谈中小企业内部控制的改进

程 杰

中小企业在我国国民经济中起着重要作用。而内部控制制度是规范中小企业内部管理、提高经济效益的重要保证。因此,转变经营观念,增强控制意识,提高管理水平,改进内部控制是我国当前中小企业迎接市场竞争的基本前期。

企业内部控制是指企业为了保护其经济资源的安全与完整、防范管理漏洞、保证会计信息的真实可靠,利用内部分工而产生的相互制约、相互联系的具体控制职能的方式、措施和程序。内部控制的根本目的在于加强企业管理,提高经济效益;其基础是企业内部分工;其核心是一系列具体控制职能的方式、措施及程序。它是现代企业事业单位在对经济活动进行管理时普遍采用控制机制。然而,当前,许多中小企业的内部控制问题非常突出,进而影响了中小企业的经济效益,阻碍了中小企业的发展。

一、中小企业的组织结构。

中小企业一般是指资产规模不大,人员不多,管理幅度相对较小的企业。小企业组织结构一般采用集权式管理。中型企业在厂长(经理)领导下设置相应的职能部门,实行厂长(经理)统一领导,职能部门参谋协助领导作出决策。

二、目前中小企业内部控制存在问题。

(一)控制环境方面的问题

企业内部控制意识薄弱,缺乏应有的内部控制制度,企业组织机构设置不合理,管理制度不健全。

中小企业是在市场经济中出生和成长起来的,具有很强的生存意识,但是组织结构简单,规章制度缺失,人才缺乏、管理水平不高。管理者法律意识淡薄,想方设法打擦边球,管理随意性大,制度化、规范化、和程序化差。职能部门职责不清,信息不畅;不重视企业文化建设,奖惩制度不明确,员工的不公平感强烈;管理观念陈旧,任人唯亲,企业留不住人才,财务不透明,隐瞒收入,虚报利润,恶意避税等。会计信息质量不高,会计处理随意性大,信息失真严重。

(二)会计权责控制方面的问题

财务管理与会计核算合署办公,服务对象不明,财务监督的服务对象是企业的所有者,它的具体运作和操纵是企业内部的事务,而会计监督的服务对象是企业内、外部利害关系人,由会计人员兼做财务管理,会计人员力不从心,既影响会计信息质量又导致财务管理乏力。

会计人员素质较低,思想教育和业务培训跟不上,一些根本不具备从业资格的人员混进财会队伍,业务一知半解,只局限于已发生的经济业务的核算、报告,参与管理的意识淡薄,会计的作用得不到全面发挥,更谈不上内部控制制度的运用。实践中,会计人员目标不明,制约着会计职能的发挥,责权利严重背离,导致会计执行者受打击报复,而得不到保护,而善于根据管理者意图搞假帐者却备受重视,且屡禁不止。

(三)内部审计方面的问题

内部审计是企业内部控制制度的一个重要组成部分,据调查,为数不多的中小企业没有设置内部审计机构,即使具备内审机构的企业,其职能也已严重弱化,不能评价会计信息及各级管理部门的绩效。于是,各管理部门更加有恃无恐,趁机转内部审计的空子。内部审计机构职能的发挥从很大程度上取决于企业最高层的主观意愿。

二、企业内部控制的改进对策

我国中小企业数量众多,规模大小不一,业务性质特点各自不同,建立一套完善科学并行之有效的内部控制制度是必不可少的。企业可以根据实际情况,结合自身的组织结构,形成纵横联系的分工、协调、制约和监督机制。笔者认为在这几方面可以采取对策对企业内部控制加以改进。

1、 建立健全内控体系

(1) 组织规划控制机制。某些相互关联的职务不能集中于一个人身上,各组织机构的职责权限必须得到授权,并保证在授权范围内的职权不受外界干预,每类经济业务在运行中必须经过不同的部门并保证在有关部门间进行相互检查。在对每项经济业务的检查中,检查者不应从属于被检查者,以保证被检查出的问题得以迅速解决。

(2) 建立授权批准制度。应该对企业内部部门或职员处理经济业务的权限加以控制。单位内部某职员在处理经济业务时,必须经过授权批准,否则就不能进行。

(3) 实行预算控制。企业编制的预算必须体现其经营管理目标,并明确权责。预算在执行中应当允许经过授权批准对预算进行调整,以使预算更加切合实际,应当及时或定期反馈预算执行情况。

(4) 实行实物控制。一是应严格控制对实物资产的接触,如限制接触现金、存货等,减少资产的损失。二是定期进行财产清查,做到账实相符。

2、 内控制度的设计原则

(1) 政策性原则。中小企业内控制度的设计必须首先符合并严格执行国家有关法律、法规和国家统一的会计制度,然后结合企业自身特点和财务管理的要求进行设计。

(2) 有效性原则。设计内控制度的目的是规范管理行为。保证企业目标的实现,内控制度的设计必须以有效为前提。尽量做到内控环节不易过长而又环环相扣,使之操作起来切实可行,行之有效。必须有利于控制和检查,具体了解控制制度执行情况的手段和途径,同时根据执行情况和管理不断完善,以保证内控制度更加适应管理需要,提高工作质量和工作效果。

(3) 账、钱、物分管原则。任何经济业务都要按照既定的程序和手续办理,多人经手共同负责。做到资金、财产物资和账簿的管理清晰、有序。特别是财产物资进行定期或不定期清查,随时反应账面情况,做到账实相符,保障财产安全。

3、 责权利结合。实行责任追究制度,各管理部门和人员必须明确各自职能和责任,建立责任追究制度。根据履行职责的情况进行考评,依据考评结果,分别给予物质、精神奖励和处罚。

4、 建立员工培训机制。科学的内控体系与员工的素质密切相关。企业应结合实际,建立切实可行的员工培训机制。通过培训,使员工更具责任感,明确自己工作的职责,逐步提高自身的业务能力和职业修养,从而提高整体员工素质。

5、 加强内部审计控制。内部审计机构直接对企业最高领导负责,保持相对独立性。通过内部审计制度,企业对各级管理层的财务活动和管理活动进行评价,包括企业经营方针的贯彻执行情况、企业财务会计信息的真实性和可靠性、各级管理人员的绩效等。内部审计组成人员应由企业最高层直接聘任。

6、 企业负责人必须高度重视内控制度并自觉接受监督。应该说,一套严密的内控制度的顺利实施,企业负责人起着十分重要的作用。离开企业领导的高度重视,再好的控制体系也显得软弱无力而流于形式。许多企业领导不重视内控制度,其根本原因在于严密的内控制度不仅控制一般员工,更控制企业领导。一些中小企业领导习惯一人说了算,而不愿意受到限制,尤其是在资金方面的限制。这就为内控制度的执行设置了障碍。企业领导必须自觉接受内控制度的制约,才能使内控制度在企业内部发挥作用。

新修订《会计法》明确规定,单位负责人必须对本单位的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责;必须保证会计机构、会计人员依法履行职责。《会计法》的这些规定,对企业负责人形成了制约。因此,单位负责人有责任和义务保证内部会计监督制度的建立健全并发挥作用;其次企业负责人在重视内部会计监督的同时,应当支持、保证会计人员、会计机构依法履行职责,为内部控制创造良好的环境;再次,单位负责任要以身作则,带头执行制度,不得干预阻挠会计人员依法履行职责,更不能授意会计人员违法办理会计事项。

中小企业内控问题多种多样,只有根据企业不同情况、不同问题,采取灵活机动的方式,设计适当的内部控制体系,才能发挥其应有的作用,使中小企业健康快速的发展起来。◆