高校实验室信息统计与实验室管理信息化研究

丁爱侠　郑春龙

摘 要：高校实验室信息统计既是实验室管理的一项重要的常规性工作，也是一把衡量实验室管理水平的标尺，本文结合宁波大学信息统计工作的实践，剖析了目前实验室管理中存在的问题，并探讨了如何通过实验室管理信息化提高实验室管理和信息统计水平。

关键词：实验室信息统计实验室管理高校

中图分类号：G642 文献标识码：A文章编号：1673-8454（2009）09-0021-03

高校实验室信息统计工作是教育部统一部署的高校实验室管理的一项基础性工作，根据教育部办公厅《关于报送高等学校实验室信息统计数据的通知》(教高厅函〔2006〕45号)，自2006年起新的“高等学校实验室信息统计”指标体系有了较大的调整。[1] 新系统更加客观全面，具有可操作性强、综合分析性高、连续动态性好等优点，更能适应新形势下高等学校实验室管理工作的需要，更好地了解全国高等学校实验室建设与发展，以及实验教学、仪器设备、实验队伍等多方面的情况。现结合宁波大学两年来实验室信息统计工作的实践和体会，谈谈如何在保证统计数据质量的前提下，更为简便、迅速地完成统计工作，并探讨了如何利用实验室信息化进一步提高实验室管理和信息上报水平。

一、新的实验室信息上报工作的特点

1.采用新指标体系

新的指标体系包括七个基表和两个综表，和2006年前的指标体系相比最大的特点就是新体系按照教育年度进行统计，指标更为系统，数据在上报期限结束后具有不可更改性，下学年上报系统将参照上学年数据做对比。此外，七个基表并不是各自独立的，它们之间互有关联，并且在学校上报前形成综表，综表中的数据更为直观，能够反映学校整体的实验室建设、仪器设备、实验队伍和实验教学等情况，便于学校领导和相关主管部门决策。

2.数据报送依赖网络

新的数据上报主要通过教育部实验室信息上报系统，数据的审核和修改也通过实验室信息统计检测系统进行。这样既简化了上报手续，各级教育管理部门可在网络上实时动态监控上报过程，采集、统计、分析数据更为准确、方便、快捷。学校和各级教育主管部门之间通过信息上报网络建立了一个良好的交流平台。

二、信息上报职能分工和指标分解

当前，宁波大学各类实验室信息统计数据由学院负责填报，学校各职能部门归口审核，设备与实验室管理处（以下简称设备处）负责汇总上报。随着校园信息化的发展和实验室管理水平的提高，逐步过渡到由学校归口管理职能部门在管理系统形成报表并负责审核，以减少数据统计和传递过程中的误差，确保数据的准确，并可以减少工作量。

为了规范我校的实验室信息统计工作，确保数据上报准确、及时，设备处将要求上报的7个基础报表，按工作需要和部门职能分解，分别由各学院及相关部门负责填报或审核。具体如表1所示。

三、巧用实验室信息统计检测软件

高等学校实验室信息统计检测系统是用于向国家教育部上报数据的单机检测，以减少数据出错率。其实，检测系统除了纠错外，还可提供一些很有用的功能，加以利用即可对信息上报工作大有裨益。比如，使用“系统维护”菜单中提供的“代码库维护”功能可以很方便地查找诸如实验室类型、成果奖励、专业职务、职称、文化程度以及学科等表格中需要的代码，不需要再从网上下载和查找。再如，系统中提供精确的定位查找功能，可以迅速找到错误信息，并在系统中立即进行修改。

此外，系统还提供制表功能，除了接收txt空格纯文本文件和dbf格式的数据库文件外，还可以直接制成上报txt文件。对于基表二、基表七等只有几条数据的表格，只需要打开系统中“数据修改”页面，将数据填进去保存后生成上报txt文件即可。对于某些数据比较少的学校，也可以采用这种方法，如果数据比较多，但不是从管理系统直接输出的，而是手工、半手工汇总来的，打开系统的“高级维护”菜单，选择一个表格，便可以批量添加或批量修改。这种从检测系统直接制表方法的优点是格式正确，数据关联严谨，不需要再次调整，也不需要二次转换，非常快捷、方便。如果想用excel格式保存，那么可以从生成的txt文件转换即可。

四、信息上报工作是实验室管理水平的一次检验

新的实验室信息指标体系比较复杂，涉及学校的多个管理部门，数据信息收集、统计和审核的过程是对高校实验室管理水平的一次检验，数据的精确与否是实验室管理是否到位的体现。通过连续两个年度的信息上报发现，我校在实验室管理和职能处室分工上存在一些问题。

1.实验室管理系统有待完善

宁波大学作为一所综合性大学，学科门类齐全，实验科目繁多，设备数量庞大，实验室数量较多，实验室规范管理的难度也较大。[2] 因为新一轮的校园信息化刚刚启动，尚未建立一个集成的实验室信息管理系统。原有的管理系统存在以下问题。

（１）系统独立、数据共享困难

虽然，几年来我校在实验室管理方面大大小小先后开发或购买了好几个独立的管理系统，但由于缺少统一的、长远的规划，分别开发或购买的系统由不同的单位设计，没有考虑到数据共享的公共接口，相互之间无法实现数据联动。对同一信息在不同系统中的定义、类型和名称的不同造成数据交换困难，甚至无法交换。[3] 独立的管理系统不能够按照校外有关部门和校内管理要求，生成各种综合性实验室信息报表。一个系统只能生成一个基表或基表中的一个数据。

（２）模块重复建设，导致资源浪费

由于各个管理部门的管理职能分工不同，再加上各个管理系统间的信息无法实现共享，一些管理部门为了管理方便，尽可能掌握与本处室相关的信息，便在各自的系统中添加相关的管理模块，尽管学校其他的管理部门的管理系统中已经开发了相关的数据模块。这不仅给学院的数据维护增加了极大的工作量，也造成了设备、资金和人力的巨大浪费。

2.各管理职能部门信息统计的时间口径不一致

教育部信息统计要求以学年为统计年度，虽然设备与实验室管理处大型仪器设备考核已经率先向教育年度管理靠拢，但由于历史管理习惯等原因，其他管理部门大都仍然以自然年度为信息统计区间，这就给信息上报带来了很大的困难。以科研论文为例，学校虽然开发了教师论文录入系统，但都是在年底计算工作量之前再督促老师上传和统一审核。所以，论文数据只有半学年的，另外半学年的数据只是通过让教师提供原始材料进行人工审核，不仅费时、费力，还容易造成数据不全，基表七中的经费情况也是一样。

3.管理部门间职能分工不清晰

学校某些管理职能分工过细，如我校的教师申请奖项由教务处、人事处、科技处、社科处和体育学院等负责，参与学生竞赛评奖的部门有教务处、研究生学院、科学技术处、社会科学处、团委、体育学院等。这给填报和审核基表三和基表六中获奖数据增加了难度，而且管理部门间条块分割明显，信息没有互通，通常一个数据要跑好几个部门才能搞清楚。

4.实验室经费管理没到位

目前，我校各项经费管理都是以“经费来源”为主要管理字段，而实验室经费信息上报字段是“经费用途”，所以，基表七中除了“仪器设备购置经费”一块可以从“固定资产管理系统”中获得外，其他诸如“设备维护经费”、“教学运行经费”、“实验室建设经费”以及“教学研究与改革经费”等都没有详细的统计，填报的数据都是东拼西凑来的，根本不能反映实验室的实际投入情况。以“实验室建设经费”为例，大部分实验室土建、改建或装修的经费来源比较多，除了国家拨下来和学校配套的实验室建设专项经费以外，还有从学院经费、学科经费、办公经费以及各种各样的经费渠道。经费渠道多，经手报销的人也就比较多，学院根本无法统计，而从计财处则只能得到实验室建设专项资金的情况，尚不能确定同一使用方向的经费开支的项目数，更谈不上统计具体的数字了。

五、结合校园信息化建设提高实验室管理和信息上报水平

新版实验室信息指标体系的数据之间互有关联，一般都借助于计算机软件和网络来完成数据的统计、整理和上报工作。[4] 所以，实验室信息上报的水平是由实验室管理的水平决定的，而实验室管理水平很大程度上依赖于实验室信息化的程度。信息化不是传统手工工作的“自动化”，信息系统的实施必须以优化的管理流程为基础，做简单、实用、人性化的系统。[5] 目前，高校基本上都使用了自己开发或购买的管理系统，但其中高质量、适用的不多，大都或多或少地存在这样或那样的问题。[6]

宁波大学2008年开始启动信息化校园建设项目，按照“统一规划、统一标准、统一平台”的原则建立了统一的信息平台和网络用户认证中心。在学校信息化改革的背景下，设备与实验室管理处联合教务处对原有的实验室管理系统进行二次开发，新的实验室管理系统不仅执行了学校的信息化建设规范和标准，还采用国家标准和教育部对教育信息管理的规范，各个应用系统都能有效地实现信息交换和资源共享，保证数据的一致性和完整性。另外，新系统最大限度地发挥信息统计和报表制作功能，可以直接生成教育部信息上报所要求的七个基表，并提供了完整的信息指标体系。教师在网上填报或修改数据时，数据受到信息指标体系中各种规定的限制，如果数据不合规范或在相互关联中发现有问题，系统会拒绝上传，并给予错误提示。该系统在完成高校实验室信息统计和数据上报的基础上，还可以适时向实验室管理部门传递基本信息，使其动态了解实验室仪器设备的增减变动及损耗情况，实验室教学任务完成情况，实验室材料的耗费以及学生实验的开支等情况，为学校全面了解现有实验室基本资源和运行情况，实施动态管理以及开展实验仪器设备使用效益评价等提供可靠的依据和保障。[7]

六、结束语

高校实验室信息统计既是实验室管理的一项重要的常规性工作，也是一把衡量实验室管理水平的标尺，而实验室管理信息化无疑是一种促进实验室信息统计和管理水平提高的催化剂。?筅

参考文献：

[1]刘婷婷.浅谈高校实验室信息统计工作的实践与体会[J].机械管理开发,2008,24(2):156-157.

[2]罗家奇,徐云生,张正华.实验室网络信息化管理探讨[J].实验室研究与探索,2008,27(5):74-76.

[3]王子荣,周梦君.我国高校校园信息化建设的问题探析[J].湖南大学学报（社会科学版），2005,19(4):65-68.

[4]吴云峰,文体健,陈实.高校实验室信息统计中准确、高校的数据处理方法初探—以北京化工大学研发的管理软件为基础[J].实验技术与管理,2008,25(7):101-103.

[5]陈满霞,陈雪军.论基于数字化校园的高校科研管理信息系统的建设[J].科技资讯，2008(9):127-127.

[6]银海强.高校教学管理信息化的战略思考[J].黑龙江高教研究,2006(10):103-105.

[7]赵亚红.高校实验室数据统计信息化管理研究[J].教育与职业,2008(18):150-151.