高校图书馆查新业务分析和管理

邱凤鸣　陈惠兰

〔摘 要〕通过对近年来东华大学图书馆开展的查新业务的统计分析，了解和掌握了目前高校图书馆查新工作的规律和存在的问题，从侧面反映学校科研工作及学科发展的一些现状。文章详细介绍了东华大学图书馆的科技查新工作管理经验，最后从提高查新服务能力和拓展查新服务业务角度为查新工作提出建议。

〔关键词〕项目查新；统计分析；管理；建议

〔中图分类号〕G350 〔文献标识码〕B 〔文章编号〕1008-0821(2009)01-0171-03

Analysis and Management of Novelty Search Work for Sciences and Technologies in Academic Library

Qiu Fengming Chen Huilan

(Library，Donghua University，Shanghai 200051，China)

〔Abstract〕By statistical analysis on novelty search projects of Donghua university library in recent years，realized and held the rules and problems existed in academic library novelty search work.The results reflected current situation of scientific research and faculty development in university.The paper introduced in detailed management experience about novelty search projects of Donghua University library.Finally this paper gave suggestions from point of enhancing ability to novelty search and developing novelty search projects.

〔Key words〕project novelty search；statistical analysis；management；suggestion

高校科技查新在科研工作和博士生教育中发挥着越来越重要的作用^[1-2]，本文旨在通过对东华大学图书馆近年来的科技查新项目的详细分析，促进查新工作更好地发展，同时对其他高校的查新工作起到帮助和借鉴作用。

1 近年来查新业务的分析

1.1 2004-2008年间图书馆每年完成查新课题数量的变化

从图1可以看出，2004年以来，校内的查新业务量在稳步上升，2008年前4个月，查新量已达106个，比上年同期增长3成多。校外的查新业务量也呈现逐年增长的趋势，但2004年和2006年，查新业务量较少，这主要因为：2004年我们才开展查新业务不久，由于宣传不够，许多潜在客户不了解我们的业务，同时人们对科技查新的重要作用不够了解，重视查新工作的人相对较少。2006年，图书馆忙于整体搬迁松江的繁重工作和教育部查新站资格申请事务，花费了大量的时间和精力，直接影响了查新业务的受理，造成2006年查新业务量下降。2007年，我馆接受教育部专家在人员、查新所需资源和完成查新业务质量等各方面的考核，获得了一致好评，成为教育部科技查新工作站(G05)。从图1可以看出，2007年的业务量较前几年有较大的提高，一方面教育部的查新资质提升了图书馆的地位，扩大了影响，另一方面查新员多年来优质的服务以及图书馆不断增加查新资源获得了新老客户的信任。同时，查新工作由服务型向决策型转变使客户通过查新受到了益处，吸引了不少回头客户，在实际工作中，经常遇到这样一些情况，有的科研课题设计不严谨，如缺少对照组，缺乏可比性；有的技术路线不明确；有的准备申报成果的论文中统计方法使用不当，导致结论不可靠或出现偏差等等，类似问题查新人员通过及时与委托用户沟通，建议申报者修改技术路线，调整主攻方向，提高项目的中标率。

从这几年的查新业务发展的趋势来看，今后的工作中我们还要加强宣传，扩大影响，挖掘潜在客户，重点分析科研单位、企业和高校的客户群体，有针对性地宣传我馆查新工作的优势，定期对客户就查新工作的作用、查新工作流程等进行培训，提高客户对查新的认识，扩大校内外客户群。

1.2 查新项目学科分布

通过分析查新项目的学科分布可以了解学校的科研动态和学科发展^[3]。近年来校内查新项目中各学科查新项目数所占查新总项目数的百分比统计数据如表1所示。

各学科查新项目的百分比的统计可以透视出近年来我校科研热点，从表1可以看出，查新服务项目几乎涉及了我校的各个学科，其中高分子材料、纺织、染整是我校的特色重点学科，也是这些年来查新项目较多的学科，每年的查新课题占校内查新课题总量的50%以上，特别是高分子材料专业，每年的查新量占了总量的30%以上，高百分比和稳定的发展趋势确立了高分子材料专业在东华大学各学科中的龙头地位，机械专业的项目查新是稳中有升，环境专业是新兴学科，其查新量逐年上升。

针对查新项目的学科分布，图书馆查新站应尽可能配备学科门类齐全的查新检索人员，加强查新的文献支持系统的建设。

1.3 查新的用途

立项类是在项目开始之前进行查新，立项查新的目的在于了解本学科前沿课题和亟待解决的问题和“空白”，使研究人员能够选择具有前沿性、创造力、竞争力和生命力的研究课题，立项查新多是用于申报企业科技创新基金、高校博士学科点专项科研基金、自然科学基金和“863”计划等，成果类是在取得了一定进展的情况下进行查新，成果查新用于申报技术发明奖、曙光计划或成果鉴定。无论立项查新还是成果查新都具有重大意义，它为科研开题、立项提供依据，通过立项查新，为科研人员提供研究现状和发展方向，使立项建立在同行研究的基础之上，保证科研工作的高起点，准确地把握科研方向，还可以筛选掉重复性课题，避免重复劳动；它为科研成果鉴定、评估、报奖等提供文献意义上的依据^[4]。博士论文的开题查新是保证选题的科学性、创新性与前瞻性必不可少的重要步骤，是培养博士研究生创新能力的重要环节^[2]。近年来每年完成的各类查新业务量如图2所示。

从图2可以看出，2004年，立项与成果的查新数量接近。而此后的几年中，立项查新都比成果查新稍多，分析这一变化趋势，可以看出科研工作者以前重成果申报、轻立项查新的观念有所转变，逐渐意识到了立项查新的重要性，客户感受到了情报服务带来的益处，因而查新的主动性大大提高。从图2还可以看出，近年来我校博士学位论文开题查新数量稳定增长，这说明我校博士生教育在大学教育中的比重和力度逐年增大。

1.4 查新的范围和委托单位

每年的查新项目中，90%以上的项目要求国内外查新，但也有少数项目只要求与国内文献报道比较新颖性，分析国内查新和国内外查新的委托单位可以发现，国内查新的委托单位大多是校外的一些企业，其查新项目一般是产品或生产工艺的成果查新以及专利二次开发，这说明企业在消化吸收科研成果的同时，也在不断开发创新。国内外查新的委托单位大多是本校和与高校合作的一些校外科研单位，他们承担了国家大部分的前沿科研项目，需要了解国内外某研究领域的最新研究成果和研究方向。

在查新項目的委托单位中，企业占了30%以上，这一方面说明企业已经从单纯的生产向产学研一体的方向发展，企业的开拓创新意识日益增强；另一方面也对查新机构带来利好，应注重挖掘更多的潜在的企业客户，为其开展查新业务。

1.5 查新项目申请的时间分布(以2006、2007年数据为例)

从图3可以看出每个月份完成的查新项目数量有较大波动，其中1月、2月、7月、8月查新项目数量较少，因为这几个月正值寒暑假，查新数量较正常上班的几个月少。2006年的5月、6月、11月和2007年的12月，这几个月的博士查新较为集中，2007年3月和12月的项目查新业务也较为集中，因为这2个月分别是上海市曙光计划和上海市高等学校博士学科点专项科研基金申报时间。通常，在政府部门审批科研项目与评定奖项的时间期限内，或者在博士生开题期间，是受理查新集中的时间，此时查新站的查新任务十分繁重，而且越是查新项目集中的时候，客户要得越急，有的客户甚至要求查人员在1～2天内完成查新报告，查新人员不得不超负荷、加班加点地完成工作，这在一定程度上可能会影响到查新报告质量。

高校查新工作存在淡旺季变化的现象，促使图书馆查新部门考虑如何建立灵活的应急机制保证在查新委托高峰期保质保量地完成工作，如在现有职工中挑选高素质的人才，培养能胜任的兼职查新人员；加强与科研管理机构的横向联系，尽早通知项目负责人提前准备查新；查新机构应该主动与查新委托人、委托单位联系，加强交流，使其了解查新流程；对于校内的博士开题，提醒导师给博士生开题时避开项目受理的集中时段。

2 科技查新的管理

我馆的科技查新工作，在文献支持系统、查新流程、查新报告规范化、查新管理系统的建设方面进行了有益的探索和实践，并取得了突破性的进展。

在查新工作中，为保证科研项目相关领域文献检索的查全率和查准率，我馆特别重视查新文献资源建设，不仅购买了国内外相关学科的权威数据库，而且开通了国内、国际联机检索系统，多渠道提高科技查新文献的保障率。

经过多年的工作实践，我们对查新中每一阶段的工作内容，建立合理的工作程序，不仅提高了工效，而且保证了查新的质量。首先，委托人必须在网上提交书写规范、技术要点和创新点明确的查新申请；相关学科的查新人员接手后，与委托人签订查新合同，并就项目的技术概况，技术背景、研究进展、技术指标、参数、结构、配方等情况与委托人进行详细的沟通；然后查新员通过手工检索和计算机检索等途径，运用综合分析和对比的方法，为项目的新颖性提供文献查证，并撰写查新报告初稿；查新报告初稿经委托人确认后送审核员审核，审核无误的报告才能送达客户手中；最后将项目的委托书、查新合同、查新项目的检测数据等背景资料以及查新报告整理入档。

在查新业务开始时，我们就注意查新报告的规范化，这利于审核员了解查新员检索的广度和深度，及时发现不足之处，纠正工作偏差；利于查新委托人的监督，使委托人更容易理解查新结论；而且使查新员在一定程度上避免迎合心理。

早在2002年，我馆就自主开发了基于WEB的科技查新平台，实现了查新业务的网上申请、查新流程控制、查新相关文件和查新报告的网络传递，系统的主要流程有：查新委托表单提交、受理查新委托、分配查新任务、工作进程查询、用户意见反馈、查新档案管理等，这从技术上保证了查新工作流程及查新管理工作的规范化、自动化和科学化，提高了查新工作的效率。

3 提高查新服务能力、拓展查新服务的建议

从以上的分析，我们清楚地看到我馆科技查新中存在的问题，为了提高服务能力和拓展查新服务，提出如下建议：

3.1 加强与用户的交流

一是宣传查新工作，宣传我馆查新工作的优势与特色，开发新客户；二是向客户讲解查新工作的作用、流程，提高客户对查新的认识；三是查新过程中就查新内容与客户的深入交流，要仔细、耐心地聆听用户对课题的介绍，从中尽量捕捉课题关键之所在，并不时将自己所获取的信息复述给用户，让客户真正了解查新工作。

3.2 建立专职兼职相结合的查新人员队伍

目前图书馆还没能配齐掌握检索技能的各专业人才，针对查新项目覆盖学科齐全以及有短期集中的现象，培养一批专业对口的兼职查新员很有必要。如计算机与自动化、信息与计算科学、应用物理学专业的查新业务，数量不多却有相当的专业深度，非常适合培养兼职查新员来承担；当查新业务集中的时候，兼职查新员能分担部分专业对口的应急查新任务，保证查新工作的有序进行。

3.3 制定查新质量标准

目前我馆对查新工作及查新报告尚无统一的质量标准，这就无法对查新质量的好坏作出全面、量化的评判，无法准确判断出查新论述和查新深度的区别。查新人员查新时没有量化的业务指导书，工作起来随机性大，产生失误的可能性也大；审核人员只能靠其主观经验进行审核，这在一定程度上影响了查新质量的客观性。

3.4 完善查新文献支持系统

近年来图书馆加强了检索型数据库和全文数据库的引进，将部分现有的馆藏文献数字化，收集已出版的和网上的数据库，建设特色数据库，并联合上网，实现资源共享，为科技查新提供全面系统、方便快捷的文献信息保障。但是高校拥有的信息资源与本校专业设置相关，非本校专业文献相对较少，而查新项目涉及专业范围广，因此，图书馆要扩大资源共建共享，特别是与有互补资源的高校图书馆的资源共享。

3.5 加强查新管理系统建设

我们自主开发的科技查新网络平台，方便了查新工作人员之间沟通交流、相互学习、互查互检，避免查新过程中不必要的重复劳动，同时，为建立查新档案提供便捷、有效的途径。但在使用过程中，也发现了一些不足，如对客户端上载文件的权限的控制不慎，不能防止用户不规范文件的上载以及过量上载垃圾文件；系统对查新文件的管理不够健全，如统计功能、浏览功能的设计过于简单，不利于查新文件的及时管理和全面统计分析。

参考文献

[1]陈乐雪.高校图书馆科技查新工作的探讨[J].图书馆理论与实践，2008，(1)：89-90.

[2]康桂英，俞以勤，吕瑞花，等.网络环境下博士学位论文开题的科技查新研究[J].农业图书情报学刊，2007，19(10)：104-107.

[3]杨眉，刘亚茹.通过查新课题分析透视我校科研热点[J].图书馆工作与研究，2007，(2)：83-86.

[4]徐慧芳，陈朝晖，郑菲.科技查新业务分析——以中国科学院国家科学图书馆总馆为例[J].图书情报工作，2007，51(11)：106-110.