高校聘任制下人力资源信息的数字化建设

摘要:本文在高校人事制度改革实行聘任制的大前提下,提出了人力资源信息化建设的思路与建议。

关键词:聘任制 高校人力资源信息 数字化

面对市场经济的发展完善和高等教育国际化的双重挑战,从上世纪末开始,我国高等学校在国家关于深化高校人事分配制度改革的政策指导下,对校内人事管理制度进行了改革,开始执行高校各类人员职务聘任制,期望能够建立一种基于人力资源管理理论的高校职务聘任制度,以实现高校人力资源的合理配置,形成良好的竞争、流动机制。合理配置高校的人力资源结构,使高校教职员工和岗位相互匹配。充分发挥人力资源的价值,逐步建立符合现代社会发展趋势、符合现代高等教育发展规律、符合中国国情的高校人事制度。职务聘任制不是简单地从终身制改为流动制,而是根据人才、职业的特点和规律,为人才的发展提供机遇和机制,为学校的发展提供良好的制度保障,从而建立有利于人才培养发展的环境,形成具有可持续发展能力和动力的良性循环机制。

1. 高校人力资源信息数字化建设的宏观管理

人力资源信息的数字化是高校人力资源管理信息化建设的一项迫切任务,是人力资源信息网络建设的基础性工作。为保证数字化人力资源信息的质量,实现人力资源信息数字化的既定目标,数字化工作应注重以下几方面的宏观控制。

1.1人力资源信息数字化要遵循规范、安全、效率原则。规范原则是指人力资源信息必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行数字化,并尽可能采用通用标准,减少因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费,提高信息存储传输的效率,选择最佳的人力资源信息数字化方案。安全原则是指在人力资源信息的数字化过程中确保信息原件的安全,最大限度地保持信息的本来面貌,避免数字化人力资源信息内容的失真,对具有保密性、不宜对外开放的人力资源信息,原则上不应列入数字化范围,对于内容敏感或者有使用范围限制的数字化信息,应采用密文方式数字化或为数字化信息设置必须的识读密令。效率原则是指人力资源信息的数字化工作必须讲究效率和效益,选择最优化的人力资源信息数字化方案,采用最优化的工作流程、最合理的技术模式和最适宜的数字化加工系统设施,加强人力资源信息数字化工作的社会化和协作性,从总体上提高信息数字化工程的投入效益。

1.2高校软硬件基础设施建设。软硬件基础设施建设是加强人力资源管理现代化的前提,是人力资源管理信息化建设不可缺少的基本条件和重要保障,是人力资源信息开发利用和信息技术应用的基础,是人力资源信息传输、交换和资源共享的必要手段。

随着科学技术的发展,计算机应用的普及,高校人力资源管理也在朝着信息化方向迈进,但是整体的信息化程度偏低。大部分高校在人力资源管理方面还有很多先进的技术手段没有得到充分的发挥和挖掘,有的高校即便购买了较好的设备和管理软件,但由于管理人员信息化水平有限,这些先进的设备和管理软件也成了应付检查的摆设。

1.3网络建设。网络建设是人力资源管理信息化的核心。要利用现代信息技术来改善管理模式,架构一个共享资源的平台,提高计算机和网络技术在人力资源管理中的应用程度,逐步提高人力资源管理信息化水平。网络建设包括局域网建设、互联网建设。近年来,相当数量的高校各部门建设了内部局域网,实现了与办公自动化网络系统的连通,在互联网上也建立了各自的站点。人力资源信息网络建设,可以更好地提高工作的透明度,降低办公费用,提高办公效率、大幅度提高人力资源管理者的信息化水平。

1.4高校人力资源管理人员队伍建设。高校人事部门做为人力资源管理的主要部门,面对的是众多高层次人才。在这样的情况下,人事管理部门要想真正发现人才、吸引人力、培养人才,实现本校人力资源的合理配置,全面提高本校的整体办学质量,其人事管理人员就必须具有相应的学历层次,较高的综合素质。惟有这样,才能在人力资源管理效益上发挥其应有的作用。

2. 高校人力资源信息的数字化建设

人力资源信息是高校生存发展的战略资源之一,它的开发和利用是人力资源管理信息化的核心任务, 是人力资源信息化建设取得实效的关键。而信息化建设,必须要从信息资源建设抓起,信息资源是信息化建设的基础和核心。

2.1高校人力资源信息库的划分。高校人力资源信息库应包括人事管理信息数据库、劳资管理信息数据库、职称管理信息数据库、师资管理信息数据库等。人事管理信息数据库应是对于组织机构、编制、人员的管理,包括个人及家庭的基本信息、影像信息、年终考核测评信息、岗位设置及聘任信息、奖惩信息等;劳资管理信息数据库主要用于日常工资管理、离退休职工管理,包括工资及社会保险信息、员工探亲信息、离退休信息等;职称管理信息数据库除对各类人员的职称变动进行管理外,主要还用于每年一度的职称评审工作;师资管理信息数据库主要用于各类人才工程、基金资助情况、出国出境情况、学历学位情况。博士后站基本情况的管理包括专业技术职务资格及聘任信息、学位、学历信息、培训、进修信息;各专业教师持证信息;引进人才总量和跟踪信息;人才需求趋势预测信息;教授博导等专家信息。

2.2人力资源信息的有序整理。人力资源信息整理是将收集到的人力资源信息按照一定的程序和方法进行科学加工,使之系统化、条理化、科学化,从而得到能够反映人力资源管理总体特征的信息。人力资源信息整理是信息得以利用的关键,既是一种工作过程,又是一种创造性思维活动。

高校的人力资源信息主要还是纸制的人事档案,人事档案记载的信息非常丰富,时间跨度也大,由于主、客观方面的原因,有些人事档案中的信息常常会或多或少有些差错,数据前后不一,甚至有时一种信息有几种不同的记录,这就需要将这些比较分散的、不系统的原始信息进行进一步加工和整理,将处于零散、无序、彼此独立状态的信息转换成便于传递、分析、利用的信息形式,使人力资源信息科学有序,更具条理性和系统性,便于查找利用。

通过对人力资源信息的整理可对杂乱无章的信息进行鉴别、筛选、过滤和分类,达到去粗取精、去伪存真的目的,也可以发现人力资源信息收集过程中的不足,以便进行补充收集。

2.3 人力资源信息的存储。对高校档案馆(室)中现存的人力资源信息进行普遍、全面的数字化处理是整个建库工作的重心。高校人力资源信息数字化处理主要是指依据《高等学校档案实体分类法》,将高校馆藏的所有人力资源数据信息进行逐卷著录,按不同的档案类别设计建立案卷、著录数据库,进行目录检索式管理。同时,通过扫描、数码拍摄等形式,把人事档案中利用频率高、价值高、易磨损的档案材料和数据库中无法提供的鉴定、年度考核等原始材料传输到计算机中。

在数字化的基础上,根据人事部门工作内容所涉及的多个方面,人力资源信息通用数据库还可进一步细分,下设若干子数据库与之对应。在将来的某项具体工作中,人力资源信息管理人员只要将相应的子数据库调出就可得到准确、完整的数据。

2.4 建立并完善高校人事档案数据库管理系统。建立一个优化的数据库管理系统,才能合理、高效地利用人力资源信息通用数据库中的信息资源,才能将人事档案的日常管理通过计算机实现,包括:文件的拟稿、核对、签发、打印、登记、收阅、归档到档案的分类、立卷、编目、著录、标引、检索、编研、保管和档案材料的接收、转出、借用、查阅、复制、删除、统计、收文和发文等活动的执行和登记等。系统管理员可以通过该系统将人力资源数据处理、业务管理集成于一个办公平台,档案管理也由传统的纸质载体拓展到现代化的电子载体上来。

3. 图书馆应在高校人力资源信息数字化建设及其开发利用上发挥其优势

作为学校信息文化中心的图书馆,是最有能力也有义务担负起此项建设、开发责任的。首先,信息的收集、整合、保存、交流是图书馆的职能所在,图书馆在此方面有着传统优势。其次,高校图书馆都很注重各校数字资源建设和整合的工作,创造了良好的硬件环境,也相继开发了一些高水平特色数字资源信息系统,通过这些开发实践培养了技术人才,储备了核心技术,具备开发大型综合信息管理系统的能力。

最后,作为学校人力资源信息收集、管理与利用的部门(如人事处、科研处等)更应非常重视人力资源资源信息的建设与开发。一方面将这些信息数字化,实行科学、高效管理,另一方面将其中的公众信息在学校乃至互联网上实现资源共享,充分发挥信息的效用。人力资源信息库的建设与开发是一项系统工程,然而由于这些部门缺少信息处理技术和数据库系统开发经验,加上受系统开发人力、软件等限制,不具备独自开发的条件,也没有将人力资源信息综合开发的能力。这就需要高校多个部门的分工合作,共建共享,以行政措施保证信息收集的全面性、准确性和权威性。

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作者简介:武英杰,女,1970年10月出生,2004年毕业于黑龙江大学信息管理学院,硕士学位,馆员,哈尔滨商业大学图书馆(北区)。