山东省市级档案网站调查报告

曾凡斌

摘要：文章从档案网站基本信息、内容和功能三方面入手，对山东省部分市级档案网站建设进行调查，以掌握其建设的基本状况，从而便于提出具有针对性的对策。提高档案网站质量。充分发挥档案网站效用。

关键词：山东档案网站调查报告

调查城市：济南、青岛、菏泽、临沂、威海、潍坊、日照、泰安、东营、烟台。调查方式：网站浏览：电话咨询。调查时间：2007年9月25日——2008年4月30日。

1、档案网站基本信息

1.1网站名称及域名。在调查的城市中。档案网站的名称呈一定的规律性。主要包括以下四种：①**档案网，如中国烟台档案网、菏泽档案网。②**市档案信息网，如日照市档案信息网。③**市档案局(馆)，如林沂市档案局(馆)。④**档案信息网。多数档案局(馆)采用此模式，如青岛档案信息网等。由此可以看出，档案网站的命名较为突出档案和信息两词，既体现了其独特专业性，同时也反映出档案是信息大家族中重要的成员之一，档案信息化是档案事业发展的趋势，档案工作者都极为重视档案信息资源的开发。

域名是internet网络上的一个单位、组织、机构或个人提供服务的站点名称，它是一种高于逻辑、便于记忆的internet地址。一般而言，网站的域名能够反映网站的性质或特征。从所调查档案网站中的域名分析看。主要特征如下：①有3个网站的域名中没有www。这说明它们不是自己独立注册的域名，而是地方政府、地区门户网站分配的子域名。如临沂市档案局等。②申请政府域名的有9个档案局(馆)，即二级域名为gov,只有菏泽档案网二级域名为com。

1.2网站导航系统。网站导航系统能为浏览者提供便捷，方便其在最短时间内了解网站的布局及主要内容，以最快的速度找到欲搜寻的信息，达到节省利用时间、提高利用效率的目的。在所调查的10个档案网站中。只有济南、青岛、威海档案信息网提供了导航系统。其中青岛档案信息网称网络地图，威海档案信息网称快速导航通道，均设置在一级栏目下的醒目位置中，并提供了详细的资源布局；济南档案信息网导航系统则位于其网页的最底端，利用者不易察觉。

1.3访问率。网站访问率的统计是基于各网站提供的访问人数，从访问率可看出各网站的运行情况，促使其加强管理、完善结构和内容。在所调查的10个网站中，有6个网站提供了访问人数统计，其中威海档案信息网底端有访问统计字样，但没有任何数据。按访问率(人／天)=(访问人数2-访问人数1)／两次访问间隔天数计算。各网站访问统计见表一：

1.4版本设置。在所调查的所有网站中。均无繁体、外文版本的设置。档案信息化是新世纪档案事业发展的必然趋势，各国间的档案学术交流必将得到进一步加强。档案资源同样得实施走出去战略，在保守国家机密、商业秘密、个人隐私的前提下，应最大限度地提供档案信息的开发利用，其中同样包括国外人员的合理利用。在我国。北京、上海、南京等档案信息网已经领先一步，均设置了档案信息网的英文版本。因此各档案局(馆)应充分认清档案信息化的形势，加快档案网站外文版本的设置。丰富其内容。

1.5更新速度。网站内容更新速度和维护频率能够一定程度地反映档案局(馆)对网站建设的重视程度，也一定程度地说明网站建设的质量。档案网站内容的更新应以事件为契机，不定期进行。调查的网站更新时存有不在首页标注日期问题，让人无法立即了解更新的是何时的新闻，如临沂、东营档案信息网。在所调查的10个档案网站中，更新比较迅速的有济南和青岛。如表二所示。

1.6响应速度。响应速度是计算机专业术语，指从浏览器发出请求至网站服务器响应的时间差，是衡量网站建设质量的重要指标。受计算机配件、网络等因素影响。响应速度越短，能节省利用者时间，提高利用效率。调查的档案网站中，总体响应速度较快，其中青岛、威海、日照、潍坊较为突出，但也有临沂、泰山等反映较慢，有待于进一步提高和完善。

2、档案网站主要内容

2.1机构和部门职能信息。在调查的所有网站中，均设立了局馆简介用于介绍本馆资源及组织机构职能，有馆藏介绍、本馆指南、局馆概况等名称之分。其中除济南的综合概述、内设机构设立在一级栏目政务公开的二级类目外，其余的均设立在一级栏目中，可见对这一栏目的必要性和重要性的充分认识，特别在建立档案网站的初期，以文字说明为主，用于介绍组织机构及馆藏资源的局馆概况是必不可少的项目。

2.2一级类目设置。任何网站都通过一级类目来反映它的主要内容及方便利用者使用，档案网站也不例外。一级类目的数量可一定程度上体现出网站内容的翔实程度。

从调查结果看，各网站的一级类目数量不一，总体来说。类目设置数量偏低。同时在一级类目的设置中存在诸多的不合理，有些网站设置得较为樊笼而显得不系统，不少类目可以归为一类，如青岛档案信息网中照片银行、琴岛风情、岛城览胜都是照片展示，完全可以归纳为照片档案。相反，有些网站一级类目设置得过于简单。致使二级类目繁琐，如济南档案信息网。多数一级类目中都有四五个二级类目。

2.3档案政策法规。档案政策法规是档案事业的指南，依法治档是法制社会发展的必然要求。在所调查的档案网站中，均设立了档案政策法规，但部分设置在一级类目。部分设置在二级类目。并且名称不一，如设置在一级栏目中的东营称法规标准，日照称档案法规，临沂称政策法规；设置在二级栏目中的济南称档案法规，青岛称政策法规等。我们从中可以看出，档案法规的设置缺乏统一的标准，带有较大的随意性，同时还有不可忽略的一点就是档案政策法规的内容普遍单一，如临沂的政策法规中只有档案法一项内容，青岛的档案政策法规只包含青岛市一级制定的法规，像威海一样具有国家、省、市三级档案政策法规的还只是少数。

2.4特色档案。特色档案一般是指档案馆所藏的具有很高的历史文化价值的独一无二的档案材料，如有关地区历史史实的介绍，有关自然、地理、人文、社会等诸多特色的展示，有关当地著名历史人物和当代名人的档案等。它反映了当地的民俗风情和历史地理，具有极高的历史文化价值。但由于各种原因，各地的特色档案并未为广大市民所了解，其价值也没有得到实现，因此利用档案网络加强特色档案的宣传就显得极其必要。特别是在市一级的档案中，应发挥拥有得天独厚的特色档案来吸引利用者，要求档案部门做好特色档案的宣传。打出品牌，提升知名度；同时特色档案还可以提升档案部门地位，树立档案部门亲民的形象，让市民了解城市的历史，游历于历史当中。在所调查的档案网站中，除东营档案信息网没有任何特色档案的内容外，其余的均或多或少设置了特色档案的内容。

2.5利用服务信息。档案网站是档案馆的外在形象，是宣传档案及档案工作的窗口。利用服务信息一

般包括联系方式、查档指南、查档时间、查档手续、利用收费等事项。在所调查的10个档案网站中，利用服务信息名目不一，如济南称查档指南。临沂称档案服务，但仍有菏泽档案网没有提供任何服务信息，潍坊档案信息网只在网站不显眼位置设立“联系我们”，并没有实质性的相关内容。而且从设置的内容看，大多比较单一、简单，如威海档案信息网虽设置了服务中心，但内容是有关威海档案技术服务中心档案中介的介绍，并没有相关的档案利用服务信息。因此，各档案网站有必要加强档案服务信息的宣传，提升档案形象，方便利用者了解查阅档案信息。

2.6网上展厅。在调查的10个网站中。菏泽、威海、东营、临沂四市档案网站没有任何有关网上展览的设置，潍坊虽在馆藏介绍中有档案展览，但并没有任何内容，烟台则在正文中有全国劳动模范图片展少数内容，其中网上展览办得较好的有济南和青岛档案信息网，它们内容翔实丰富，形式多样。从调查分析看，很多档案馆对网上档案展览缺乏充分的认识，同时也从一侧面反映出档案馆对档案展览的重视程度，而档案展览恰恰是提高市民档案意识的重要途径，这要求我们必须转变观念，增强宣传和自我推销意识。

2.7其他信息。档案网站信息的充实度是衡量其质量的重要指标。所调查的10个网站中，有些栏目的设置增添了网站的可浏览性，值得推荐。如青岛、日照、烟台档案网中的“档案征集”，其中烟台档案网详细规定了征集的范围、方法、相关政策、权益保护、价格标准等内容。还有不少档案网站设立的“档案学会”用于档案学术交流。特别值得一提的是，在青岛和济南档案信息网中设立有“视频青岛”、“视频点播”等声像档案栏目，值得各网站借鉴。

3、档案网站功能

3.1文件检索。档案馆提供利用包括历史档案和现行文件资料，档案网站的提供利用则体现在档案的检索功能上。将已开放的历史档案数字化是档案信息化的重要内容之一，也是档案提供利用的发展趋势，我国民主政治建设和社会进步迫切要求政府信息公开，在档案馆设立现行文件中心是档案馆紧跟信息化步伐的重要举措。也是新时期档案馆功能扩展的必然要求。所调查的档案信息网站中，除菏泽档案网外，都设立了开放档案和现行资料查阅栏目，但栏目质量不一，特别是跟北京、上海、南京档案信息网相比存在较大差距，只有青岛档案信息网现行文件资料提供全文检索，余的都只提供目录检索，具体调查情况如表三所示。

3.2友情链接。作为评价网站质量的标准，友情链接为广大网站所重视，是网站提高点击率的重要举措，在调查的10个档案网站中，均设立了链接。但设立的数量和质量有较大区别。有些网站对链接进行了分类，大类中分了档案类、便民热线等，同时又将档案类分为国外、国内省级、市级，如济南、临沂档案信息网。还有如威海和潍坊信息网中添加了部分大学档案馆，在威海信息网中还有两个城建档案馆链接，这些都值得借鉴和推广。但也有部分链接不理想，如何泽档案网中的省内链接的部分网站是山东省档案信息网中提供的档案馆介绍，并不是真正意义上的有效链接，另外从总体看。链接个数及链接有效率都较低，有待于进一步提高。

3.3信息反馈。档案网站应该是交流信息的互动平台，网站信息反馈包括档案论坛、在线答疑、留言板、电子邮件、局长信箱等。通过与用户的交流沟通，可以为用户答疑解惑、解决实际问题；还可以了解用户的需求、及时发现问题，使网站和服务的质量得以完善，为档案网站注入新的活力，提高网站点击率。在调查的10个档案网站中，均设置了一定的信息反馈机制，一般都为局长信箱、档案论坛。其中档案论坛作为当今主要交流平台。作用发挥得并不强，在设立了档案论坛的青岛、潍坊、泰安档案信息网中，潍坊与泰安的论坛无法打开，青岛档案论坛的人气也并不旺盛。因此在设立了这些机制后，应该发挥机制的作用，使其成为档案馆与利用者的链接纽带。其中烟台档案网除设置了局长信箱外。还有咨询投诉、请你献策两栏目，值得同行借鉴。

4、总结

4.1 强化档案信息化意识，紧跟时代步伐。山东是我国的经济强省，但我省档案网站建设状况跟其经济地位不符，还有部分档案局(馆)的档案网站尚未建设。特别是档案信息化是档案事业发展的必然趋势，各级档案部门都必须坚持统筹规划、分步实施的原则，强化档案信息化意识。实现馆藏信息网络化、社会化，方便广大利用者。

4.2加强对档案网站的管理，制定切实可行的管理制度。大部分档案网站普遍存在点击率低、更新速度慢、视觉效果不理想等问题，因此网站建设必须实行“制度先行”，在大量调研的基础上制定完善切实可行的规范、标准、制度；还要求配备专门技术管理人员负责网站维护，从而提高网站利用率。

4.3国家和省级档案主管部门加强宏观指导，明确档案网站定位。目前各网站各自为政、名目不一、目标不够明确，缺乏统一的规划。不利于档案网站的健康发展。各档案部门应建立强有力的组织机构，实施强有力的组织领导，政府部门应将其纳入政府规划。对档案网站建设进行督促检查指导。

4.4完善网站结构，丰富网站内容。目前不少网站栏目单一、内容简单、结构设置不科学，应逐步丰富上网信息，强化网站功能，使网站真正成为档案局(馆)的代言人。