档案馆的社会化服务

麻玉林

[摘要]本文试从在继续做好为领导和机关提供档案信息服务的同时,就做好面向社会大众的档案信息社会服务化服务工作进行探讨。

[关键词]档案馆 公共性 服务

改革开放三十多年来,我国市场机制从建立之初的不完善逐步走向完善。随着我国市场经济制度的不断完善,档案馆也不可避免地被卷入到市场经济的大潮中,成为社会公共档案信息资源的“集散地”和社会公众共享档案信息资源的“目的地”。 作为信息“集散地”,档案馆的管理相对于其他组织和时代要求,已然落后了。尤其是国内档案馆的发展不仅落后于时代,相对于西方发达国家来说也是很有差距的。因此更新观念、与时俱进是对档案信息工作者最根本的要求。

档案馆是国家文明的标志,档案事业是国家的一项重要文化事业。在科技文化经济日新月异的今天,如何定位档案馆的角色地位,怎样发展档案工作(包括档案馆自身的发展和其在社会中的发展),认清当今我国档案工作的现状及其与西方发达国家的差距,确立发展目标,这些都是需要不断探讨研究的问题。

一、我国档案馆功能定位及现状

新中国的建立,标志着我国档案馆的发展进入新的历史时期。改革开放以前,我国档案馆的功能以保护档案资源为主,严格控制利用。1979年全国五届人大二次会议提出开放历史档案的提案。1988年1月1日起施行的《中华人民共和国档案法》设专章规定档案的利用和公开问题,档案信息利用进入了信息资源开发和共享的时代。2000年全国档案馆工作会议又提出了档案馆是“两个基地,一个中心”的功能定位。2004年全国档案工作会议又提出了“四位一体”的新体制。

由此看来,随着政治日益民主化,及经济文化发展的日益繁荣,档案馆的开放程度越来越高,其为公众和社会服务的功能越来越被提到重要位置。由于档案馆具有双重的功能,一是为党和政府工作,二是为人民大众提供服务。要提高档案馆的功能发挥,就必须要从两方面考虑,发展档案馆。不能忽视其为人民大众服务的能力,即档案馆的公共服务能力。

通过中外档案社会化服务管理中的对比,国外发达国家比我们档案馆开放的早了一个世纪,他们的档案馆发展至今,社会化程度较高,特色较为明显:在档案收集方面,档案馆与社会广泛接触、宣传,为档案馆馆藏的社会化奠定基础;在管理方面,档案馆的正式工作人员较少,使用大量义工、临时工、实习工或委托公司管理,实现档案人员的社会化;在保护方面,档案馆把档案保护中的高技术工作交由社会有关部门去做。这样做既花钱不多又能保证质量,档案馆的人员可以把精力投入到更重要的业务工作中。在服务方面,西方发达国家档案馆最大的特点就是“以人为本”的服务。第一,满足用户的不同需要。第二,提供优质、便利的利用环境。档案馆辅以配套的服务设施,为查阅者提供方便的环境。第三,满足不同用户的需要。在网络利用方面,社会化已初具规模。在加拿大,国家档案馆网站已是政府十大网站之一,每年约有1,500万人上网查阅档案。

在我国,档案社会化的程度相对是不高的,主要表现在:1、在收集方面,国内某些档案馆虽然开始收集与人民群众贴近的家族档案,诚信档案等种类,但档案馆仍以收集国家公务档案为主,私人档案数量较少,并且在一定范围内这种做法还未形成气候。2、在管理方面,国内档案馆都是由固定编制的人员来管理档案,少有义工、临时工和自愿人员到档案馆工作,这与西方国家形成强烈的反差。3、在服务方面,虽然我国档案馆提出“主动服务,方便用户”的口号,但从总体而言,在实际中繁琐的利用手续,简陋的利用条件以及固定的少数几种利用途径,使得档案馆利用人数难以上升。在网站建设上,国内档案馆虽多已建立网站,但可供查阅信息较少,用户点击率很低。我国作为发展中国家,多数档案馆还不能达到这样的水平,但是作为社会进步、事业发展的趋势,应该借鉴和提倡国外档案馆的社会化的种种先进做法以促进我国档案馆全面发展。

二、提高档案馆社会化程度的困难及必要性

(一)我国档案馆提升社会性的困难

我国有特殊的国情,在提升社会性方面面临着许多具体的困难。包括物质上的困难和观念上的制约。

我国档案馆的硬件建设严重滞后,有的省份馆舍严重不足,基础设施设备简陋落后,以至于使大量的档案卷宗因馆藏饱和等原因不能进馆。还有一些档案馆的档案柜数量不足,不能满足当前使用。另外现在许多地方的档案馆设备非常落后,现代化设备严重短缺,这是影响档案馆发挥作用的根本原因。

其次是馆藏结构不合理。随着我国社会主义建设事业的发展,人民群众的物质生活与精神生活都得到了不断的充实和提高。这种需求的增长要求档案馆必须丰富馆藏,优化结构。但现实情况是档案馆绝大多数馆藏档案为党政机关形成的文书档案,不能全面反映本地区政治、经济、科学、文化及民族宗教的特色,也不能反映本地区的地貌、物产、古迹、著名人物等,形成不了鲜明的个性,满足不了公众档案馆的需求,也制约了档案馆传承文化的功能。

再次思想观念需要进一步转变。观念在提升社会公共服务能力方面有很高的地位,甚至可以说“成也萧何,败也萧何”。只有更新观念,突破旧的僵化的意识框架,才能推动服务能力的提高。实践证明我们在这方面的缺失是十分明显的。我国档案馆长期作为国家机构服务于国家和政府,是不对公众开放的,开放之后,许多工作人员并不能转换角色,没有从思想上树立为人民服务的意识,导致服务态度不端正,服务水平不高。同时受长期计划体制影响,档案馆的管理体制以封闭、半封闭为主要特征,客观上导致档案馆的服务理念失衡,管理机制不健全,社会服务能力难以提升。

(二)提高社会化服务能力的必要性。

档案馆的实质就是公共性的文化事业机构,其管理档案及相关资源的目的就是为社会提供满意的信息服务。[1]在社会发展、变革的新时期,加强档案公共服务能力建设既是档案馆自身发展的需求,也是新时期社会发展对更好地实现档案馆基本功能提出的必然要求。

首先,加强档案馆社会服务能力建设是档案馆服务于构建和谐社会、落实科学发展观和加快经济建设发展步伐的迫切要求。加强档案馆社会服务能力建设的最直接结果是更加有效地扩大了档案馆信息资源“辐射面”,拓宽了沟通档案馆与公众之间的桥梁,使昔日的“金屋藏娇”能成为“抛头露面”的“社交名媛”。有利于实现社会的公平正义、有利于促进经济的发展,维护社会的稳定。

其次,加强档案馆社会服务能力建设是档案馆适应社会文化发展与区域文化传承的迫切需要。档案连接着人类的社会实践活动与理性思维活动,源源不断地为人类社会文化生活提供鲜活的养分,也使人类活动成为一个不断发展的动态循环过程。[2]作为永久的档案基地,档案馆是科学研究的基地,是科学研究和各方面利用档案史料的中心,对于社会文化的传承与发展具有积极的促进作用。

再次,社会服务能力建设也是新时期档案工作转型、创新、发展的迫切需要。根据档案馆的性质、功能以及社会发展对现代档案馆的要求,档案馆作为档案事业的主体,在新的社会发展时期必须进行包括加强档案馆社会服务能力建设在内的全面转变与创新,才能保持档案社会化服务工作的可持续发展。

三、加强档案馆社会服务能力的几点建议

(一)从硬件着手,加强档案馆自身建设

首先要加强档案馆基础设施建设。档案馆基础设施建设是档案馆功能建设的首要条件。针对现在档案馆舍不能满足使用的现状,对现有档案馆进行新建、改建或扩建,进一步扩大馆藏能力,切实改善档案保管条件。在档案馆建设上更新思想,用先进的理念,指导选址、设计和建设,营造适于开放的文化氛围,方便社会各界人民群众利用,使档案馆的基本功能和社会功能充分得到发挥。就内部设备来说,要根据实际能力,淘汰一批落后于时代的工具设备,配置一批高科技的,符合时代需求的优良设备。

(二)转变思想,树立社会化服务理念,推动档案馆走向社会

档案工作意识社会化,既包括档案工作者的意识社会化,又包括社会公众档案意识社会化。计划经济体制下的档案管理基本处于一种封闭或半封闭的状态,强调的是档案的政治性和保密性,使档案馆在“收、藏、用”上始终蒙着一层神秘色彩,难以让普通人自觉走进档案馆,了解档案馆,更难让档案馆真正走向社会化。

21世纪,科学技术迅猛发展,当今世界是个数字信息世界,社会获取信息资源的愿望越来越强烈,传统的档案管理理念成为了阻碍档案事业发展的障碍,不仅如此,还是开放时代一个不和谐的音符。因此,我们不能坐以待毙,或者说等着希望主动上门,我们必须要扭转这种不合时代的节拍,变被动接受社会为主动走向社会。要做到这一点,就要坚持以人为本,树立社会化的服务理念,树立档案资源来源于社会应该为社会服务的思想,把档案工作的重心从为少数人服务转移到为社会化服务上来,从间接为民众服务到直接为民众服务。坚持“为大局,为民众”的需求导向,增强主动服务意识,变单一、被动的服务为超前的、主动的全方位的服务,从而提高为社会各方面提供信息的服务意识。

(三)以档案管理现代化带动服务社会化

档案管理现代化是21世纪档案事业持续发展、不断创新的必然趋势和历史性任务,它也将带动档案馆服务社会化的深入发展,促进档案馆真正成为社会性的、开放性的档案基地。

在信息时代,信息化已成为社会各行业步入现代化的核心与主导,档案馆要想不被时代的列车抛弃,必须参与到信息化之中。所谓的档案信息化是将档案资源和档案各项管理过程通过信息系统加工和计算机网络的传输保存。将原有不同载体的档案资源转化成数字信息,以实现档案资源的社会共享。[3]由此可见,档案信息化是现代化档案馆的技术支撑,也是提高档案服务水平的必由之路。要强化档案馆的社会服务功能,就离不开档案信息化建设。网络建设和管理系统开发应用,建立起资源共享的平台,是档案资源信息化的主要内容。

档案保护现代化是保证现代化档案管理正常运行的唯一途径。不仅要保证档案库房、档案设施设备等的保管水平现代化,而且在档案载体,尤其是新型载体的保管上不断研究新方法,以确保档案信息内容的安全性、真实性与完整性。

(四)贯彻“以人为本”的用人理念,培养高素质、复合型人才

“以人为本”是科学发展观的核心,也是对现代档案馆的本质要求。[4]开发利用档案资源,提高档案馆社会服务能力必须坚持“以人为本”的服务理念和用人理念。“以人为本”的服务理念是说一切要从人民群众利益出发,满足人民群众日益增长的对档案信息和档案文化的需要。

人才,是档案事业发展的决定性因素。高素质人才队伍是档案事业实现全面、协调、可持续发展的重要保证。档案管理转向现代化之后,对档案工作者的要求越来越高。这就需要我们去培养一批思想政治素质较高、有强烈的责任心和使命感,具有较全面系统的专业知识和运用科学手段驾驭档案业务能力的新型、高素质复合人才。

参考文献

[1]谢伦伯格:《现代档案原则与技术》,黄坤坊等译[M]档案出版社1983年版 P179-183

[2]冯惠玲 张辑哲 主编:《档案学概论》[M]中国人民大学出版社2006年第二版 P96-105

[3]刘光伟《档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势》[J]《四川档案》2006年第1期 P13-14

[4]《档案信息资源开发与档案公共服务能力建设》,关继南[J]《中国档案》2006年第4期。P47-49