优化业务流程 专利电子审批突破管理局限

电子审批是审查模式的重大变革。目前,西方主要的发达国家都高度重视电子审批系统的建设,甚至把电子审批系统的建设提升到政府战略的高度来认识,并且不遗余力地加以推进。

■ 文/ 国家知识产权局信息化办公室李程

随着信息技术的快速发展,信息系统在各国专利审查中的作用日益增强。信息系统对各国知识产权战略的制定实施和保持国家的技术创新优势起到至关重要的作用。同时,信息系统的应用环境也产生了不断的变化,公众需求和国际竞争对专利审查的外部环境产生巨大影响,要求知识产权局能够灵活适应,积极应对。知识产权局必须突破旧有的管理局限,通过业务流程优化等新的管理思路来提升效能,同时要求信息系统的建设能够适应这种变化和要求,面向未来发展。

我国目前正在应用的专利电子审批系统,是一个集专利申请、流程管理、审查、公告、复审、无效等于一体的基于代码化数据的专利审批系统,实现从专利申请的提出到专利权失效的全部法律程序和流程的电子化、网络化。

电子审批系统有以下三个目标:满足专利申请的审批需要,实现基于代码化数据的三种专利的全流程电子化审查;提供辅助管理功能,依据系统提供的信息支持功能,使管理者了解审批流程运行状况,实现对流程的监控;完善服务功能,为局内、局外用户提供审查流程信息及法律状态的查询和统计等服务。

相对于已有的审批系统,笔者认为,中国专利电子审批系统的创新主要是在六个方面,即业务的一体化、数据的代码化、信息的共享化、操作的人性化、管理的全面化、维护的简易化。

业务的一体化

对业务流程进行分析和优化是信息化系统建设的前提。笔者曾在一篇文章中指出:“一方面,通过审批流程管理系统的开发与试运行,以信息化的手段促进了业务流程的优化和重组;另一方面,业务流程的优化和重组,必将为将来的基于电子流的专利审批流程管理系统提供实施的依据和坚实的基础。二者相辅相成,互为促进。”我局于2006年启动了流程优化工作,经过了流程优化组一年的努力,在梳理现有流程的基础上,提出了优化后的电子审批流程。

按照专利申请的优化流程来设计,将现在以“岗位”为主线的系统逐渐转换为以“专利申请生命周期”为主线的系统,各个岗位都是该主线上的一个处理环节。由19个子系统和1个系统公共平台构成的电子审批系统,不但是一个业务流程全线贯通的系统,而且是统一的、完整的、集成的,即一体化的电子审批系统。

以系统公共平台为例,它作为各子系统的公共资源,首先,为各子系统提供统一的程序调度、流程管理、文件分配、期限监视、用户管理、机构管理和权限管理等公共控制服务;其次,为各子系统提供统一的案件信息、模版、标准语段、在线帮助、数据维护等公共信息服务;最后,通过对业务公共的抽取,为子系统提供统一的纸件借阅与归还、行政复议意见交流、费用管理、对外发文、前置审查、公开公告、本地扫描、OCR处理等业务公共服务。

数据的代码化

专利局现流程是电子件、纸件并行流程,而纸件文档的传递周期较长,这既影响了审批效率,又耗费了人力物力。新的电子审批系统是以审查文档的代码化为基础,通过代码化文档系统的建设,实现了从以电子件、纸件并行为审查基础的模式到以代码化数据(电子件)为审查基础的模式的质的跨越,并在系统方面实现从按页审查到按段审查的创新。全过程的电子化消除了专利审查人员和流程对纸件的依赖。纸件无需传递,既大大节约了成本,提高了审查质量和效率,又能通过在审查(例如撰写通知书和依职权修改)、公开公告、出版乃至以后的检索系统建设等环节充分利用代码化数据,提高整个流程的效率和便捷性。

信息的共享化

以往的专利审批流程管理系统是各子系统独立设计,未全面考虑各子系统之间的数据交换及数据资源共享的问题,使得现有的各子系统相对独立,部分数据的存储格式不统一,个别子系统的审查数据未传递或部分未传递到系统的主库中,使流程系统不能形成完整的数据链,从而影响了后续程序的工作进程。新的电子审批系统通过实现审查过程全流程统一管理,进而实现审查过程数据的共享。数据的共享也提高了效率,解决了以前审查环节分别准备数据的弊端,减少了大量的手工重复劳动,实现一套数据多次复用、多人共享使用,达到降低成本、提高效率的目的。

数据信息的统一管理与共享体现在:数据信息的统一获取,例如案件信息统一从受理和电子申请系统获取,业务标准数据,像表单、模板、标准语段、代码等数据统一导入;数据信息的统一准备:例如对于纸件申请,在受理阶段完成采集、扫描、代码化等,形成后续流程必要的电子数据,纸件不再进入流程;数据信息的统一操作,例如案件信息在审查过程中统一读取和修改;数据信息的统一管理,例如案件信息的统一存储,以及统一的数据信息备份与恢复;数据信息的统一展现,例如各子系统中展现一致性的案件信息。

操作的人性化

电子审批系统在易用性、友好性和灵活性方面进行了探索和改进,系统操作的人性化主要体现在以下几个方面:

双屏显示。为了便于审查员在进行业务处理时浏览电子文档或者进行文档对比,电子审批流程支持双屏显示,窗口之间可以联动,这就使审查员在审查时的视野更宽、操作更方便,避免了频繁的屏幕切换。

工作台风格。新系统借鉴了业界在信息系统用户访问界面设计中的工作台理念,也就是用户在自己的工作台上可以操作所有能够使用的功能,享受收藏夹和统计信息、审查监视信息提示,以及页面风格定制、通知通告和待办事宜定制、功能菜单定制等服务。

统一的访问界面。新系统将众多子系统的界面风格统一,并且用户只需登录一次就可以进到本人权限下的各个功能模块,无需为进行不同操作而多次登录系统。

浏览器(B/S)架构。审查员无需安装客户端程序,只需打开IE等浏览器就可以使用系统,且支持在家办公(远程工作)。

辅助审查功能。为了方便用户使用,系统实现了标准语段、法条、电子文件夹等功能。同时,还实现了系统粗分类功能,通过机器自学习机制,可以逐步减少人工粗分环节的人力投入,有效提高分类的效率和准确率。

高速响应。电子审批系统的性能在满足10000名审查员同时在线操作系统不同模块的前提下要达到:普通界面操作的平均响应时间小于1秒钟,需要下载图片的桌面操作平均响应时间要小于3 秒钟。

管理的全面化

电子审批系统在管理方面,站在全局的视角,通过管理信息数据资源的互通和共享,为管理人员提供统一的业务风险控制、质量保证、工作量统计、费用和事务管理、统计查询等服务,实现管理者对专利审批全流程、全方位的统一协调管理和有效管理,以及在此基础上的决策支持。其创新性主要体现在多维查询、灵活统计、质量监视、全流程监控以及对审查员的工作量进行统计和分析,同时向其他管理系统提供分析数据。

维护的简易化

电子审批系统通过面向服务的架构设计,采用标准的消息/数据通信方式、专利行业的数据标准和规范以及统一集中的信息管理等方式,使系统具有较高的易用性、可靠性、可扩展性和安全性,提高了系统的可维护性。通过优化的设计和多样的手段,让电子审批系统的运行维护工作简单起来。

电子审批是审查模式的重大变革。电子审批系统的成功应用,不仅需要信息化技术的支撑,还需要管理思维的转变、组织结构的调整、法律问题的解决、数据资源的准备和人员的支持配合等诸多要素的结合。如果能够对其面临的挑战和具有的创新优势加以清晰的认识,无疑有助于统一思想,认清目标,形成合力,让管理者、建设者、使用者更好地适应这种变革,并进一步推动我国电子审批系统建设快速健康的发展。

入口服务

受理

电子审请

出口服务

公开公告

对外发文

公众查询

公众服务

分类

实用新型

PCT初审

发明初审

保密

复审无效

发明实审

外观设计

业务处理

系统公共

公共控制

公共信息

公共业务

业务管理

行政复议

收费管理

纸件管理

法律事务

审查管理

综合查询

统计分析

决策支持

专利电子审批系统的系统构成及逻辑关系