关于提高高校行政管理效率的几点建议

陈 杰

摘要:随着高校办学规模不断扩大,人流、物流、信息流、资金流空前增加,对高校行政管理工作提出了新的更高的要求。本文对高校行政管理工作当前存在的不适应新时期高校工作的问题进行深入分析,并有针对性地提出提高高校行政管理工作效率的对策。

关键词:高校 行政管理 效率 建议

一、当前我国高校行政管理的职能

我国高校行政管理的职能派生于政府教育行政管理的职能。因此,从基础层面上看,它具有阶级统治职能、社会管理职能和社会服务职能。[1]其阶级统治职能体现为高校必须坚决贯彻执行国家的教育方针,严格遵守国家的教育法律法规,充分遵循中国特色社会主义理论和努力坚持社会主义办学方向。其社会管理职能则体现为高校通过实施行政管理和制定校内管理体制、组织机构、运行机制以及各类规章制度,来规范教育管理系统,引导教职员工依法行事、照章办事以保证教育目标的实现。其社会服务职能则体现在:校、院、系三级教育行政组织机构通过各自制定的法规、制度,来履行自己组织职能,积极为教学、科研第一线服务,解决实际问题,引导、组织和教育员工努力做好团结奋斗、教书育人、管理育人和服务育人。高校行政管理的上述职能都是由我国高等教育的社会主义性质、特点和内在规律所规定的,它的基本职能是引导和服务教育教学、科学研究。高校教育教学管理职能,就是通过行政管理的基本职能去实现的。

二、我国高校行政管理的运行机制

高校行政管理的运行机制除具有一般行政管理的机制特征之外,还具有教育自身的规律和特点。因此,要实现高校行政管理的有效进行,除要遵循一般管理原理以外,还应从学校的实际出发,制定出具有本学校特点的管理运行机制。高校行政管理的一般运行机制包括:

(一)决策机制

管理最重要的环节就是决策,决策贯穿于整个管理过程,所以要建立高校行政管理运行机制,建立合理的决策机制是个关键。

(二)动力机制

“行政管理中的动力机制一般有内在动力、外界压力和吸引力三个方面。”[2]在高校,内在动力来源于教职工和学生正确的世界观、人生观、价值观及其主人翁精神,这也是人学习、工作的主要动力源泉,师生有了正确的观念和良好精神,就能积极投入到教学、科研、管理、服务和读书学习中去。外界压力则来自国家行政机关下达的教育目标任务、社会对人才的需求与评价等。这种压力是属于受外界压力而产生的反弹动力,也同样是必不可少的条件动力因素。吸引力是指学校的人文环境、学术氛围、办学条件、学校的社会影响力、学校领导人的人格魅力等,这同样是产生向心力、凝聚力和能动力的重要因素。

(三)竞争机制

竞争机制是市场经济运行的一个基本原则,在今天也被我国高校作为一个管理原则而引入教育管理当中。竞争机制最显著的特点就是通过公平竞争,实现优胜劣汰。它在管理中的基本功能就是通过竞争激励人的主观能动性、创造性和积极性,促使人们不断提高工作(劳动、产品)质量,不断创造最佳业绩。近年来,我国高校的教学管理、科学研究、师资管理、学生管理和后勤保障等都根据自身的实际状况建立起具有自身特色的竞争机制。

三、当前我国高校行政管理工作存在的问题

近些年来,我国高校行政管理经过了持续的改革和发展,行政管理理念在不断地更新,行政管理职能在不断加强,行政管理的效率也在不断提高,行政管理发挥了其应有的作用,并有力地推动了高校自身的发展。深入分析和研究当前我国高校行政管理的运行现状,我们不难发现其中仍然存在一些不适应新时期高校工作实际的突出问题:

(一)行政管理职能履行残缺

目前,我国高校普遍实行“党委领导下的校长负责制”,其组织原则实行的是“民主集中制”。但实际调查发现,这些高校真正按民主原则办事的较少而实行高度集权的偏多。以管理决策的制定和执行为例来说明这个情况,在制定和履行校务决策过程中,校务委员会委员能充分表达意见并按照“少数服从多数”原则形成决策的少,而校长和党委书记一锤定音形成决策的多;认真调研充分讨论形成决策的少,而会上临时动议、少数人发表意见草草形成决策的多。而脱离事物客观实际的决策,在执行中必然会事倍功半,增加管理成本,降低管理效果。同时,在决策的执行环节,缺乏严格组织、指导和监督决策落实的措施与手段,存在着走过场和图形式、只求履行和不求效果、只追求一般号召而放弃个别指导、或者只重开会发文件而轻追踪执行的现象。执行部门依赖性严重,对上级指示不研究,对本单位的形势不明了,执行无创建,工作走过场,或各自为阵,自行其是,从而降低了管理效率。

(二)行政权力挤占学术权力现象严重

学术研究是高校永恒的主题内容,这不仅是由高等教育内在发展规律所决定的,也是高校文化建设和知识、思想、创新的需要,更是新知识、新思想、新观念产生的必要条件。因此,学术管理权力的独立性与自治性就是必要而不可侵占的。在目前的高校教育管理中,高校行政权力挤占学术权力的现象比较普遍和严重,行政权力的泛化导致学术权力萎缩,从而使行政权力的服务功能也被削弱。例如,目前在高校就普遍存在正常的学术活动没有行政支持就不能正常进行、教师的业务诉求难以获得满足、学术专家的合理意见无法有效地被采纳等现象,因而也造成一些高校“官本位”观念盛行、行政与学术(教学、科研)本末颠倒的现象发生,这影响与阻碍了学术的创新与发展。因此,高校行政应还权于学术,并且还要建立可行的机制以保障学术权力。

(三)教育行政管理的服务职能严重削弱

行政的服务职能体现的是“全心全意为人民服务”的宗旨和“以人为本的科学发展观”。高校行政管理的服务职能,主要是指高校行政职能部门为教学科研服务、为基层服务、为教职工服务、为学生服务的思想作风和工作态度、工作效率。但在当前我国高校的行政管理中,普遍存在着服务意识淡薄、服务态度轻慢、服务效率低下、甚至是实行有偿服务的现象,其主要表现为:一是许多行政职能部门的人员对高校行政的服务职能知之甚少,因此没有服务意识或服务意识淡薄;二是有些行政部门在行政过程中实行有偿服务;三是教职工到机关职能部门办事依然存在“门难进、脸难看、事难办”的现象。

四、高校行政管理中所存在问题的成因分析

一是高校中不少行政管理者,大多由专业教师担任,而其中一些人又恰恰缺少必备的行政管理素质,不善于管理,对人事纠纷或学术利益矛盾的处理缺乏相应的经验,这就造成人不能尽其才、物不能尽其用的工作局面。

二是高校实行管理干部“双肩挑”(管理+教学科研)的使用模式,这使得管理者往往不能够潜心管理,其主要精力被放在了教学科研上,而对管理不太重视,这也导致了管理上的涣散、低效。

三是一些高校行政职能部门的执行职能常常被校院主要行政领导挤压或包办,其管理的主动性和积极性被压抑。

四是执行过程弱化,不少高校在行政管理中没有把执行决策作为决策的一个连续环节,而是将二者分离,往往是开完会议做出决策,工作也就结束了,至于各级组织如何执行、执行中有什么政策性与独特性问题,则极少去深入了解和指导督促。

五、当前对提高我国高校行政管理效率的几点建议

当前,我国高等教育面临着前所未有的机遇和挑战,教育资源竞争日趋激烈。如何在国内外的各种竞争中立于不败之地,如何在自身管理体制并不完善的条件下走出一片新天地,这无疑需要我们去做出新的探索。

(一)增强行政管理者的服务意识和业务水平

行政管理人员应该转变观念、更新思想,“把原来‘管学生的工作观念与作风转变为为学生服务的观念和作风。”通过建立和完善有效的管理机制,加大宣传、引导力度,促进高校行政管理人员树立“为师生服务,为教学科研服务”的意识。充分发挥行政管理人员的积极性、主动性、创造性,保证行政管理职能的充分发挥,从而确保高校教学科研功能的发挥和教育目标的实现。

高校行政管理人员除具备服务意识外,还应具备较好的服务能力。因此,应积极推进社会公开考试和招聘制度,吸纳具有专业知识水平和管理经验的人才到管理岗位上来。同时,对从事行政管理工作的人员,要通过定期或不定期的各类职业技能培训,掌握适应岗位要求的专业技能,积累现代管理经验,提高研究问题和解决问题的能力,保障服务师生工作的顺利开展。

(二)大力强化行政执行能力

“行政执行是贯穿于全部行政管理过程的重要环节,是实现决策和管理目标最重要的行政活动”。行政执行既是行政管理目标实现的手段,也是高校行政管理的出发点和归宿,没有执行,再正确的决策都将成为一纸空文而变得毫无意义。因此,高校在进行行政管理的过程中应在充分考虑高校高知识群体对行政管理的诉求、高校的民主与学术氛围、教育松散团体与劳动形式和劳动对象的特殊性的基础上,充分认识和理解行政执行,提高管理决策的执行力度。

(三)协调好两个关系

一是协调好行政权力和学术权力的关系。目前,普遍高校都是行政权力凌驾于学术权力之上,学术人员参与决策和管理的机会较少。因此,适当提高学术权力在权力机构中的地位,增强专家、学者在高校管理中的话语权,明确学术权利和行政权利各自发挥作用的领域、范围,建立依法治校、依法行政的机制。只有形成学术权力和行政权力协同一致,共同作用,才能保证高校稳定、有序、健康发展。

二是协调好行政人员与师生员工的关系。部分高校管理人员认为“教师傲,学生刁”,工作得不到广大师生员工的理解和支持。高校行政工作难以开展的原因之一在于行政人员与师生员工之间缺乏良好的沟通:一方面,部分行政人员“官本位”思想使其缺乏这师生员工服务的意识;另一方面,部分师生员工未能换位思考,无法体会行政人员的难处。因此,有必要加强行政人员与师生员工的沟通,扩大师生员工参与学校决策的途径和效能。通过各种形式了解广大师生的诉求,并把广大师生的诉求作为制定、修改、完善相关政策、办法的重要参考意见;同时,及时将学校的各项决策、决定通过校园网、公开栏、宣传栏等进行政务公开,扩大办公透明度,主动接受师生员工的监督。

(四)利用技术创新成果,发挥校园网作用

“网络技术本身就构成一种新的组织。网络对话所形成的知识沟通也创造了创新的新的机会和环境。”高校行政管理可以通过校园网加快信息传递、简化管理程序、缩短管理流程、提高管理实效。行政部门通过校园网把有关决定、通知、会议精神传达到相关部门或院系;教师可以通过教学管理系统上传课程简介、教学大纲、学生成绩等信息;学生可以通过留言板向有关部门反映教学、食堂、住宿等方面的情况。

高校的主要任务是教学和科研,只有充分遵循高校行政管理的规律,实施学术管理与行政管理两手并重的策略,协调好行政管理主客体之间的关系,提高行政管理人员的行政能力,师生共同努力,才能促进高校健康、有序发展。

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