新时期档案信息化建设存在的问题与对策

杨 晶

我国正处在通过信息化推动工业化的现代化建设进程之中。社会对包括档案信息在内的信息工作提出了新的要求。但相对于社会发展的需要和其他部门信息化建设的经验,档案信息化建设还存在许多亟待解决的问题,而且也迫切需要有一个行之有效的对策。

一、档案信息化建设亟待解决的问题

1.指导思想问题。市场经济社会下,任何行业的发展必须首先从自身所肩负的社会使命出发,通过有效履行自身的社会职责来换取自身发展所需的外部社会环境,唯有如此认识自身与社会发展的关系,才能为行业发展找到合适的思想指导。客观地讲,目前档案工作发展明显落后于社会发展。

2.解决传统思维定式的影响。在社会发展不同阶段,社会对档案部门提供信息服务方式的要求是不同的。在信息技术不发达阶段,档案部门为社会提供实体性档案信息服务是可行的。随着社会信息化程度的提高,这种服务方式作为主体方式而继续发挥作用,其有效性与适应性便会出现问题。其最大的问题在于服务的不便性和高成本,进而不利于工作效率的提高。对此,档案界人士似乎不以为然。因为在我们看来,这种服务方式是档案工作的传统,似乎只有如此服务才能真正体现档案服务的特色。这种根深蒂固的思维定式已经构成档案工作顺应信息化社会的严重障碍。只有破除其影响,我们的思维才能呈现开放态势,有效的发展对策才可能应运而生。

3.档案信息开发职责的调整。从档案信息资源开发意义上讲,长期以来我们奉行的基本思想是:档案工作者肩负为社会进行档案价值鉴定和信息筛选的职责。在社会信息化程度处于较低阶段,尤其是社会信息技术不发达时期,如此处理问题具有明显的社会适应性。

现代信息技术,尤其是网络技术的广泛应用为档案界提供了良好的发展机遇。长期以来,档案界一直把维护档案的物质安全视为自身的重要职责。在档案信息化时代,档案部门的主要职责在于促进档案信息的传播与社会利用。

4.档案信息技术建设问题。相对于其他文献信息部门,目前档案信息技术现状显得相当落后。目前档案部门可用于进行信息处理与传输的技术装备条件十分差。不仅如此,用于支撑档案信息网上全文查询的平台技术也明显缺乏。档案信息化建设可以走联合的道路,即通过与其他信息部门有效合作,开发出可借助公共信息网络进行档案信息传播的技术。

5.档案信息适时公开问题。信息公开问题一直是档案信息资源开发面临的核心问题之一。在计划经济社会,受社会管理体制和社会民主化程度的影响,公务信息的社会披露数量较少。伴随市场经济体制的日趋完善,社会信息化程度明显提高。对反映此类活动的公务信息,除个别的确有进一步保密的以外,绝大多数应作为公开信息供大众自由查询。在档案信息开放问题上,我们必须与时俱进。

二、档案信息化建设的对策

1.建立统一的组织信息化工作体制。目前,在绝大多数组织中,信息工作呈现明显的分离状态。这种分离状态已成为科学管理的严重障碍。因此,必须建立有效的制度,整合组织中各信息部门或与信息工作相关的部门的工作,使与组织发展有关的信息能做到集中处理。

2.促进组织建立完善的档案信息形成机制。理性化管理的重要标志之一是组织实践过程留有相应的信息记录。凭借已有的记录,既可对实践的合理性进行分析,以不断提升合理性程度,又可根据记录来解决管理中出现的各种问题或纷争。然而,由于我国现阶段管理的理性化程度相对偏低,工作实践的档案反映呈现明显的先天不足。近年来,越来越多的国家运用反倾销机制来对中国的产品实行限制。应对反倾销指控,关键在于提供系统的有法律效力的文献证据,其中档案信息无疑是关键。然而,由于档案信息不完整,我国许多企业无法积极地进行反倾销应诉,已给经济发展带来巨大的负面影响。

鉴于此,在档案信息化过程中,应在完善管理理性化的同时,根据组织实践各环节的职能特征,建立完善的档案生成制度,并把它纳入到工作人员岗位职责进行认真考核,以确保档案的形成完整性。具体说来,应把科技档案管理中实行的“三纳入”、“四同步”机制作为一项基本的工作制度运用于组织各项管理,以确保档案形成的完整性。

3.建立信息利用机制。由于组织管理的理性色彩比较淡,实践中许多工作的开展往往凭经验行事,以往工作留下的信息不为人们所认知,自然也就谈不上有效利用了,结果要么是工作效率提不起来,要么是给工作带来不应有的损失。究其原因,首要之处在于我们至今尚未建立有效的信息利用机制。许多工作的开展凭想当然,在这种情形下,一旦出了问题,责任人往往由于无力承担相应的责任而逃避惩罚,结果必然是问题层出不穷。深刻的教训提示我们,建立相应的信息利用与监督机制,对于解决现阶段管理中出现的问题有明显的现实意义。□ (编辑/刘佳)