论电子文件档案管理与归档

徐 烨

随着办公自动化程度的不断提高,纸质档案材料不断增多,档案数字信息处理难度不断加大,这就需要通过计算机的录入、扫描、刻录等多种形式将纸质档案信息转化为数字信息,借用计算机和互联网来进行档案信息管理和档案信息的传输。因而强化电子文件档案管理工作已成为必然。

电子文件是不同于传统档案属性的新型档案信息,在载体寿命、环境条件、技术寿命、信息保护等几个方面都有所不同。

一、电子文件给管理带来的便利

随着数字化信息社会的到来,使用电子文件给管理和开发利用带来很大方便。一是电子文件的记录密度极大,存储空间很小,再大的信息量也不需要很大库房。二是电子文件的易删性,将给电子文件管理和开发利用带来方便。三是电子文件可共享,利用计算机网络系统,可方便快捷的同时提供给众多用户利用。四是各种信息媒体可利用计算机多媒体技术进行集中统一管理。五是可利用电子文件非实体归档特性,利用网络技术,很快完成电子文件的收集积累、整理归档工作。

二、加强电子文件的管理与归档

与纸质文件相比,电子文件的管理与归档是一项艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,因此需要从以下几个方面加强电子文件的管理和归档工作。

一是电子文件的归档问题 。电子文件的归档是将整理完毕的电子文件从计算机网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。首先应该确定好电子文件的归档范围,如果是网络就要按要求转到数据库,如果是载体传递归档,就要做一些辅助和认证工作,要与纸质文件结合归档。只用传统的纸质档案的归档方法和程序显然是行不通的,针对这个问题,国外学者提出了“前端控制”的思想。在国际档案理事会电子文件委员会制订的《电子文件管理指南》(草案)中,将电子文件的生命周期划分为设计、形成、和维护三个基本阶段,并认为档案工作者干预电子文件的时机,应确定在电子文件管理系统的设计阶段。即尽可能把文件各个阶段的管理要求放在系统设计阶段予以考虑,把各种可能要预设的管理功能纳入系统中,以功能合理的文件管理系统作为管理好电子文件的先决条件。这样,在生成电子文件的同时,就可以采用系统所具有的功能直接确定文件的归档范围,判定其保存价值,还可以及时设定用于检索的各种数据以及利用要求等。这样做对保证归档文件的完整性、准确性和安全性具有决定性的意义。近年来,我国广泛推行的文档一体化管理,其基本思路也是对整个管理系统实行前端控制。归档的前端控制思想,打破了档案工作和文书工作的界限。冯惠玲教授在他的《电子文件时代新思维》中说:档案工作要把“势力范围”扩大到原来的文件工作阶段,归档不再是文件工作和档案工作的“结合部”,在归档之前就要进行某些“档案管理”的活动。

二是电子文件档案的鉴定。电子文件的鉴定,是对归档的电子文件内容进行鉴定。同时,将载体进行检查、检测。并确定电子文件的保管期限,将无保存价值的电子文件进行删除。由于电子文件具有虚拟性和依赖性的特点,文件内容难以独立支撑它的保存价值,还需要一定的技术状态作为保障,因此仅对电子文件内容作出鉴定是不够的。法国档案学者哈罗尔德·瑙格勒首次提出了电子文件双重鉴定的思想,他认为“机读文件的鉴定包括文件所含信息的鉴定(内容鉴定)和文件技术状况的鉴定(技术分析)”。这为电子文件的鉴定工作提供了一条全新的思路。电子文件内容的鉴定用传统的“直接鉴定法”恐怕不行。直接鉴定法是逐份审阅文章的内容,确定其保管期限。由于电子文件虚拟性的特点,再加上电子文件数量居多且内容繁杂,直接鉴定法将难以有用武之地。现在档案界的一些专家已经想到一种适合于电子文件的宏观的鉴定方法,这种宏观鉴定思想的要点是主要通过文件形成者的职能,而不是文件的内容来判断文件的价值。这种宏观鉴定法所面对的不再是单份文件,而是某种职能的文件,所以常常表现为一种“批处理”方式。而且这项工作宜及早进行,档案界普遍认为文件管理系统设计阶段是鉴定电子文件最合适的阶段。电子文件的技术鉴定比内容鉴定更为重要,因为对电子文件的管理费用,大量转移到了为保障其安全性、可读性和易用性等所需要的技术设备和环境维护中。技术鉴定的内容,包括了对信息真实、可靠、完整、可读性的认定和文件载体性能的检测。

三是电子文件档案的保管和维护。为确保电子档案信息的完整、真实和安全,做好电子文件档案的维护和保管工作非常重要。1、搞好电子档案载体的存放环境。电子档案载体应存放在防磁性能好的专用柜架内,环境温度可控制在15℃-24℃之内,湿度保持在45%-60%之间。同时注意做好防尘、防火、防有害气体等库房“七防”工作。 2、做好备份工作。由于电子档案载体的不稳定性和电子文件可变性特点,做好电子文件档案备份工作非常重要。这需要切实做好以下二个方面的备份:一方面要建立多套备份,一式两份或一式三份,并分开保管,以免电子档案载体意外损坏。另一方面针对电子档案载体寿命短的特点,最好每隔三年进行一次保护性复制。3、要做好安全保密工作。首先防止电脑网络上“黑客”攻击。现在黑客技术和手段越来越高明,仅靠一道简单的密码是根本阻挡不住黑客的,国内外一些部门采取设置“双层电子门”的办法,除使用磁卡身份证对访问者验明正身外,还要设置电子密钥,使用个人活动密码。纵是如此,我们也不能保证其百分百不被黑客高手入侵。还应使自己的电脑网络系统具有良好的逆流跟踪查找功能,以便及时查出黑客行踪,逮住恶意的黑客,给予法律上的制裁,这样可以起到威吓作用,使黑客们不敢入侵破坏你的系统。其次,还要严格防止计算机病毒。4、对一些重要的电子文件,要有相应的纸质文件。现代已经有很多事实表明人类不能够过分地依赖高科技设备。由于电子文件档案的虚拟性和依赖性,假如发生意外或特殊情况,致使电子文件赖以存在的计算机系统无法正常工作,那时我们对存在磁盘、光盘等载体上的电子档案将是束手无策。因此有适当的纸质文件备份也是非常必要的。