如何推进天然林资源保护工程档案管理规范化标准化

王玉峰 李艳梅

一、归档立卷的原则

1.价值性原则,即归卷存档的天保工程文件材料必须是对日后工作有查考利用价值的文件、资料。档案管理人员在整理文件归档工作过程中,必须对文件加以鉴别和取舍,对没有存档价值的材料予以舍弃。

2.完整性原则,即归档的文件、资料必须齐全、完整。天保工程档案必须准确无误地记录工程项目实施的完整过程。

3.系统性原则,即所有归档的文件、资料必须加以系统化,坚决杜绝杂乱无章。

4.便于保管、利用的原则,即归档的文件资料做到整洁、有序、易于保管,便于工作中查阅、利用。

二、归档立卷管理要求

1.提高天保工程档案管理工作重要性的认识。天保工程档案管理是天保工程实施情况和检查验收的直接依据,是工程管理工作有序开展的基础,也是工程管理水平高低的一项重要标志。天保工程管理程序复杂、涉及面广、政策性强,如果没有完整、系统、准确的档案管理作依据,工程的实施情况查阅和工程检查验收无法正常进行,各项工程管理工作难以有序开展,甚至影响到工程建设的质量和成果。

2.加强对天保工程档案管理工作的领导。天保工程档案管理工作要按照统一领导、分级管理的原则,建立工程档案管理领导责任制,分管天保工程的领导要对工程的档案管理工作负全责,并将档案管理工作情况作为考核领导工作业绩的重要内容。局相关职能部门在做好本部门档案管理的同时,要做好工程项目实施单位天保工程档案管理的监督、检查和指导下级单位的工程档案管理工作。

3.建立并完善工程档案管理工作制度。

4.做好档案管理人员的配备和业务培训工作。要配备责任心强、业务素质高的人员专门负责天保工程档案管理的资料搜集、整理、归档、保管和提供利用等具体工作,保持档案管理人员的相对稳定。

5.做好资金落实和基础设施建设工作。要落实工程档案管理专用资金,配备必要的保管设施、设备及档案管理专用库房,切实做好防腐、防虫、防潮等工作,确保档案管理的安全。

6.做好工程档案管理的日常管理工作。要按照国家档案管理的有关要求,结合天保工程的管理特点,将工程档案的建立与管理作为重要工作内容列入工程规划和实施方案中,确保工程档案管理的完整性、准确性和系统性;要严格按照国家有关要求,做好档案管理资料的保密工作,严防泄密。要积极采用先进技术和手段,逐步实现工程档案管理的数字化和电子化管理,提高工作效率;要积极开发档案管理信息资源,主动为工程建设及其他业务的开展提供方便、快捷的信息服务。

7.各工程项目实施单位要注重从源头上抓好天保工程文件材料形成的质量,工程技术人员要随时收集在工程实施过程中形成的各类材料,并及时交由工程档案管理人员保管、整理和提供利用。凡归档文件材料用纸要规范、字迹要工整、数据要准确、图样要清楚、签字盖章手续要完备。录音、录像、照片和计算机存储介质的音像要清晰,文字说明要详细准确。要坚决杜绝使用铅笔、圆珠笔书写文件或将复写的文件材料归档的现象。

三、归档立卷的方法

1.准备立卷,主要是编制归档类目,作为平时文件归档的依据。

2.平时归档,即将办理完毕的文件材料,根据归档类目,分门别类地存放到有关文件夹内,为年终调整和组卷打好基础。

3.调整和组卷,一般在次年初进行。

4.编目装订。

四、具体步骤

1.天保工程档案一般在下一年度的六月份之前召开,立卷归档上一年度的档案。

2.归档文件的整理:一般归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,并把文件输入微机便于查找、利用,为系统网络利用提供快捷方便的服务。

3.归档文件的价值鉴定,根据本部门的实际来确定哪些文件具有保存价值、保管期限有多长、哪些文件不需保存暂存查或应进行销毁。

4.保管期限的划分,保管期限一般分三种,即:永久(50年以上)、长期(50年以下,15年以上)、短期(15年以下)。

五、立卷归档的质量要求

1.文件与文件目录纸统一用工纸张。报表、图纸等大于A4纸的应折叠得与A4纸同样大。

2.归档文件应齐全完整,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件(如铅笔、圆珠笔字迹、复写的)应予复制。文件上易锈蚀的金属物应去除。

3.整理归档文件所使用的书写材料(应使用碳素墨水)、纸张、装订材料(棉线)等,应符合档案保护要求。

4.档案盒式应采用无本酸牛皮纸制作。

六、整理方法

1.分类方法

我局档案分类方法,采用“机构(问题)——年度——保管期限”分类法,同一全宗内要保持分类方案的同一性、稳定性。“机构(问题)——年度——保管期限”分类法的含义是:先将归档文件按机构(部门)分类,在机构(部门)下按年度分类,再在每个年度下按保管期限分类。

(1)年度的确定:确定归档文件的年度一般以文件的签发日期为准。同一年度的文件材料应归在一起,不能混年度归档,但在判定日期时,以下几种情况值得注意:文件有多个时间特征。包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期等,一般以签发日期(即落款日期)为准。对于计划、规划、总结、预算、决算、统计年报等,新《规则》取消了按针对年度归档的规定,统一要求按文件签发日期(即落款日期)判定文件所属年度。跨年度形成的文件。召开会议、处理案件等,可能会形成跨年度文件。跨年度的会议文件划入闭幕年归档,案件处理文件在结案年度归档。几份文件作为一件的日期判定。若干份文件作为一件的,以排序在前的为准。

(2)机构(问题)的确定。将文件按其形成或承办机构(问题)分类,局机关以部(室)作为基本分类单位。

2.装订

(1)装订顺序:归档文件应按“件”装订。正本(打印件)在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后。

(2)装订方式和装订用品:装订前应将“件”内各页对齐,用缝纫机扎边(针距调到最大,在文件左边装订线处的中间扎10公分即可);较厚的文件仍采用三孔一线的装订方法。

(3)文件归档签(即处理签)放在归档文件的最面上装订。

3.排列

归档文件按事由结合时间、重要程度等排列,即先按照事由原则将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起,再采取一定的方法对不同事由的文件进行排列。(如我局实行一次性安置的文件就是按办理的时间、文号顺序来排列)。批复与请示最好排列在一块,若不在一盒内,须在备注栏内互写参见号。

4.编号

歸档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。

(1)件号:文件的排列顺序号,也是反映文件的位置,是固定文件在盒内的排列顺序。如:办公室2004年形成的永久、长期、短期3个保管期限的归档文件,编号后形成3个流水号,即永久的从“01”开始编1个流水号;长期的“01”开始编1个流水号;短期也从“01”开始编1个流水号,第二年又重新编。

(2)归档章:归档章项目:全宗(空白)年度(2004)件号(01)机构(办公室)。式样附后。

5.编目

归档文件应依据分类方案和件号顺序编制“归档文件目录”。编目应以“件”为单位进行,在目录中1件只能体现为1条条目。请示与批复应各为1条条目。

“归档文件目录”填写的项目有:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。(目录附后)

(1)件号:填写处室编制的归档文件的流水号。

(2)责任者:制发文件的组织和个人,即文件的发文机关或署名者(盖章者)。可用全称或规范简称,但不能简称为“本局”,联合发文的,应填两个,一个填本单位、一个填写主办单位;领导讲话,责任者则填领导人名。

(3)文号:文件的发文字号。应照实抄录,不能省略如:大林办发[2004]第153号。

(4)题名:即文件标题。填写题名时,一般情况下文件题名照实抄录,但是有些文件没有标题或标题不规范的,应自拟标题,自拟标题要外加“[]”。在填写标题时应注以下几个问题:有正副题名的(会议文件),可将正副题名一并抄录,若正副题名太长,正题名能够反映文件内容时,副题名无须抄录;正题名笼统,副题名具体时,录入副题名。如某题名是“认清形势,统一思想,加大改革力度,锐意开拓进取,促进我局经济建设快速发展——XX局长在全局天保工作会议上的讲话”,在录入时,“责任者”栏填写“XX”,“题名”栏填写“在全局天保工作会议上的讲话”即可。原标题文字不精练话句太长的,可适当缩写,保留主体。标题中出现文号的(转发文),应在文号之后补充主体内容用[ ]括住。比如标题是“关于转发黑林发(2004)49号文的通知”,此标题仅有文号,不能揭示文件内容,不便于检索、查阅,应在文号的后面注名,《关于提高天保工程管理队伍整体素质的要求》。文件无题名时,应根据文件材料的内容自拟题名。如:会议纪要、记录等。

(5)日期:文件的形成时间,用8位阿拉伯数字标注。如:20041011。有的文件上未注明日期,编目时应根据文件内容加以考证并填写。

(6)页数:指每1件归档文件的页数。计算页数时,文件中有图文的页面要算一页,空白页不计。正本与定稿(正文与附件、原文与复印件等)作为一件时,应将二者的页数相加,计其总页数。

(7)备注:填写归档文件需要补充和说明的情况。如缺损、移出、销毁等。若须说明的问题较多,可将具体内容填入备考表加以说明。

总之,天保工程档案管理工作是天保工程建设的重要组成部分。因此,要有统一归档原则、办法,使天保工程档案能规范化、标准化,确保工程档案管理的完整性、准确性和系统化及可利用性。□

(编辑/梁永安)