浅谈会计档案管理工作规范化

王秋华

摘要:会计档案作为国家档案的重要组成部分,在经济建设中起着举足轻重的作用,为国家制定宏观经济政策和单位制定经济决策奠定了史料基础。为更好的规范会计档案管理,提高会计档案管理领域的领导者和工作者的认识,总桔经验,更新观念,大力协作,推进会计档案管理工作规范化的进程。

关键词:会计档案管理工作 规范化

所谓会计档案就是指记录和反映单位经济业务的会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计核算专业资料,是经济活动最基本、最完整、最真实的记录,它具有重要的史料和证据作用。会计档案管理是指单位对自身的会计专业核算资料整理成册,并按照相关的法律法规加以保管处理的规范行为。

为完善会计档案管理制度,提高会计档案管理水平,规范会计档案管理活动,加强会计档案管理工作,财政部和国家档案局于1998年8月发布了新的《会计档案管理办法》,1999年新颁布的《会计法》也对会计档案管理工作作了进一步强调。如何更好地贯彻执行《会计档案管理办法》及《会计法》的有关规定,切实加强会计档案管理工作,充分发挥会计档案在社会主义市场经济建设中的作用,这需要单位领导的重视,及广大会计工作者和档案工作者进一步提高认识,使会计档案真正成为推动社会发展、规范经济活动的重要工具。

(一)会计档案管理工作有关原则和要求

我国法律对会计档案管理有一些相关规定,如我国《刑法》有明确条款涉及到会计核算资料的造假、隐匿、故意销毁、伪造和变造行为,这些实质上都与会计档案管理有关。故我国会计档案管理应符合以下原则和要求:

1.合法性。会计档案管理的合法性是指单位管理或委托管理的会计档案由符合法律法规规定的会计核算资料构成,会计档案的整理归档、保管处理符合相关法律法规的规定。

2.完整性。会计档案管理的完整性是指任何独立核算的单位都必须将其全部会计资料加以整理,入档保管。完整性包括两个方面:一是每个单位都应该将会计核算资料加以保管。按照《会计法》的规定,每个单位应设置会计机构或在有关机构中设置会计人员:不具备条件的,应委托具有资质的会计中介代理机构代理记账。据此规定,每个单位都应提供会计核算资料并形成会计档案加以管理。二是每个单位的会计档案应包含所有的会计核算资料。

3.客观性。会计档案管理的客观性是指各单位管理或委托管理的会计档案必须是真实发生的经济业务所形成的会计核算资料,不能伪造、变造或隐匿会计核算资料。

4.期限性。会计档案管理的期限性是指会计档案管理工作长期存在。为更好地维护国家经济秩序、维护法律的尊严,对单位记录和反映其经济业务的不同内容会计核算资料必须按《会计档案管理办法》规定的期限保管,以备查阅、使用。

《会计法》规定,对会计档案管理不善,造成毁损、灭失的,应承担法律责任。《会计档案管理办法》对会计档案管理作了比较全面细致的规定,主要有以下几个方面:①会计档案的保管期限规定。会计档案的保管期限分为永久和定期两类。属于永久保管的会计核算资料仅有8种,属于定期保管的会计核算资料有31种,按最低保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。②会计档案的销毁制度规定。对销毁的申报程序、参加人员、销毁地点作了规定。③会计档案保管的规定。会计档案由专门机构或专人保管,以明确责任。⑤特殊情形下会计档案管理的规定。这里的特殊情形包括:单位撤消、解散、破产、合并、分立以及存在未结清会计事项等。

(二)规范会计档案管理有待加强的几个方面

为确保经济业务记录的完整与安全打击和防范违法行为,促进社会和谐发展,必须从以下几个方面完善会计档案管理。

1.加强和完善有关会计档案管理的立法

目前我国有关会计档案管理的法律规定还不完善和缺乏强制效力。《会计法》仅仅在第42条作出了规定,《会计档案管理办法》虽然对会计档案管理作出了详细全面的规定,但其仅仅是一个部门规章,不具有法律上的强制效力。为达到会计档案管理的强制效力,改进单位会计档案管理工作,应该将“会计档案管理”专门作为一章规定于《会计法》中,同时废止《会计档案管理办法》。

2.会计档案最低保管期限的修改

随着社会经济的发展,社会经济效率的提高,会计档案包涵的信息资料巨增,《会计档案管理办法》中规定的会计档案最低保管期限对民事纠纷当事人来说显得太短。同时根据我国《刑法》规定,对经济领域的刑事犯罪嫌疑人进行追诉的最长期限为20年。在司法实践中,最低保管期限为10年和15年的会计档案规定显然限制了对犯罪的查证,因而为保证国家经济安全,保护当事人的合法权益,打击经济犯罪与职务犯罪,应将这两类会计档案的最低保管期限延长为20年。

3.增加会计档案管理检查制度

由于没有严格的会计档案管理检查制度,现在有许多单位在发现问题时往往查不到相关会计档案。虽然《会计法》等法律法规规定了内部会计监督与内部审计制度,但内部监督不具备超然独立性,一般的会计监督可以做到,涉及高层主管的会计监督往往效果不佳。为保证会计档案的合法、完整、客观,做到长期有效的管理,应将会计档案管理检查制度写进相关的法律法规中。

4.加快会计电子档案管理的规定

随着社会科技的进步,计算机在财务工作中的大范围使用,磁性介质保存会计信息的现象将会越来越多。然而目前采用的会计档案保管方法没有多大改变,仍以纸质档案为主。电子档案虽然保管但没有相关规定,实践中,仅仅是部分单位在保管纸质档案的同时将电子档案备份,既浪费人力、物力,又增加了管理成本,因此应尽快立法规范会计电子档案的管理,以达到法律的适用性。