜

企业办公室是一个立足于做好服务工作的办事部门，在日常工作中主要起领导者助手的作用，是参与决策的辅助者，是为领导、部门和职工服务的协助者；因此，把握不住办公室工作的主动性，就很容易陷入迎来送往、被动应付的事务性圈子，办公室的参谋、服务职能就很难真正发挥好。如何把握住办公室工作的主动性呢？笔者认为，应从以下几方面入手。

一、切实发挥好为领导决策服务的作用

服务既是办公室工作的出发点，也是办公室工作的落脚点，办公室工作不仅需为领导服务好，还要为领导决策服务好，做好领导决策的参谋咨询和督查反馈工作。

1.做好决策前的信息服务工作

信息是领导科学决策的基础和依据，直接关系到领导决策的质量和水平，而领导由于时间和精力有限，不可能事无巨细都亲自去调查了解。这就要求办公室必须要在日常工作中注意围绕一个阶段内企业的中心工作及领导关注的问题，做好信息的收集、整理及对一些具体情况的调研工作。因此，办公室要勤于和善于做好调查分析，将有份量的信息整理成有条理的材料，并根据实际调查情况，提出有理有据的解决办法或实施方案，连同事实情况本身，一起提供给领导，以便领导在最短的时间内掌握情况并做出裁决，真正发挥好为领导决策服务的作用，进而在日常较为错综无绪的工作中抓住重点，把握主动。

2.做好决策实施中的协调

办公室上至领导机关、下至基层、横向到各职能部门，都需要协调，有时领导之间对一些问题意见不一致的地方也需要办公室协调。因此说，协调好方方面面关系是办公室为领导决策服务的一项重要内容，通过强有力的协调统一认识，协调步伐，排除干扰，保证决策的正确实施。做好决策实施中的协调，理顺相关的领导、部门、基层之间的关系，增强实施的穿透力，使落实决策的这三个部位思想一致、目标一致、行动一致，从而提高决策的落实效率和质量。

3.做好重要决策及领导批示的督办工作

企业重要决策包括企业重要会议决策和重要文件，它不仅是企业在某一阶段的中心工作，也必然是在这一阶段牵涉领导主要精力所在。做好企业重要决策和领导批示的督查工作，一方面是保证政令畅通，维护领导决策的权威性，督促有关部门和人员迅速、准确、经济、有效地完成指派的任务；另一方面也是对执行部门在贯彻落实企业重要决策和领导批示过程中遇到的困难及时给予协调解决，对他们提出的合理的意见、建议和要求适时反馈给有关领导和部门，以便于对一些决策及时予以修正和完善，也有利于领导在以后的决策过程中做到心中有数。

二、切实做好基层服务工作

为领导服务与为基层服务从根本上说是一致的，同时，两者又是相辅相成的，为基层服务是为领导服务的基础，只有为基层服务好，才能更好地为领导服务。

1.要在思想上树立全心全意为基层服务的观念

办公室由于其所处的特殊地位，容易养成高高在上、脱离基层、脱离职工群众的工作作风，甚至有时会把为领导服务与为基层服务对立起来。因此，办公室人员要自觉端正态度，明确服务意识，认真做好为部门、为基层服务工作，真正做到急其所急，帮其所需，解其所难，热情服务。要时刻以企业大局工作和整体利益为重，主动搞好各部门的综合协调，及时解决部门间的矛盾，为各部门起好“牵线搭桥”的“中介”作用。只有这样，办公室工作才能得到基层各部门及职工的信赖与支持，才能为更好地深入基层提供有利的条件。

2.要广泛深入基层进行调查研究

毛泽东同志曾说过：“没有调查就没有发言权。”这句话对于在新形势下如何更好地做好办公室工作仍具有重要的指导意义。实在说，办公室工作非常繁忙，但如果因此而长期不走出去，不深入基层调查研究，单纯依靠部门和职工反映上来的情况，就难免在客观事物的把握上趋于片面、失真，陷于被动。因此，办公室人员要勤于走向基层，围绕企业的中心工作及各部门和职工群众意见比较集中的问题，进行全面深入的调查研究，认真倾听群众呼声，客观、公正、全面地掌握并向领导反映有关情况，才能更好地把握住认识问题和解决问题的主动性。

3.要努力为基层办实事，帮助基层解难题

办事是办公室工作的一项重要职能，对基层反映的情况，办公室人员必须做到接待热情、态度和蔼、耐心解答。对符合政策能解决的问题，督促有关部门及时加以解决，对暂时不能解决的要讲明原因，做好耐心细致的说服工作，要充分体现为基层办实事的作风。

三、切实加强办公室队伍自身建设

办公室人员自身素质的高低是搞好办公室工作的关键。办公室工作的性质要求工作人员必须具备各方面的知识并不断更新，这是时代的要求，是工作的要求。

1.办公室工作不仅面广、量大、事杂，而且工作的政策性也很强

办公室人员不仅要熟练地处理职能范围内的各种事务，而且还要有较高的政策水平。只有这样，在处理日常工作时，才能符合各项政策的要求，并富有创造性和新意，才能使自己具备独挡一面的工作能力，成为业务上的行家里手。

2.办公室人员要具备实事求是、忠诚正直的品质

办公室人员在上传下达的过程中能否做到实事求是、公道正派，对上直接影响到领导决策，对下则事关领导的威望和企业的大局利益。因此，办公室人员向领导反映情况要真实可靠，既不能凭主观臆断，随心所欲地编造，也不能道听途说、捕风捉影，更不能瞒上欺下，徇私舞弊。

3.办公室人员要具备自觉奉献、勤奋敬业的吃苦精神

办公室工作要想走出被动应付的圈子，占据一定的工作主动性，就必须要克服惰性，勤于付出，千方百计从做好本职工作出发，认真做好调查研究、督查反馈工作，自觉克服困难，主动协调解决问题。从维护大局出发，不计个人得失，才能在应付各项工作中做到游刃有余。