高校教学档案管理特点、现状、对策

卢志兰

中图分类号：G44

文献标识码：A

文章编号：1673-0992(2009)03-0152-02

摘要：近年来，高校学院教学档案管理积极适应高校教学改革发展的形势，管理日趋科学化、规范化，但有相当一部分院校教学档案管理还不能完全适应学院实体化改革的需要，不能很好地为学院教学扣管理提供优质高效的服务，存在一些不足。

关键词：高校教学档案管理现状对策

一、高校教学档案的主要特点

高校教学档案是高校教学工作方面的档案，是高校教学活动和教学管理工作状态的记载，它不同于一般文档档案，也不同于人事档案，具有以下特点：

1、学科专业性强

不同学科专业人才的培养采用不同的人才培养方案，实施不同的教学计划，设置不同的课程，安排不同的教学环节和教学活动，提出不同的培养要求，实现不同的培养目标。因此，不同学科专业的教学工作是不尽相同的，具有很强的学科专业特性。

2、周期性强

高校的教学工作一般以学期或学年为一个工作周期，教学活动和教学管理一般以学期或学年来制订工作计划，提出工作要求，进行检查和总结。因此，教学档案也应按学期、学年来构建，形成周期性的档案。对以学期、学年来组织教学的教学管理工作更具有参考和指导价值。

3、信息来源广

高校教学档案信息既有来自高校教学活动各个环节的信息，也有来自各级主管部门对高校教学工作、教学改革和人才培养等方面的规定、条例等。

4、原始材料多

教学档案要真实记录教学管理活动。必须要依靠大量的原始性资料。没有数量充足、完整准确的原始资料就不能反映教学工作的真实面貌。

5、档案资料的形式多样

由于教学活动的多样性，记录活动的形式也是多样的。只有档案原始资料的多样性，才能真实确切地反映多样性教学活动的面貌，才更具有档案的作用和价值。教学档案原始资料应包括纸质、电子、图片、音像、光盘等多种形式。

二、高校档案工作存在的问题

1、档案意识较为薄弱，档案收集困难

长期以来，人们对档案工作缺乏足够的了解，档案意识不强。有的领导干部主观地认为高校的主要工作是教学和科研，忽视档案工作，档案工作与学校各项工作的发展不同步。有些文书人员为图自己方便，不愿及时归档，严重影响档案的完整与安全，也不能满足利用者的需求。此外，馆藏档案内容不丰富，侧重于党政文书类等一般纸质档案的收集整理，对其它档案较为忽视，如设备档案、实物档案、声像载体档案的收集几乎一片空白，特色档案收集较少，不能完整地反映学校发展的各个方面及鲜明的办学特色。

2、管理水平还需大力提高

虽然许多高校档案馆已实现文件级计算机管理，但系统功能结构设计单一，缺乏综合处理能力，不能与校园网络互联。无法实现资源共享；计算机数量不足，机器故障多，且缺少与之配合使用的其它设备，没有充分发挥新技术的作用；2001年实行文书档案立卷改革后，部分档案工作人员一直未能领会国家关于归档工作的改革意图，仍存在因循守旧的思想。严重阻碍了档案事业的前进步伐。

3、专业队伍建设状况不佳

档案工作人员多为半路出家，受过档案专业培训的人较少，熟练掌握计算机、网络技术的人更少。

档案部门不受重视，很难吸引高层次人才，成为安排老弱病残、引进高级人才家属的场所，真正能够从事档案业务的人员却很少。一些干部从事档案工作多年，经验丰富，但年龄偏大，思想保守，缺乏创新精神，甚至把档案馆视为养老院。年轻的档案人员受论资排辈的影响。在馆室管理、专业培训、业务交流等诸多方面缺乏机会，他们的才能不能充分发挥。

4、社会对档案的利用意识较差，服务效能低

绝大多数高校的档案利用率都不到20％，大多数档案长期闲置，无人问津。许多人还未认识到档案是非常有用的信息资源，可以为经济建设各项事业的发展及个人服务，还存在着过去计划经济时代档案只为党政机关政治工作服务的老观念。一些档案部门存在着“封闭”观念，没有把高校档案工作的最终目的放在开发和利用档案信息资源上，对开放利用过于谨慎。使普通利用者对档案馆望而却步，制约了档案的利用。

三、高校档案工作管理对策

1、进一步提高认识，切实加强领导

首先应成立学院档案管理工作领导小组。由行政一把手任组长，分管领导任副组长，成员由专职档案员及与学院档案工作密切相关的职能部门负责人组成，作为学院档案工作的行政机构。

二是建立学院综合档案室，配备具有专业知识的专职档案管理人员，负责对教学档案建设与管理进行全面的业务指导。

三是重视对教学档案工作的宣传，增强全员的档案意识，切实搞好档案公共关系。要加强宣传。不断增强全体员工的档案意识。可以通过各种途径，采用会议、橱窗展览、参观学习、档案利用事例宣传教育等形式，向全体员工宣传《档案法》、教学档案管理规章制度，宣传教学档案的重要性及作用，使全体员工充分认识和了解教学档案。熟知教学档案的归档范围、归档原则、要求及时间，重视并进而支持教学档案工作，主动配合档案管理人员做好教学档案材料的收集归档工作，确保教学档案管理工作高质高效完成。

2、提高专业管理人员素质

加强教学档案管理人员的业务培训。当前学院教学档案通常由学院教学行政部门负责收集、整理。兼职教学档案管理人员都不是档案专业出身，对档案管理的基本原则、方法不甚熟悉。因此，学校应首先考虑适当减少兼职档案管理员的其他工作，保证其有较充足的时间和精力完成教学档案收集、整理工作。

其次应创造条件。有计划、有目的地加强对兼职档案管理人员的业务培训，促使他们学习档案专业知识、专业理论，掌握档案工作的原则、方法。提高档案工作水平；学习教学管理规范，了解教学活动过程，熟悉教学档案的范围及具体内容。熟悉教学文件材料形成的规律及特点，确保教学档案的完整、准确、系统、规范：学习计算机知识、掌握信息化管理手段，实现教学档案管理工作的标准化、现代化。

3、完善制度，加强监督和管理

要认真贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，依据《档案法》制定学院教学档案管理规章制度和实施细则。明确归档范围及归档流程。监督、检查执行情况。建立教学档案工作的检查、考评制度。

要充分认识到学院教学档案管理是教学管理的重要组成部分，学院应将其纳入教学工作计划之中，纳入教学管理制度当中，纳入各级管理人员的岗位职责之中，并作为年度考核内容之一。

4、建设一支精干高效的档案工作队伍

当前，高校档案人员的现状与信息技术、网络技术和档案事业发展的要求还有一定差距。高校在进行管理体制改革，精简机构、人多岗、定量考核、提高效率势在必行。档案工作必须从传统的模式过渡到现代化的管理方式，这就要求档案工作者具备相应的思想观念、知识结构和工作能力。因此，目前急需加强对年轻档案干部的培养，使之尽快成为档案事业的主力军；加快专、兼职档案人员的岗位培训和知识更新工作，尤其着重加强计算机应用能力的培养，方能适应今后的工作要求。