推进文档一体化管理之我见

[摘要]随着计算机的普遍运用和互联网的成熟发展，文档一体化已成为档案事业发展的新课题。文章探讨推进文档一体化管理的措施及对策。

[关键词]文件；档案管理；文档一体化

[作者简介]张坚梅，中国电子科技集团公司第38所馆员、秘书，同等学历研究生(MBA)，研究方向：档案管理，安徽合肥,230031

[中图分类号]G270 7

[文献标识码]A

[文章编号]1007—7723(2009)02—0165—0002

文档一体化是在信息时代背景下提出的一种新型文档管理模式。它是将相对分散独立的文件管理和档案管理组成一个有机整体进行管理，通过运用信息和网络技术进行公文处理和档案管理信息存储、控制、加工和传输，以实现对公文和档案管理的整体优化。其主要内容是改革现行的立卷归档方法，取消“案卷”概念，减少人员组合因素，简化档案整理工作。文档一体化可以解决信息时代传统文书档案的管理体制、管理模式、管理手段不相适应的问题，是推动档案工作与时俱进、协调发展的必然要求。笔者就如何实现文档一体化管理工作谈几点浅见。

一、提高思想认识，强化文档一体化意识

认识的提高是实现档案管理现代化的前提条件和重要保证。用先进理念代替传统理念，用先进的科学技术改变与管理不相适应的传统手段和方法。文档一体化的理论基础是文件生命周期理论。文件生命周期理论认为，从现行文件到档案是一个连续统一、前后衔接的过程，而且前一阶段的文件质量将直接影响后一阶段档案的质量，这要使原来相互独立的但又在不少具体环节上相互雷同的两个管理系统，从组织制度到具体程序真正交融在一起，主要目的是为了加强对文件管理的超前控制，保证档案的质量，减少档案部门的工作程序，改变档案部门事后监督指导的被动局面，避免无谓的重复劳动，使档案工作流程科学化、合理化。每一位文书工作人员都要树立严谨的档案意识，在工作中自觉将文件工作与档案工作看作一个有机整体，不仅仅为当前的工作服务，更要按照“文档一体化”的要求规范地办理好每一份公文，实现文书工作和档案工作的有机统一。

二、理顺管理体制，完善组织机构

传统的档案管理体制已经不适应时代的要求，档案管理费时费力，开发利用困难，无法优质高效地提供保障服务。现行的文件和档案管理流程实行分块管理，肢解了文件运转的联系性和连续性，制约着文档一体化的实现，文书工作和档案工作很大程度上处于分离状态，文件与档案“两张皮”现象严重。档案管理只是各项工作中的最后环节，只是起到保存历史的作用的认识。档案管理体制不改革，文档一体化就无法实现。笔者认为，首先要建立统一的管理机构，负责管理文书工作和档案工作，能在体制上解决文档同步管理问题。规范部门职责，同时要赋予档案部门一种新的职权，统一协调和指导从文件到档案的各环节的工作。确保档案管理职责渗透到各部门，使文件的形成处理、立卷归档与档案的收集、整理、利用在统一监督指导下有机衔接在一起并在掌握控制之中。

三、搭建功能完善的文档一体化业务平台

从目前文档一体化管理的现状看，系统不完善是突出的问题。究其原因，除了技术因素外，档案人员业务水平低、一体化管理思路不清晰、目标不明是很重要的原因。实现文档一体化管理的目标就是通过建立一个以计算机信息管理为核心，集公文处理和档案管理为一体的综合办公自动化系统。要实现文档一体化管理，必须从文件材料的产生开始，就运用计算机管理系统进行统一管理，完成文件运行的全过程，把文件管理和档案管理两个不同阶段和性质的工作紧密结合起来，实现计算机自动生成目录、辅助立卷和自动检索，可以进行文件、档案的快速查询、统计、借阅等管理工作。因此，文档一体化必须树立前端控制思想。在文档一体化的软件系统设计中，要使用兼容性强、应用性好、智能程度高的信息化系统，使文件与档案的运转、传递、处理、管理以及开发利用更加方便快捷，能满足现代办公环境下文档一体化协调发展的技术保障体系。这就要求把档案数字化管理设计进去，对办公自动化系统提出档案管理方面的功能需求。档案人员应主动参与“系统”的设计，根据文档一体化管理要求和档案管理工作的需要，对各模块、各工作环节的管理功能如何实现自动化、标准化等问题进行思考，并提出具体的设计要求。而档案人员要配合设计人员做好“元数据”的编制工作，通过各种“元数据”的设置，尽可能将电子文件管理过程各环节工作的管理功能和安全保密功能更好地实现标准化和智能化，从而实现“前端控制”、“全过程管理”和集成化提供利用的目的。因此，文书档案管理部门要与信息技术部门一起进行深入调研、科学论证，遵循文书处理和档案管理的客观规律，逐步建立科学规范、设计合理、操作方便、高效安全的业务平台。

四、优化队伍结构，提高人员素质

档案人员的素质高低，是影响文档一体化的重要原因之一。文档一体化管理模式是集信息处理、业务流程、知识管理与服务于一体的知识管理模式，要求档案管理人员必须既要熟知现代档案管理业务，又要了解文书处理基本知识，熟练掌握计算机技术及网络知识，能独自开发、使用、维护档案管理软件，进行档案信息编辑、存储、检索、利用等工作。档案管理人员的培养可从三个方面着手：一是创造有利条件，引进人才，并留住人才；二是通过引进竞争和激励机制，破除职务终身制，采取竞争上岗的方式，给人才晋升的机会，从中选配工作责任心、事业心强的档案工作人员来充实档案工作岗位；三是要重视和积极组织在职培训工作，尽快使档案人员由过去的单一的专门型向综合的通才型转变。档案人员积极参加各种档案培训、讲座、业务交流，学习档案专业知识理论、现代化管理知识，掌握计算机的操作技能。档案人员更要树立终身学习的理念，抓住机遇，迎接挑战，“学习、学习、再学习”，改善自己的知识结构。要在于中学、学中干，运用新知识分析和解决工作中出现的各种新问题，提高驾驭现代技术的能力，使自己的知识和技能满足工作的需要，适应新的变化，能够在文档一体化方面掌握主动权，从而适应文档一体化管理的要求。