消灭“来不及”四技巧摆脱加班恶梦

林奂呈

“工作来不及做完，今天又准备要加班了!”你常听到这句话吗?或许有人会怀疑，“工作这么多，不加班只会耽误进度吧?”然而，抱持这种想法的人，真的有因为加班而减轻负担吗?日本商管名师夏川贺央告诉你“消灭来不及”的四个技巧，彻底摆脱加班的恶梦。

1设定工作优先级

工作的处理顺序可分成四类：“重要且急迫的事”“重要但不急迫的事”、“不重要但急迫的事”、“不重要也不急迫的事”。

重要且急迫的事，固然必须最优先处理。但很多事情其实都是因为处理不当，才会由“不急迫”变成“急迫”。因此，要避免工作做不完的情况，最好能让事情都处在“重要但不急迫”的状态下完成。

2遵从艾伟李(lvy Lee)法则

艾伟李法则指出，工作者应先列举出六件隔天非做不可的事情，依照重要顺序，并且从1编号到6。次日开始，就从1号开始工作，依序将工作处理完毕；隔天再做一次编号，不要受到当日未完成的工作影响。扣除掉不重要的事情之后，剩下的就都是重要的事，从哪件开始都可以。把眼前的事情一一处理掉，就不需要担心究竟什么才是重要的事了。

370％的完成率最有效率

完美主义并不是负面的形容词，但100％的完美主义，只会造成非加班不可的后果。举例来说，就算你自认工作做得再完美，但主管可能还是会有别的意见或建议，终究还是得重新修正。工作不像是学校的功课，不能任何事都要求100分，把完成度设定在70％左右，以能提出报告为主要目标。“先求有、再求好”，就能避开来不及的状况。

4打电话比e-mail效率更高

电子邮件是非常花时间的沟通方式，在将邮件传送后，还要担心对方有没有看到信，三番两次确认信箱，反而花费更多时间。如果用电话直接连络反而更快，应该把电子邮件定位在“详细说明”的功能，而不是联络工具。

夏川贺央强调，不加班的意义是为了让上班族有更多“思考时间”和“成长空间”，如果把加班时间用在“想做的事”上，不管是游乐、上课进修，甚至是睡觉补眠，转换不同于工作时的心情，不但能增强对周遭事物的观察能力，还有助于提升你的工作表现。

取材自《省时工作力》，夏川贺央着，三采出版

责任编辑胡译文