提高认识,规范管理

邹云青

摘要思想认识的落后是造成中学档案管理制度建设滞后的根本原因,提高档案管理员及学校领导的认识、制定相关管理制度并将是否遵守学校档案制度列入老师的年度考核是中学档案管理制度建设的手段。

关键词中学档案管理制度建设

中图分类号:G47文献标识码:A

档案是一个单位在发展过程中直接形成的记录,是记录一个单位成长信息的重要载体,有着重要的作用和意义。学校档案是学校在长期的教学工作和活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、音像等材料,主要包括党群行政、教育教学、基本建设、仪器设备、会计、声像、实物、人员等八大类,内容十分丰富,真实地记录了学校发展的历史面貌,在学校规划和发展中发挥了重要作用。因此做好档案建设特别是制度建设对于一所中学的发展有着重要的意义。

1 中学档案管理制度建设的现状

笔者调查认为,目前中学在档案制度建设上,除了个别学校做得比较好之外,大部分主要存在以下两方面的状况,一是根本没有相关档案管理制度,资料管理分散混乱,整理分类方法不科学、不统一。二是虽然已经建立起相关规章制度,但流于形式,效果甚微。因为制度的贯彻必须依靠行政力量,没有强有力的行政管理,要将分散在各处室的档案材料收集起来,是非常困难的。

2 造成中学档案制度建设相对滞后的原因

从以上的分析可以看出,中学档案建设主要包括两方面,一是制度的制定;二是制度的执行。一所中学如果未能建立起一套行之有效的档案管理制度,明确什么资料该归档、什么时候归档,如何引导老师甚至强制老师将资料归档,其根本原因在于思想认识上的滞后。如果领导及老师认为档案工作“可有可无”、仅是应付上级检查而已,那么这所学校的档案工作不可能很好地开展。

3 做好中学档案管理制度建设的几点建议

3.1重视领导,争取领导对档案工作的重视,继而提高全校教师对档案工作重要性的认识

众所周知,要领导重视首先必须重视领导。很多领导都很重视业务工作,对档案工作则不是那么看重,没有认识到档案对学校发展及研究的重要性。在学校日常工作的开展中,如果没有遇到检查、升级之类的,领导也很难有时间顾及这方面的事情,档案管理员不妨定期提交一些资料报告、历史数据或图片等,供领导决策参考,让领导实实在在地体会到档案管理的重要性。因此要提高认识首先要提高档案管理员自身的认识,其次才是领导对档案工作的重视,逐步解决档案工作中存在的问题,如缺乏规范、有法不依等,从而促进本项工作的良性发展。

3.2档案管理员要结合实际,草拟出学校档案管理制度的初稿,继而推动学校以文件的形式发文,规范档案制度管理

制度的建设往往是从实际中来,到实际中去。因此制度中应该明确什么资料该归档、归档时限、如何归档以及未能归档的相关处罚等。这就要求档案室的老师要以《档案法》为依据,充分发挥自身专业优势,结合学校实际,制定出相关制度的初稿,提交学校领导班子讨论。注重制度的鉴定和指导职能、网络使用的制度建设(如怎么样保密等)。档案制度的建立还应明确以下几点:一是按统一的标准规范档案案卷形成的全过程。从档案材料用纸到收集、整理、编目等,都力求做到统一标准、科学分类、组卷合理、编目清楚。二是要做到有序化管理。对学校各种档案分门别类,形成体系,做到系统化。处理好档案工作中的“接收”和“移交”的关系,做到移交有手续,交接有清册。三是要编制实用、系统的检索工具,逐步建立完善检索体系。豎

3.3将是否遵守学校档案制度列入老师的年度考核条件,与相关的业绩津贴、晋升职称等挂钩

光有亮丽的墙壁制度是不行的,学校在每年年终考核或者每学期结束时,应认真检查每一个老师,是否按照学校的档案制度将该入库的资料归档,是否存在从档案室借出资料尚未归还等,对于违反学校档案制度的,取消该年度评选优秀或晋升职称的资格,以确保制度的权威性。

3.4制度建设也要不断更新,以适应时代的发展

在现实的执行情况中,往往也存在这样的情况:学校有相关的制度,老师也愿意按制度办事,但制度中相关的条款已经明显落后于学校的发展,不适应实际的应用情况。档案管理员要根据实际情况,认真收集各方面意见,提出相关调整方案,逐步完善学校的档案管理制度。

总之,建立健全规章是学校档案管理工作的基础,规范管理是档案管理的根本。各中学要从提高认识入手,建立起一套完善并且操作性强的制度,才能保障学校各类档案能按时归档,保障学校建立起来的档案符合管理规范,更好地为教学、管理以及学校的发展服务。