商务函电文体特点

王 红 孙忠颖

摘要随着我国对外贸易的不断发展,商务函电作用越来越重要。商务函电的语言应该简洁、礼貌、准确。本文从词汇和句法两个方面对商务函电的文体特征进行了初步的探讨。

关键词商务函电 句法特征 信函特点

中图分类号:G642文献标识码:A

我国加入世贸组织后,与世界各国的商贸活动日趋频繁, 商务函电作为国际商务往来中使用最广泛的联系方式,是开展对外经济贸易业务和有关商务活动的重要工具, 学习应用商务函电,了解它的语言特点,懂得如何恰当正确地选词组句是非常必要的。商务函电的文体主要有以下特征。

1 词汇方面

1.1 用词规范正式

由于商务函电是一种正式的公函语体,尽量多使用语体较正式的词语替代口语化词语。如用inform代替tell,用sufficient代替enough,用purchase代替buycertify替代prove等。

We are pleased to inform you that the relevant L/C has been opened in your favor.

1.2 用词准确严谨

由于商务函电的本质功能就是传递信息,而且传递的信息又关系到公司业务发展、品牌形象、客户开发、国际声誉等,因此,表达不能模棱两可,更不能出现错误。如果信函涉及货物的价格、重量等,有关数字的内容必须准确严谨,毫不含糊,如报价是价格一般有四部分组成, 如USD 60 per set CIF London这表示每件伦敦的到岸价是60美元;再如,介词短语by Monday 和before Monday在商务英语信函中是要严格区分的,前者包括Monday,而后者不包括Monday这一天。

1.3 多使用肯定性词语

肯定性的词语强调积极的方面,给人愉快的感觉。在商务函电的写作中,pleasure, pleased, glad, appreciate等有积极的感情意义的词语应不断使用。例如:

We take pleasure in acquainting you that we have established a business as a broker under the ABC company.

1.4 使用缩略语

商务函电的写作重点在效率二字上,那就需要用最简单的话语准确地表达自己的意思。简洁地向对方陈述让对方很清楚地了解你想说什么,从而快捷迅速地做出反应,因此在函电中大量使用缩略语。常用缩略语有:

B/L Bill of Lading 提单ETA Estimated time of arrival预计到达时间

FOBFree on Board 离岸价T/TTelegraphy Transfer电汇

2 句法特征

2.1 句子表达固定

为了表达具体的业务内容,商务英语函电在长期的实践中已经形成了各种固定的程式化的套语。这是商务函电英语句法有别于其他语体的一个显著的特点。如,在商务英语函电首段的第一句常用“某月某日来函收悉,不胜感谢,兹复函如下。常见套语有:Thank you for your letter of ....We have received your letter of ...with pleasure.We are in receipt of your letter of...如商务英语函电结尾句“随函附上……请查收。”常见套语有Enclosed please find..., 如请求对方做某事“请……将不胜感激”常用套语有we would appreciate...,it would be appreciated...

2.2 句子结构严谨

商务英语函电的句子通常较长,它往往将连续的短语、短句结合成一个较长的单句,或一个独立的主从复合句或并列句,但其语义层次分明,形成完整准确、简洁明白、内容严谨的句式。这样的句子结构特点不易令人产生歧义和误解,同时促进了国际商务活动的时效性,也加速了商务信息的传递。如,We are very pleased to receive your inquiry of 18th February and are enclosing our catalogue and price list giving the details you asked for...该句为两个单句结合的并列句,在后一个分句中有分词giving作定语修饰catalogue和price,you asked for这个从句修饰details。

2.3 使用被动语态句

使用被动语态能避免指责动作的执行者,从而比主动语态显得更礼貌。试比较以下两个句子:

a. You made a very careless mistake during the course of shipment.

b. A very careless mistake was made during the course of shipment.

b句比a句语气更委婉,更易被人接受,显得更有礼貌。

英语作为世界性通用语言,在当前国际贸易中发挥着越来越重要的作用。商务英语函电是现代英语的功能变体,既有英语语言的共同特征,又因其起所在的特定的商务环境而在词汇、句法和语篇等方面有着自己的特殊性。把握商务英语词汇句子的语特点有助于更好地从事于国际商务领域的工作。

参考文献

[1]魏国平.商务英语函电的文体特征.[C]北京第二外国语学院学报,2005(6).

[2]何永斌.论商务英语信函的词汇策略[J].湘南学院学报,2005(8):32～33.

[3]王君.浅析外贸英语商务信函的语言特点[J].教育与职业,2004(31):44～45.