郑州大学知识库建设和实施的方法

2009-07-10 09:03杨晓农

现代情报 2009年5期

杨晓农

〔摘要〕机构知识库是一个大学或研究机构通过网络来收集、存储、管理、检索其产生的学术成果并提供开放服务数据库系统。在促进大学学术成果的保存、传播与利用及为大学的学术成就树立品牌方面起着重要作用。本文探讨了“郑州大学知识库”系统平台建设和实施方法，并提出自己的建议。

〔关键词〕郑州大学；知识库；实施步骤

〔中图分类号〕Ｇ２５０.７６〔文献标识码〕Ｂ〔文章编号〕１００８－０８２１（２００９）０５－００６９－０４

Institutional Repository Construction and

Implementations of Zhengzhou UniversityYang Xiaonong

（Department of Information Management，Zhengzhou University，Zhengzhou 450052，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕Institutional repository is a database platform built by the special institution,which is used to save the resources produced by the people of the institution for a long term,and on which any body can obstain any resource by free.The paper aimed at researching the initial model of institutional repository of Zhengzhou university.

〔Ｋｅｙｗｏｒｄｓ〕Zhengzhou university;institutional repository;IR;process

在学术开放获取运动(Open Access Movements)的推动下，机构知识库(Institutional Repository)作为新型的学术交流方式成为国内外学术界与高校图书馆、科研院所图书馆关注的焦点。据2007年3月的统计数据，国内已有7所高校构建了自己的机构知识库。郑州大学作为河南省惟一的国家“211工程”重点建设高校，也应积极投入到机构知识库的建设中来，搭建“郑州大学知识库”系统平台，促进郑州大学学术成果的保存、传播与利用，为郑州大学的学术成就树立品牌。但由于各方面因素的现状，郑州大学知识库的建设还没有引起各方足够的重视。本文从郑州大学的实际出发，构建了“郑州大学知识库”系统平台的初步模型，并提出了具体的实施步骤，试图为推动郑州大学知识库的建设做一点贡献。

１机构知识库的概念及国内研究情况

机构知识库(Institutional Repository)概念来自于SPARC(The Scholarly Publishing &Academic Resources Coalition)2002年关于机构知识库的一个研究报告(The Case for Institutional Repositories：A SPARC position Paper)。关于IR的定义，目前还没有形成一致认识，但通过对有关机构知识库各种版本定义的解读，我们不难发现这些定义基本上可归纳为两类：一类侧重于对机构知识库是一种服务体系的论述，代表人物为美国网络信息联盟(Coalition for Networked Information)的常务董事Cliford A.Lynch。他认为“机构知识库是由大学向其社区成员提供的一整套服务，并对其机构内和社区内所产生的数字资源进行管理与分发”。另一类则侧重强调机构知识库的机构性、学术性、累积和持久性、开放性、互操作性。代表人物为SPARC组织的高级顾问Raym Crow。他认为机构知识库是对一个机构内院系成员与学生所产生的智力成果进行收集保存的数字知识库，可被机构内外的终端用户所获得而不存在获取障碍。

随着国外机构库相关研究的深入，国内从事机构库研究的人越来越多，近几年机构知识库的研究已成为图书情报学的热点问题，不断有研究人员撰写文章进行探讨，阐述论著者自己有关机构知识库的观点和看法。通过对2004年至今的中国期刊全文数据库、人大复印资料全文数据库、万方数字化期刊等3个数据库进行综合检索，检索到与IR相关的研究论文共37篇，集中于IR的基本理论研究、IR的实践与技术研究、IR的构建研究、国外IR成果的研究等。但对IR内容建设问题、IR建设单位和资金问题等IR建设中的具体问题论述较少，尤其是实证研究的成果更少。针对这些问题，我们以“郑州大学知识库建设模式研究”为题申请了河南省教育厅社会科学项目予以研究。我们认为，机构知识库的含义不能简单照搬国外现有的概念，而应该从实际出发，从学术开放获取运动的意义来理解机构知识库。因此，我们理解的机构知识库，不仅是一个服务系统，而且是一个特定机构的信息展示和服务平台。

２郑州大学知识库系统平台建设方法

２.１明确目标和建设单位

制定一个计划，最开始就要明确计划的目标，这样才能有的放矢。如果没有目的性，就谈不上效率，更会浪费大量的资源。

２.１.１郑州大学为什么建设IR

对于任何一个希望建设机构知识库的研究机构而言，一个明确的目标是必不可少的，郑大也是如此。明确的目标可以指明方向，提高工作效率，节省人、财、物等各类资源。对处于前进中的郑州大学而言，建设机构知识库可以提升学校及老师的学术能力、学术地位，促进学术交流，还可以弥补期刊资源不足的问题，让学校师生可以更加便利的使用身边的高质量学术资源，不必浪费时间、精力，舍近求远。

２.１.２郑大哪个单位应负责IR的建设

郑州大学图书馆作为郑州大学的文献信息中心，其主要任务是为教学和科学研究提供切实有效的文献信息保障，同时还是大学自身生产的学术文献的收藏机构，因此郑州大学IR的建设是郑州大学图书馆责无旁贷的任务。

由于郑州大学的IR的建设对整个学校和师生都有着重要的意义，因此郑州大学图书馆在负责郑州大学IR的建设时，首先要努力争取学校和相关部门的支持，比如研究生院、科技处、教务处等职能部门。他们直接负责学校的教学和科研的管理，可通过行政方式要求师生或科研人员将他们的研究论文、成果报告等作品提交到IR仓储中；其次，要制定出好政策或提供其他一些有吸引力的服务，劝导师生或科研人员主动地将其作品提交到IR仓储中。

２００９年５月第２９卷第５期现?代?情?报ＪｏｕｒｎａｌｏｆＭｏｄｅｒｎＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎＭａｙ，２００９Ｖｏｌ.２９Ｎｏ.５２００９年５月第２９卷第５期郑州大学知识库建设和实施的方法Ｍａｙ，２００９Ｖｏｌ.２９Ｎｏ.５２.２制定政策和原则

政策和原则的制定有助于解决IR建设过程中遇到的各种性质不清、责任不明的问题，也有助于IR建设中及建成后的各种权利与义务关系问题的解决。主要的政策与原则包括以下几条：

２.２.１制定馆藏政策

由于学术的不断发展会产生新的学科，而部分衰老的学科将被淘汰。因此，IR的建设首先要制定出相应的馆藏政策，也就是建设该IR的目的及保障措施。

２.２.２制定收录原则

IR的内容可以是预印本、期刊、声频文件、视频文件等多种形式，这些形式可能是纯粹的学术性资料，也可能包含管理或其它内容。对于这些内容的组织也可以呈现多种格局，可以按科学、项目、研究课题、课程等组织。因此，首先需制定内容的收录原则，明确IR中的产品及其种类。

２.２.３制定提交原则

包括制定提交者、审核的限定者、提交的程序、提交的文件类型及其格式等限定：

（１）对提交者的限定：为了能反映一个学术机构的整体实力，IR的提交者应是该机构的成员。为了保证IR的质量，并不是一个组织中任何人的任何作品都可提交到IR中。

（２）对审核者的限定：在院系主任、学科专家或知识管理人员中确定谁有权利来判定合格的内容提交者。

（３）对提交程序的限定：提交者的文献可以直接上传至管理部门，也可以在获得专家或同行许可后进入，这两种方式会直接影响IR中文章的总体质量。IR中文章的总体质量直接关系到学术机构的声誉，由于IR中存在众多未发表过的学术论文，因此其质量控制不能完全采用专家评审或同行评议机制；须根据不同的资源类型拟定相应的质量控制和评价机制，包括如何评价，在何种水平上评价等问题。

（４）对提交内容格式的限定：不同类型的知识产品可能具有不同的格式标准，如MS Word，PDF，PPT，Excel，Visit，Html等格式，所以需要对提交到的文献内容、所采用的格式、文献是否需压缩处理、文献占用计算机空间的大小等进行限定。

２.２.４制定版权政策

２.２.５制定元数据标准及其质量控制规范

由于IR中存放不同类型的资源，需要采用不同的元数据标准来描述它们，所以要制定出所采用元数据的标准，包括对数字作品提交者必须提供的信息、对可选择性提交的信息做出明确的规定。规范性的元数据有利于促进资源共享。同时还要制定出元数据的质量控制方法，包括对元数据的加工、编辑、审核等的要求。

２.２.６制定服务政策

构建IR的目的是储存、组织和保存学术型、数字化信息，提高学术机构的研究透明度和保障学术成果的合理使用。因此，需要制定相关的服务政策，比如：IR中内容是否要设立多种级别供不同“身份”的用户使用；不同机构之间的IR如何建立服务；多个IR之间如何建立共享服务；甚至还包括IR中数据的备份和更新及服务时间等。

２.３组建工作团队

在建立IR前，首先要建立知识管理部门并设置相关的专业人员(专职和兼职)，确定知识管理部门及其人员的职能。负责对IR的用户分组和权限进行集中设置和统一管理，对各组用户和单个用户的注册、行为、权限等进行监督和管理。建立机构知识管理的运作机制和管理准则。

在选定了IR的平台之后，下一步是考虑负责启动和维护IR的人选。参加机构知识库建设的人员一个最重要的特征是要有热情，尤其是对学术交流问题、对技术的应用、或是对推动机构知识资产使用方面的热情。缺乏这种兴趣，一些人就不能坚持完成项目。但只有兴趣并不能实现一个IR，如果感兴趣的人没有必要的技术启动和维护IR的技能，则必须从其他人那里获得这种技术。如果图书馆中没有人拥有下面强调的所有技术，那么需要从校园中其它部门或者招聘新的雇员来获得这种技术支持。IR的建设需要物色需求调查与分析、服务模型构建、成本分析、资源评价、计划制定的人员，组成一个IR实施计划小组。一般地说，需要图书馆领导参与其中。

人选选定后，还需要从中选择一个领导者，这一点也很重要。这可以保证项目的推进以及任务的合理分配。当参与者没有从现有工作中脱离出来专门从事IR的建设时，会出现一些困难。然而，这种情况在许多IR的建设初期是十分普遍的(尤其是在高预算的时期)，这也是选择参加IR建设的领导和员工时要考虑的一个问题。

建设IR时需要考虑的技能包括：学科专业知识；数据库设计；元数据创建和开发；信息组织技能；校园环境中的交流技巧。学科知识有助于了解特定学科的出版文化以及辨别不同院系的校园资产。即使不是从零开始建立IR，数据库设计的知识也是有必要的。信息组织、接口设计以及数据库设计技术有助于确保以一种直觉的方式来建立机构知识库中的关系型数据库，使得用户容易发现他们所需要的内容。在向员工和管理者推广机构知识库时，交流技巧就显得非常必要了。

在IR的建设过程中有两类专业人员非常关键：一是用户服务团队；二是系统技术团队。而其中最重要的是物色这两支专业队伍的主管。用户服务人员主要负责与用户的沟通和技术支持，特别是对向IR提供内容的用户的技术支持，其主要职责是：

（１）负责IR系统的用户管理，开发IR网站。

（２）负责用户培训，包括图书馆员、IR内容提供者和终端用户的培训，提供电话、在线或邮件的用户支持服务，编写与更新FAQ。

（３）协调管理IR内容的提交，与学科馆员沟通，确定内容新类目的定义和设置。

（４）配合系统管理员，协调历史数据批处理方式输入IR系统。

（５）负责元数据创建、定制、评价和移植。

（６）负责IR内容管理和长期保存。

（７）负责与院、系、所的沟通，根据用户和图书馆员的反馈意见，向系统开发员提出IR的新功能需求。

（８）负责宣传推广IR的服务。

（９）对学校制定工R服务的政策、规范、制度及其相关法律问题提供咨询意见。

（１０）用户服务的主管应当参与IR的有关决策计划过程。

要完成这些工作职责，用户服务人员特别是主管需要具备较高的图书馆学专业水平，能熟练运用相关软件工具，尤其需要熟悉 Web发布工具，具有良好的语言文字功底和沟通能力，具有较广的知识面。

系统技术人员主要负责IR系统的技术方面的工作，其主要职责是：

（１）负责IR系统各种技术问题的管理。

（２）负责系统技术培训，协调IR系统与图书馆己有系统之间的关系。

（３）负责系统维护、Bug修复，并向系统开发商提供系统改进的意见。

（４）负责系统管理、监视、测试和调试。

（５）负责应用程序和中间件的监测、升级。

（６）开发系统延伸功能。

（７）管理IR服务器及其他硬件、合同、文件，记录硬件运行中的问题。

（８）参与IR项目决策、计划与服务活动。

系统管理员要求具备扎实的计算机专业功底，熟悉图书馆业务，熟悉Unix系统，具有Java编程的经验，了解web开发技术，熟悉基本的系统管理技术，具有从事开放源代码开发项目的经验。

确定所需的工作人员及其职责，物色相应人员，组建IR建设工作团队。这是保证IR构建计划完成与服务效果的关键。

２.４制定项目计划

计划的制定对于按时、有效的完成项目任务具有极其重要的作用。所以在构建IR之前需要制定一个详细的构建计划。但在制定IR的构建计划前，要进行需求分析。可通过正式或非正式的词查，搞清楚郑州大学当前学术论著、作品的发表和存储方式，计算机网络及其IT设备资源状况，院、系、所和师生员工对数字资源存储、利用及其存在问题的认知程度，参与IR建设的主要力量等等情况。非正式的调查一般通过与学院教师和管理人员的面谈、邮件联系、跟踪web信息发布与服务情况进行；正式的调查需要设计问卷词查表，通过发放词查表或网上调查，分析所获得的各种数据进行判断。

在明确需求的情况下，制定IR构建计划。计划一般由开始阶段、发展阶段和成熟阶段3个时期组成，对不同的阶段有不同的建设目标和服务要求。一般开始阶段应将目标限制在比较小和可控的资源内容、用户对象和服务功能上。在取得成果、取得共识后逐步提升建设目标，增加建设内容，扩大用户范围扩充服务功能。

根据IR构建计划，建立一个成本模型，确定构建IR的工作进程表和时间安排。建立内容提交、发布和维护管理的制度，确定对用户是完全免费还是需要部分收费的政策。制定1R的短期目标和长期目标，确定优先的服务功能和服务对象。确定图书馆与郑州大学各单位之间在IR构建中的责任。

２.５ IR主体设计

２.５.１确定范围

（１）定义IR系统目标

郑大构建机构知识库的其目标主要有：

①构建创新的学术交流模式：对于学校师生希望通过因特网以便捷的进行学术交流以及学习和科研，IR是一个很好的选择。

②实现机构成果的记忆和展示：郑大所构建的IR应保存各院系、实验室等生产的各种科学信息，为这些信息的长期保存和传播提供一个稳定的平台。这样，它就将承担机构记忆的功能，同时它也允许机构创建一个展示窗口展示其研究成果，支持用一种新的方法评价科学研究并提供对这些成果的即时获取。

③实现开放获取：期刊价格的急剧上涨和出版者对版权的一些限制性政策破坏了对研究成果的广泛传播和持久稳固的访问，开放存取可以在一定程度上缓和这些不利影响。

④实现教学的延伸：IR存放的资料不仅包括学术成果，也包括了课件及其它有利于学生学习的各类信息，是课堂教学的延伸，对于学生学术科研能力的提升和专业知识的获取都有极大的帮助。

（２）识别需要接口的外部各系统

IR不是一个孤岛，或多或少都与学校内部其他系统有一定的联系，因此考虑IR与其它系统的接口需求是IR项目小组必需要考虑的一个问题。

（３）确定外部支持

外部支持是必不可少的，在建设IR前需要确定有哪些外部资源可以加以利用，并于相关部门积极联系、协商，获取他们的支持。

２.５.２系统分析

详细理解接口；分析需求，定义、排列需求的有限顺序。

２.５.３系统设计

选择一个设计目标；确定需要的软硬件；建立一个初步原型。

２.５.４系统实施

（１）开发、完善原型：由专业IT人员负责机构知识库三大模块的程序编写工作。项目小组在开发原型的过程中还应不断吸取反馈的意见，将改进加入原型中，以完善原型系统，适应不同的需求。此过程不断循环，直至用户满意。

（２）获得并安装硬件：了解有效的运行IR所需的硬件设备和相关的外围设备，依赖于所选择的IR平台以及IR要实现的功能。

（３）测试新系统：一旦软硬件安装妥当，项目小组的责任便会显著增加。此时，就需要对新系统进行测试，保证其正常运行并满足逻辑需求。我们可以在学校的某些院系进行试运行，尤其是那些资源类型比较多样化的学院，这样可以更加深入的测试新系统的性能。

（４）培训用户：确定系统可以正确运行后，就应当对使用系统的人员进行培训。

（５）完整建立系统文档。

２.５.５系统支持

（１）提供持续维护：系统的日常维护是保证系统能稳定、正常运行的重要条件。没有良好的系统支持很难想象系统能够长期的稳定运行，并且满足用户的各类需求。

（２）进行系统改进和升级：一个系统不可能一直能够很好的满足用户的要求，因为用户的需求可能发生相当大的改变，并且系统所属的组织其战略目标在未来也可能发生一定的改变，这就要求系统能够随之改进或升级以便更好的支持组织的战略计划。

２.６运行、反馈及建议

我们前面已经说过，IR就是一个开放机构自身学术资源的服务系统，它的运行情况及使用效果需要来自于用户的不断反馈。通过系统的反馈意见，可以发现IR运行中的各种问题，从而为知识库的改进提供依据。另外，我们还应该注意到机构知识库的设计不要脱离本单位的实际，即在对本机构现有信息管理系统正确评价的基础上设计建设模式。如郑州大学知识库建设，应该首先考虑郑州大学现有的信息管理系统（图书馆现有的系统是ILAS系统），这个系统的技术标准是否采用国际标准，性能是否先进？若达到了相应标准，那么知识库在内容及软硬件选择上就必须与之对接，以避免重复和浪费。

参考文献

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