中国海油资金和预算管理系统

胡悦嘉

摘要：资金是企业的血液，在金融危机时期下，企业掌握“资金流”尤为重要。通过资金与预算管理信息系统，完善资金监控和调度手段，提高资金调控能力，为企业生产经营提供全面、真实、快速、有效的决策信息。本文对中国海油资金和预算管理系统的架构、特点、实施效果做了阐述，并简述了资金和预算管理系统存在的问题与展望。

关键词：资金；预算；金融危机

1项目建设背景

美国次贷危机引发的全球金融风暴迅速蔓延，席卷全球。受金融危机影响。世界市场原油需求急剧萎缩，国际原油价格大幅下滑。国内石油石化行业产值和基础原料生产增速明显放缓，主要产品产量增速明显放缓，需求放缓导致石油及石化产品价格大幅下降，且下跌势头显著加快。对我国石油石化企业生产经营产生很大冲击和影响：资金缩减、收入减少、盈利能力大幅下降。

在应对金融危机的挑战中，我国石油石化企业采取的有力措施之一就是实施积极高效的资金运作策略，着力在保障大局稳定和生产建设资金需求上下功夫。资金是企业的血液。是企业做好各项工作的前提和保证。作为资金密集型行业，石油石化企业要应对金融危机就必须注重现金流管理，科学预测资金收支与余缺，细化资金预算安排。稳健理财，切实保障生产经营的资金需求。石油石化企业通过建立功能完善、安全高效的资金和预算信息管理系统，完善资金监控和调度手段，提高资金调控能力，为企业生产经营提供全面、真实、快速、有效的决策信息。

预算管理和资金管理均为公司日常管理的核心业务。中国海油总公司计划预算管理部门有总公司计划部和财务管理部。计划部负责投资类支出的预算管理工作，财务管理部负责经费类支出的预算管理工作。总公司资金管理部是资金管理的归口部门，其日常工作包括总公司资金支付和现金管理。预算管理和资金管理的基础工作是相互衔接、相互支撑的业务环节。特别是在具体的操作层面。存在大量预算信息和资金记录，这些信息及时有效的共享和沉淀十分必要。

公司对资金的支出管理有相应的管理规定。规定一切支出都以预算为依据，每笔付款都要根据预算类别的不同，按照一定审批程序，由相关管理部门和有关领导审批后拨付。这些审批流程都是跨部门的。投资类支出要经过计划部预算审核；经费类支出则要由财务管理部预算进行预算审核。由于缺少信息系统的支持，部门之间信息无法共享，大大制约了资金和预算管理水平和效率的提高。问题主要表现在以下一些方面。

(1)无法及时准确掌握预算资金的执行情况，影响预算资金拨付管理的有效性。

(2)每月大量的资金支出，由于缺乏信息共享。难以制定出准确的用款计划，容易造成利息损失。

(3)完全手工化的管理，缺乏操作过程的可追溯性，存在一定风险隐患。

(4)统计报表耗费太多人力，影响报表的及时上报。

针对上述问题，中国海洋石油总公司决定自主开发一套满足自己业务需求的资金和预算管理系统。

2系统架构及特点

2.1网络拓扑结构图(如图1)

2.2资金和预算信息系统设计

中国海油进行了资金和预算管理系统的设计，主要解决三个方面的问题：一是建立管理流程，二是设计输出报表，三是制定信息安全管理策略。

2.2.1管理流程

资金和预算管理系统实现跨部门的业务流程，各相关部门信息共享的需求。为了提高工作效率，系统对付款流程进行了简化，合并了部门内部一些岗位的功能。请款单位提交付款申请后，系统自动判别出所付款项是属于投资类还是经费类。投资类支出由计划部审核，经费类支出由财务管理部审核。计划部或者财务管理部审核通过的请款，资金部根据用款单位的资金情况决定付与不付。如果支付，则整个付款流程完成。如果不能支付，就要将付款申请退回预算审核部门。并说明处理意见。预算审核部门可以取消审批，并将付款申请退回请款单位。请款单位可以取消请款或者重新请款。付款审批流程如图2所示付款审批流程图。

2.2.2输出报表

资金和预算管理系统的报表格式在行业中没有现成的规范可以遵循，行业没有统一的报表格式。报表的种类和格式按照各部门需求来设计，并根据管理需求的变化，对报表随时调整和修改。为了满足用户对报表的灵活要求，系统自动产生的报表允许转换成EXCEL格式的文件。统计报表中实现支持多种币种。

2.2.3安全保障

资金和预算信息系统中的各部门的用户只能看到与本部门业务相关的信息。系统通过两种方式实现了对各部门信息的安全保障。一是通过在注册用户信息中含有部门信息的方式。实现部门间信息的隔离；二是通过用户授权的方式，限制某些用户只能访问系统的特定功能。这两种方式结合起来，既保证了用户对信息的灵活使用，又保证了信息的安全。

在管理流程中，有多个用户角色，每个用户有特定的数据访问权限。系统在数据库中记录用户所做的操作。如发生误操作，出现信息录入错误等情况，数据库管理员可以很容易地发现是由哪位用户的操作引起的错误。

2.3主要实现功能

资金和预算管理系统主要实现功能有：投资预算管理、经费预算管理、付款流程管理、存款管理、综合信息查询、统计图形、资金部报表、计划部报表、财务部报表、请款单位报表、编码管理、系统管理。(如图3)

2.4数据库清单(如表1)

2.5资金和预算管理系统特点

资金和预算管理系统以预算为依据，以信息系统为支撑，以跨部门付款审批流程电子化和网络化为核心内容。其基本原理是打破部门壁垒，将预算管理和资金管理作为一个整体考虑，建成一个统一的管理信息系统。实现部门之间信息共享，提供高效方便的信息获取手段，使管理者能够快速而全面地掌握资金运作的整体状况，提高宏观控制能力；优化付款流程，将跨部门的付款审批工作放在网上进行，实现付款管理电子化和流程化，不仅提高审批效率，而且能预知每笔资金所处的审批状态，使资金的使用更有预见性和计划性，避免利息损失。还可以对每个操作进行追溯，增强了防范风险的能力。

资金和预算管理系统既实现了部门间信息共享，又保证重要信息不被外泄；既实现了流程化管理，又保证了高效率。做到了过程可控制，操作可追溯。使用灵活，安全性高。达到了优化流程，规范业务。提高效率，提升在资金管理中宏观控制能力的效果。

3实际应用效果

资金和预算管理系统在总公司机关各部门全面推广使用，并进一步推广至总公司全资子公司，同时在使用过程中不断完善。目前用户总数已达80多人，取得了很好的实施效果。

规范和强化了总公司预算资金拨付流程。协调了预算资金管理各相关环节的分工和合作。使预算资金的控制更加可靠和准确。

数据入口径一致，各部门所使用的数据都保存在同一数据库。从而实现信息共享，同时实现数据之间相互核查的可比性，保证了数据的一致性、有效性和准确性，提高了信息质量。

信息获取手段方便高效，有利于各级领导掌握最新的资金情况。随时控制资金的流动和增减；有利于制定出合理的用款计划。避免利息损失。提升了领导在资金管理方面宏观控制能力。

所有操作都在系统中保留痕迹，便于追溯，增强了抗风险能力。

实现了资金拨付数据及总公司各账户信息记录、保存、统计、查询、打印等日常管理及维护工作的程序化和信息化，简化了使用者的部分工作，有效缩短了各部门编制各种报表的时间。提高了工作效率和质量。

通过设置使用者权限的方式，对不同层次的管理者使用信息的权限进行了明确定义，从而保证了系统安全，并达到了对预算信息和资金信息安全保障的要求。同时扩大了管理信息合理使用者的范围。

为总公司推行ERP做好了信息化基础，并有可能成为ERP的一部分或补充。

4存在的问题与展望

资金和预算管理系统存在的问题是没有和ERP集成。通过集成，使资金支付后，财务部记账形成一个完整的系统流程。存在出纳向系统导入财务数据的问题，在资金和预算管理系统和ERP集成后，可以直接查询预算执行情况。资金和预算管理系统与公司正在实施的全面预算系统有功能重叠的地方。因为系统是自主开发的，存在开发代码难以长期维护的问题。为了解决上述问题，中国海油正在计划对资金和预算管理系统进行升级改造的工作。在不久的将来，新系统将更能满足中国海油资金管理要求、预算管理要求和用户需求。