浅谈ＥＲＰ供应链管理系统在煤炭企业物资管理中的应用

刘崇慧

摘要：ERP管理系统正是传统管理模式与现代网络通讯相结合的典范， ERP与全球化的买方市场环境相适应，通过实施ERP等管理信息化工程，利用计算机的准确性、非情感性，借助网络的及时性、公众性，就可使企业的信息流、资金流、物资流和工作流集成和整合，从而硬化基础管理，实现决策过程科学化、工作流程标准化、员工行为统一化，极大地提高企业的生产率，提高企业的资源配置效率和竞争能力。文中作者将根据自己的工作实践，谈一下对ERP管理系统的认识及使其效能最大化的几点建议，以及对ERP管理系统功能的进一步提升有所帮助。

关键词：ERP-NC管理系统 物资供应 应用

一、ERP管理系统的产生及优点

（一）ERP产生、对于煤炭企业来说，做好物资供应对于保证企业生产的物资需求及正常运转，具有极其重要的作用。ERP-企业资源计划是一种20世纪90年代以来在国际上通行的、以现代化的先进管理思想为基础的、应用现代信息技术的管理系统，它为企业提供了决策、计划、控制和经营业绩评估全方位的管理平台。ERP通过对企业拥有的制造资源进行综合平衡和优化管理，并协调企业生产经营各个环节，以市场为导向开展企业的各项业务活动，全方位的提高企业在激烈的市场竞争能力，从而取得较好的经济效益，它对于企业的管理水平和经济效益发挥了重要的作用，ERP是基于“理想化”的公式而设计的，而这种理想的模型在现实生产管理过程中是不存在的，对于煤炭企业来说，生产条件复杂，生产过程不确定，由于煤炭企业使用的设备，材料品种繁多、复杂，加之各种物资又具有不同的特点，产品进货周期和订购批量就各不相同，因此提升煤炭企业物资供应的管理水平，做好日常物资的管理，对于加快资金周转，节省材料费用支出，降低储备资金占用，都具有极其重要的意义。

相对于传统的以手工操作为主要特点的物资管理来说，目前比较现代、高效、快捷的ERP计算机管理系统的应用，有着无可比拟的优点，它是随着现代信息技术的迅速发展和计算机系统的广泛使用及各种应用软件不断的广泛的开发和应用，而发展起来的。在世界经济全球化大趋势下，企业生存环境发生了巨大变化，市场的竞争范围更加广阔，复杂性和不确定性增加，生产需求层次升级和结构多样化，产品更新换代及产品升级和更新换代周期越来越短，因此更需进一步细化企业内部的管理。

（二）特点、ERP物资供应链管理信息系统，虽然应用的时间不是很长，由于其自身具有的优越性，因此引起了企业界的广泛关注，因此被许多的公司管理层所采用，相对于传统的管理模式它具有以下的一些特点。

1、它实现了流程控制，克服了传统的计划管理的协调性差关联度差的特点，具有关联度高，信息准确的特点。

2、各种数据具有可采集性，由于计算机系统采用数据库管理，相应的数据保存时间会更长，使用时提取的速度更快，各种数据保存的广度和深度都是手工操作无法比拟的，更加便于数据的汇总、分析和对比。

3、实现了层次分级管理，各个流程通过对各种节点的控制，可以实现层级管理，上级对于下级流程的有效控制。

二、ERP管理系统的主要组成部分及功能

正是因为具有着上述优点，供应链ERP管理系统才逐步的被越来越多的企业所接纳，虽然系统的流程比较复杂庞大，但按照其组成主要由以下几部组成，以开滦精煤股份有限公司供应链管理系统为例，ERP管理系统主要包括如下几个组成部分：供应商管理、采购管理、库存管理、合同管理等，下面以供应商管理和合同管理为例将其功能表述如下：

（一） 供应商管理

合作伙伴管理是销售市场管理的基础，包括供应商管理、渠道管理和价格管理。供应商管理系统提供对供应商在一段时期内的质量、价格、交期、服务、可持续性的改进等各方面进行综合的，全面的评估，为企业选择分承包商提供量化的科学的依据；渠道管理系统实现对渠道成员的商誉、应用等级、销售硬件能力、软件能力、投入产出、竞争对手在各地动态竞争势态等各方面指标进行综合评估，可制订并考核各种渠道计划、活动；价格管理系统支持对特定客户在特定时间段内，通过特定渠道及方式，获取特定数量的货物时可享受特定的价格政策。具体包括以下几个部分：

1、维护存货关系：是定义供应商与存货之间的对应关系以及它们之间所共有的信息，包括质量等级、供应商供货优先级、供货配额、发货提前期、最小订货量等。

可以按存货维护供应商信息，也可以按供应商维护存货信息，不需要重复维护供应商与存货之间的信息。

2、业务冻结：是对供应商进行冻结或解冻已冻结的供应商同时记录冻结纪录，包括冻结、解冻和冻结纪录查询。

3、评估报告：是对供应商的评估情况进行查询，用户可以根据供应商的评估情况来选择供应商。可以查询供应商的整体评估分数，也可以查询供应商在某个存货或存货分类上的评估分数情况，这样有利于用户了解供应商的全面情况；可以查询哪些供应商未进行过评估，还可以查询在特定日期后有哪些供应商未进行评估，这样可以提醒用户及时进行评估，保证供应商评估分数的及时性和完整性。

（二）合同管理

合同管理的基础是合同，本系统所指合同包括采购合同、销售合同，是用户与客户签定的具有法律约束力的协议。合同管理对企业经济行为的规范性、准确性、及时性具有重要意义。 合同管理系统主要包括合同的录入、审核、生效、变更、冻结、终止、废止及查询统计等内容。合同的录入及维护均是手工输入，可根据合同文本输入。合同审核后，采购合同和销售合同可分别被采购订单、销售订单引用。合同终止或废止后它们不能被引用。采购合同和销售合同分别与采购订单和销售订单建立对应关系，通过采购订单和销售订单的管理，可有效监督采购合同及销售合同的执行情况。采购合同、销售合同通过对采购订单和销售订单的查询可获得收付款情况和收付款计划执行情况。为合同管理提供预警平台，针对合同的有效日期、合同金额和合同数量等因素进行报警。本节点主要包括以下几项内容：

1、基础设置:合同的基础设置主要包括合同类型定义、合同条款定义和合同费用定义。用户应该在录入期初合同之前完成合同的基础设置工作，这样，设置完整的内容可以为日常合同和期初合同做参照。

2、期初合同:录入合同管理启用之前未执行完的合同，使全部业务保持一致性。

3、日常业务处理:采购、销售、其它业务合同的录入、审核、生效、执行、终止、废止业务。

三、为了使ERP管理系统效能最大化，企业领导者把以下几方面作为工作重点

第一、 做好员工培训工作

在使用过程中，需要对部门领导、生产计划员、生产统计员、仓库管理员、购销人员、财会人员、库管员等进行贯穿于实施全过程的培训，通过定期和不定期地培训、召开研讨会，使各级管理人员和员工更加了解各个流程及节点的各项功能以及流程运行过程中更新调整的部分，了解系统实施的最新进展，集思广益解决实际工作中存在的问题。通过培训交流以期提高员工各种操作技能。

第二、 完善物资编码的规则制定，坚持唯一性原则。

在整个ERP管理系统中，涉及到一个重要的信息—物资编码。他是整个系统管理核心，因为无论是哪一个环节，传递的主要是物资的信息，各种信息是以编码为依托的，所以物资的代码必须具有唯一性。在物资管理系统中，计算机是靠不同的代码来识别不同的物资的，唯一性原则是物资编码的基本原则，也是最重要的一项原则。假如把两种不同的物资用同一代码来识别，违反唯一性原则，会导致物资管理混乱,容易导致重复进货和物资的超储积压。其次，物资编码还必须具备合理性、可扩充性、简捷性、适用性和规范性的要求，使编码的大中小类的设置更加合理，以保证物资的科学归类。目前公司物资编码全部采用十位数字，数字的前两位代表物资大类，可以区分出金属、非金属、工矿设备、煤专配件、小型机械、五金、工具、化工产品等。第三、四位数字代表物资的中类，第五、六位数字表示小类，第七、八、九、十位数字表示每种物资的具体序号，这样通过大中小类划分，就可以使物资编码更加科学规范，为物资科学管理打下坚实的基础。

第三、在实际操作过程中，对于细节方面兼顾员工的工作习惯，使系统对工作的改变集中在思想方式的改变，而不是把时间主要花费在对界面和统计格式的适应上。

随着国内宏观经济的蒸蒸日上，信息技术的迅速发展，企业管理水平的不断提升改善，企业对生产服务意识的增强，有理由相信ERP供应链管理系统会被越来越多的企业所采用。◆

参考文献：

[1] 开滦精煤股份有限公司贸易部2003年内部文件汇编

[2] 中国物品编码中心.www.ancc.org.cn2005年4月10日

[3] 《管理信息系统》李永平 秦学礼编著科学出版社P48P73-74

作者单位：开滦能源化工股份有限公司