项目管理在机械制造企业中的应用分析

肖 燕

摘要:在当今科技发展日新月异、市场竞争白热化的形势下,项目管理已经成为提升企业核心竞争力的核心利器。从机械制造企业的角度,阐述了实施项目管理的积极意义,以及建立实施项目管理体系的方法和控制要点

关键词:项目管理;项目管理体系;机械制造企业

中图分类号:F270.7

文献标识码:A

文章编号:16723198(2009)20004402お

1实施项目管理的必要性

在当前经济全球化和竞争国际化的趋势下,随着客户需求向多样化、个性化和多变性发展,企业运营逐步向客户导向过渡,营销模式也从功能型向过程型演化。如何适应科技的发展和市场的变化,灵活应对种种机遇与挑战,同时降低企业风险,满足客户的高品质要求,这成为摆在机械制造企业经营管理者面前的一道难题。这仅凭常规的管理手段已经难以应对,唯有不断调整管理模式,对企业资源和工作流程进行优化重组,加强风险管理和变革管理才是企业发展的生存之道。

由此,作为应对不确定性——基于项目的先进管理模式应运而生,它更加注重人的因素和顾客需求,更加富有柔性和变革的活力。具有专项功能的项目组比稳定的职能机构在企业中实现着更为关键的价值,项目的成败成为企业兴衰的决定性因素。因此更多的企业开始以建立项目管理体系为一种维持竞争优势的关键战略。

项目管理体系不仅可以将企业的各类工作以专项任务的方式进行推进,覆盖项目的全过程、所有相关者,可以促进企业内部各个环节、合作伙伴及客户之间的跨平台、跨地域的沟通与共享;而且可以让所有的团队,无论是职能系统、业务系统与服务系统都朝着同一方向高效前进,降低成本,扩大业务,使企业利益得到最大程度的保障。目前国内国际知名的一些大型IT企业,如IBM、 HP、华为公司都是以项目管理为核心来管理整个组织的运作。项目管理作为一种行之有效的现代的管理方法,在当代企业生产和运作将更多地采用。

2项目管理的特点

项目管理作为一门学科最早起源于美国,它所研究的对象主要是在资源一定的前提下,如何通过科学的运筹和管理以求达到即定的项目目标。由于项目管理技术在科学研究以及生产实践中显示出的巨大优越性,已成为未来企业管理的趋势。

项目管理是一种优化的管理模式,与传统的职能管理相比,具有组织临时性和柔性的特点,注重于综合性和目标管理,强调基于团队合作中的个人负责制,注重创造性和协作性。

首先,它提供了灵活的组织方式,有利于企业在有限资源的约束下,以适当的成本快速抢占商机或应对危机;

其次,它具有明确的目标导向性,有利于明确责任、分配资源、激励士气、提升绩效,便于评估考核、总结、提高;

再次,它强调“事事有计划,时时有控制”,通过一系列的启动、计划、执行、控制和收尾这样一个PDCA循环过程来确保目标的实现;

最后,它具有系统化、程序化、模块化、规范化、制度化的特点,能为项目的成功实施提供全方位的保障。

企业项目管理就是在管理企业所有项目的基础上,通过项目管理的方法来计划、组织、指导和控制公司的资源,从而实现企业战略的管理方式。它虽夹杂着企业日常管理,却与企业战略紧密结合。它是一种面向目标、面向成果的系统管理方法,使组织的管理由面向职能、面向过程的管理转变为面向对象,成为国际项目管理研究的一个重要领域。

3企业项目管理体系的建立与实施

现代项目管理的日趋普及显示出其极强的生命力和作为一种先进企业管理模式的巨大优势,正逐步成为企业发展的有力保障。但是在许多企业的具体应用中,项目管理往往专注于单一项目的运作,而未能与企业的整体运营管理相结合。尤其是一个企业的项目管理还会涉及到众多的工作、人员、数据和资源,如果没有一个有效的信息系统来支持和提高工作效率,企业项目管理将会难以实施。现在多家软件公司已开发出了相应的信息系统,包括微软公司的 Microsoft Project; Primavera公司的Primavera Project Planner for Enterprise; Welcom公司的Open Plan等。这些优秀的项目管理软件终究也只是辅助工具,如果没有建立一个科学的企业项目管理体系,即使最出色的管理软件将难以发挥作用。

因此,研究如何建立一个精简有效的企业项目管理体系,让项目管理系统更加有效地支持企业管理,从而提升企业的整体管理水平,具有非常重大的实际应用意义。

这里笔者认为,在机械制造企业建立实施项目管理体系需要关注以下几个方面:

(1)建立灵活的项目管理体系机构。

要根据按照常规管理模式,设立起相应的组织机构,并明确各级职责和权限。往往需要建立一个项目管理办公室来集中管理,主要为项目实施提供指导和顾问,并提供人力安排,同时在企业建立标准过程、管理最佳实践、经验和教训、建立工具库和数据库方面,争取获得高层的支持。尤其是在制造业企业中实施项目管理体系,还要考虑到项目类型的多样化、兼顾顾客要求的个性化特点,这就要求我们必须建立一套灵活多变的运行模式,监控项目按阶段实施。

(2)开发有效的文件化体系。

要实现项目管理体系化,就要根据项目管理的特点,确定相应的指导方针、组织机构、职责划分、工作程序、资源配置,并细化到每个工作程序运用的管理工具方法,以对项目的实施控制,这是建立项目管理体系的实质内容。

在文件中应规定项目的管理职责、各项工作程序和管理方法、处理途径等,形成各类制度、程序、指导方针、表格和检查表。

当公司运用项目管理方法愈加成熟的时候,以前的各类管理制度和工作程序将会被取代,这样可以有了更多的工作弹性。

(3)规范的项目管理方法。

规范的项目管理方法的建立,可以大大地增加组织在项目管理不断成功的可能性。一个成功的项目管理方法是基于它的指导方针和表格,而不是管理制度和工作程序。这种管理方法必须有足够的弹性,以便于它们能很容易适应所有的项目。并考虑到该方法对企业文化的支持和体现。

(4)认识持续改进的必要性。

当企业管理日趋成熟,取得一定的成功时,就获得了可持续性竞争优势。然而,要想保持持续竞争力,就必须要认识到持续改进的必要性。持续改进可以使企业保持住它的竞争优势,不断应对新的挑战。通过每个项目阶段的总结评审,不断积累历史数据,进行分析和整理,从而用于指导后续项目的开展。也可与竞争对手或行业标杆进行比较,发现自己的差距并努力缩短。

(5)做好能力规划。

伴随着企业在项目管理水准的程度提高,如何在尽量短的时间内,利用较少的资源而完成更多的工作内容,这属于能力规划的范畴。目前大多数公司都致力于建立能力规划模型,进而分析在现有的人力、物力的条件下能承担多少工作量。在进行能力规划时,需要考虑的因素应该包括:人力资源、时间、设备、现金流、技术等多方面的因素。不能一味追求销售扩大,而盲目承揽大量业务,造成生产运作超负荷,最终影响到企业的信誉和效益。

(6)与企业战略发展相结合。

企业项目管理要关注企业的战略目标和经营目标,因为战略目标是项目管理的基础,项目目标要与战略目标保持一致,为实现其而服务。无论从项目选择、资源的获得、执行过程还是项目评价,始终是围绕企业的战略目标这个根本出发点来进行的。

项目是企业实施战略的主要途径,战略是企业项目的出发点,企业的成败也最终取决于项目能否顺利地达成企业目标。战略是企业项目选择的依据,战略为项目选择的过滤提供了指导性纲领,只有符合企业战略的项目才应被选择和实施,这样的项目才有价值。

4项目管理实施的关键环节

(1)健全管理制度。

项目管理的重点应放在规章制度的健全上。建立健全和完善各项管理制度。重点对安全、质量、效益、物资采购、现场管理、供应商管理、售后服务等,制定一整套标准和管理办法,做到规范化、科学化、制度化。严格对进度、质量、安全、效益和信誉等关键业绩指标进行公开监督考核。

(2)做好项目的成本控制。

项目的成本控制一般包含三阶段的工作:

①基于预算的规划:要根据准确的历史信息,建立项目的基准预算和现金流;并对数据库进行更新。

②成本与绩效的决策:决定每个阶段工作内容的成本,将实际成本与实际绩效比较,以确定真实的收益率。

③总结报告:为项目团队成员、项目经理、管理层和客户准备一份项目阶段报告。报告应应反映出:各阶段的时间进度和成本,与计划节点和成本的预算的差异。预测将会出现的问题,并提出规避风险的战略等,为后期的项目管理持续改进提供一个实施框架。

(3)以人为本。

项目管理实质上也是一种以人为中心的管理方式,强调要通过项目管理激发员工的共同使命感和责任感。凭着团体意识的“结合力”,把专业化分工的不同个体协同起来,凝成整体的力量,齐心协力实现目标。

在项目管理体系的文化建设中,首先要培育员工的集体荣誉感,将个人与组织荣辱与共,从而激发员工的主人翁意识和责任感;其次,要打造和培养协作精神。要根据项目工作的特点,提出能够凝集人气、激发干劲、鼓舞人心的精神理念,作为企业文化的核心和精髓,对增强企业凝聚力和核心竞争力具有极其重要的作用;最后是营造宽松和谐的竞争环境。文化建设的重点,就是充分调动全体员工的劳动热情和创造精神,以尊重人才、关心人才、发挥人才为准则,为职工营造一个宽松和谐的工作环境,让每个员工都能找到施展自己才华、实现自我价值的舞台。

5结语

项目管理这一新兴的管理模式已经渗透到国际国内的各行各业,作为适应知识经济时代最具生命力的管理工具,为我们暮霭重重的机械制造企业也带来了一线生机。通过实施项目管理体系,不仅为我们提供了先进的管理理念、有效的管理工具,而且为我们的企业发展核心竞争力,早日与世界市场接轨,赢得了机遇。