浅议档案信息资源网络的建设

张玉瑛　陈　潇

摘要：本文主要讨论了档案信息资源网络建设的主要途径。首先要求各级各类档案馆做好馆藏档案的数字化和现行电子文件的收集；其次在采集档案信息进入数据库时要坚持保密原则和人文关怀；最后应成立相应的组织协调机构，制定规范，建立全国档案信息网，打破传统的纸质档案利用时的地域局限和场所局限，实现任何人都有可能在电脑前查阅所需档案的美好愿景。

关键词：档案信息；网络；建设

中图分类号：G27 文献标志码：A文章编号：1002—2589（2009）4—132—01

一、档案的数字化

建设档案信息资源网络首先是各级各类档案馆要对馆藏档案进行数字化。所谓馆藏档案的数字化，是指将传统

的纸质档案、图表、照片、实物等通过扫描仪、数码相机等设备转换成计算机可以识别和处理的数字化信息，经过整理和组织，存储在数据库里，以达到快速检索、提高档案信息利用率和提供档案信息远程服务的目的。数字化工作可以分步进行：（1）首先将利用率最高的档案数字化；（2）重点进行特色档案的数字化；（3）选择珍贵档案和价值高的档案数字化，如可以先从历史档案和永久保存的档案做起；（4）短期保管的档案没有必要扫描全文，目录进入数据库即可。数字化的过程中要注意对档案的保护，有些历史档案年代久远，纸张已经发脆、破损，应先进行裱糊然后再数字化。

不容忽视的是更要做好现行电子文件的收集。随着办公自动化技术的扩展和提高，电子文件越来越多，做好收集工作应该做到：（1）制定电子文件归档细则和管理规范，指导电子文件的形成、积累、归档、保管、利用；（2）组织技术力量开发软件，使产生于不同平台和数据库的电子档案能按要求及时归档；（3）密切关注电子文件的形成和积累，在收集纸质档案时注意把未进入办公自动化系统的电子文件收集起来 ；（4）把收集来的电子文件按统一格式转换成数据，与馆藏档案数字化融为一体。

二、信息的采集

各档案馆把数字化后的档案信息采集进数据库是建设档案信息资源网络的重要环节。采集档案信息时要非常慎重，因为档案作为社会各项实践活动的原始记录，其内容涉及到政治、经济、军事、科技、文化等各个领域，其中必然包含保密和限制使用、不宜向社会广泛开放的内容。采集时一定要遵守档案的保密原则和国家关于档案开放的法律法规，属于国家秘密、科研秘密和商业秘密等的档案信息不能进入数据库。除此之外，涉及个人隐私以及其他不适合公开（如个人受处分材料）的档案信息也不应该上网，以充分体现网络环境下的人文关怀。

三、建立全国档案信息网

档案信息资源网络是指将处于不同地理位置、存储于不同档案机构中的信息，通过不同方式连接起来并加以利用，用以建立网络中档案信息资源共享的系统。实行如此浩大的工程，必然面临诸多困难。首先，要有国家主管单位组织承办或委托某个单位组织承办，并争取相当数量的资金、技术力量，成立档案信息资源网络建设协调机构，制定一系列有实际约束力的规范和标准，开发高质量的应用软件，集中人力和资金将各级各类档案馆各自的数据库链接起来，建立大型的档案目录、全文数据库，建立功能齐全的网上档案检索系统和有独立地域名的搜索引擎，使利用者能够通过主题、年份、作者、人名等关键词迅速查到档案并能直接在网上阅读全文和下载，同时了解其档案的收藏地。这样，传统的纸质档案利用时的地域局限和场所局限就被打破，任何人都有可能在电脑前查阅所需档案，从而大大节省了时间和精力，也提高了档案的利用率。当然，还需要建立专业的维护团队，长期更新、整理和发布全国档案信息，维持系统的权威性、实效性。

关于这种系统，中国期刊网提供了较为成功的范例，全国档案信息网应该借鉴该网站的成功经验。由于档案不可估量的价值和独有的特殊性，也可以借鉴中国期刊网采取ID收费注册的方式，对查阅历史档案、重大事件档案和珍贵档案等实行收费。由于有了这样的全国档案信息网，也就有了较为集中的信息发布地，因而一些重要档案的收藏或公开信息的发布就有了较为广泛的渠道，从另一方面大大提高了档案的社会认知程度。

建设档案信息资源网络是一项规模浩大、困难重重的工程，它需要主管部门的支持和各级各类档案馆的大力配合。面对社会大众对档案信息的广泛需求和此项工作的重要意义，相关工作者应该积极地行动起来，为建设档案信息资源网络添砖加瓦。

参考文献：

[1]敖方,王艳君.如何认识网络档案信息资源建设[J].内蒙古水利,2007,（2）:138.

[2]刘玉玮,司静.论档案信息资源网络体系的构成和安全[J].山东档案,2007,（5）:22.

（责任编辑/张一宁）