再论归档不宜只归发文

摘要：从归档只归发文条件不成立、归档只归发文不能自圆其说以及结论不同的原因等方面看，《回应》一文只归档发文的构想仅仅考虑了避免馆藏档案重复的问题，而并未考虑到机关单位档案的实际利用问题。因此，其构想是不成立的。

关键词：归档档案发文收文

李兴利同志的《试论只归发文》(以下简称《李文》)一文发表后，笔者撰写了《归档不宜只归发文——与李兴利同志探讨》一文，认为“提出归档只归发文的构想，希望能够最大限度减少档案馆档案重复，其出发点和探索精神值得肯定，但这并不是解决问题的正确办法。”李兴利同志又撰写了《再论只归档发文——对王茂跃老师的回应》(以下简称《回应》)一文作为回应。可见，我们对这一问题的分歧依旧，仍有进行探讨的必要。

《回应》认为《李文》提出只归档发文的构想是有几个前提条件的，但笔者却绕开这几个前提进行商榷，言下之意，笔者的结论不能令人信服。当初由于考虑到商榷文章的大小标题与被商榷文章雷同，总有省事偷懒之嫌，所以笔者在与李兴利同志进行探讨时就没有完全根据《李文》的大小标题去行文，但自认为论证是能够说明问题的。既然《回应》认为笔者绕开了前提进行商榷，那么这次与李兴利同志的再探讨，就依照《回应》大小标题结构来说明归档为何不能只归发文。

1、只归档发文的前提条件成立吗

1.1技术条件。《回应》认为，“在传统档案管理模式下，只归档发文也是成立的”。既然是成立的，为何在实际工作中，没有哪家单位只归了发文，而不归收文呢?《回应》给出的理由是，“可能会因要到有关单位查找档案而带来诸多不便，使人不接受只归档发文这一新生事物。”没有明确说出来的是：所以收文也要归档。当然，如果收文不归档的话，利用起来怎么办?发文机关已经将文件发给收文机关了、收文机关却比较长远地站在国家档案馆的角度考虑问题，从而就决定不归档，再到发文机关去查，肯定要造成人力和财力的浪费。这种成本与收文机关自己保存相比，无疑要高很多。也许有人会说，收文不归档，可以继续由文书处理部门和业务部门保存。这当然是可以的。若此，发文也可以这样做。这样做的结果就是继续回到文档不分的老路上，那我们还有必要设立专门的档案保管机构吗?

《回应》指的技术条件主要是，“随着档案信息化建设的发展，一个地区的电子文件中心和数字档案馆建立起来后，人们可以很方便地通过网络查询到所要的档案。”也就是说，归档只归发文成为可能。

按照《回应》的观点，归档只归发文，收文不归档，收文机关需要利用电子文件或者今后需要利用电子档案的话，都可以通过网络查询利用。应当说，今后的技术条件的确可以做到这些，但笔者认为，《回应》对电子文件归档的理解有偏差，因为电子文件的归档方式有逻辑归档和物理归档两种，“逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程”，而“物理归档是把计算机及其网络上电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。”而《回应》还是从传统观念出发，以为电子文件归档只有等到文书处理程序完毕以后才能进行，以为电子文件的物理归档才是归档，以为电子文件的逻辑归档不是归档。实际上，即使今后一个地区的电子文件中心能够建立起来，移交电子文件给电子文件中心的只能是属于其接收范围之内的机关单位，不属于其接收范围之内的机关单位则没有移交电子文件的义务。因此，机关单位的电子文件归档，不可能只归档发文而不归档收文。

1.2地域条件。《回应》认为，“在一个档案馆接收范围内的立档单位。因为这些单位的档案都要向同一个档案馆移交，只要各单位把自己的发文收全归好了，整个地区的档案也就齐全完整了。”

这一说法似乎很有道理。但这些单位的档案从形成到移交给档案馆，是有10年或20年的时间规定的。如果只归发文，不归收文，就存在着收文机关不便于利用的问题。笔者感到困惑的是，收文照样归档，为了避免进馆重复，档案馆完全可以对接收范围进行调控，为何非要在归档时将收文拒之门外呢?

另外，就目前的现实情况而言，机关、团体需要向所在行政区域内的档案馆移交档案，而企业事业单位正常情况下并不需要这样做，那么企业事业单位是否只归档自己的发文呢?

1.3理论探讨的绝对性与现实操作的相对性。《回应》认为，“对于这些(立档)单位收到的该档案馆接收范围之外的单位的文件，则可以根据具体情况适当归档保存一些较为重要的(比如某市某局收到的该市市委、市政府的文件一律不再归档，但收到的省里某局的文件则可以适当存一些)。在将来条件成熟后(比如‘金档工程完成后)，就可以完全放开，只归档发文了。”

《回应》在这段文字中告诉我们的是：在现阶段，归档绝对地只归发文还是不行的，将来条件成熟后。就可以只归发文了。笔者的理解恰恰相反，对一个单位来说，即使将来条件成熟，发文和收文还是都要归档的，移交到档案馆的档案则可以只移交发文。因此，不是归档只归发文，而是移交可以只移交发文。

2、只归档发文可以自圆其说吗

2.1区分存档和归档两个概念不能作为只归档发文的理论依据。李兴利同志认为，引用笔者区分存档和归档两个概念可以有助于我们接受只归发文这一观点，并以此作为理论依据。对此。笔者的理解是，无论收文还是发文，在完成了文书处理程序后，都由文书处理部门和业务部门作为档案暂时保存下来(即存档)，今后在进行整理后再将有保存价值的档案向机关单位的档案室移交(即归档)。所以，区分存档与归档概念能作为归档只归发文理论依据的说法，笔者是很难认可的。

《李文》本来还提到了“刘东斌先生更是提出了‘收文不是档案的观点，如果这一观点能够得到学术界的认可，既然收文不是档案，那自然就不需要归档，只归发文也就更是顺理成章的事了。”笔者的质疑是，“依据这一观点，收文自然不是档案，没有必要归档。但不能不指出的是，根据这一观点，发文同样也不是档案，也是档案的复制件，那么发文是否也不需要归档呢?”遗憾的是，《回应》在回应笔者的质疑时，对此并没有任何文字加以解释说明。

《回应》认为，“对一个立档单位而言，有价值的收文可以作为档案存档备查，但就一个档案馆而言，一份文件在乙单位是收文，在甲单位却是发文，作为发文在甲单位归档，为了最大限度地减少乃至杜绝馆藏档案重份现象的发生，所以乙单位不归

档。”

这里的意思是，甲单位的发文在乙单位是收文，甲单位归档而乙单位不归档，可以最大限度地减少乃至杜绝馆藏档案重份现象的发生。笔者认可这种说法，但这能证明归档只归发文吗?看来《回应》对归档术语的理解与笔者并不一致。《李文》中引用了“‘归档，见文书工作制度。‘归档制度是关于将办理完毕的文件移交本机关(组织)档案机构或档案专管人员保存的规定。(曹润芳、邹步英)这是《中国大百科全书档案学分册》对归档的解释，也是目前档案界对归档的主流看法。”由此看来，《李文》也认为归档与档案室将档案移交给档案馆的行为是没有关系的。因此，甲乙单位都是要归档的，只是甲单位今后还要移交给档案馆，而乙单位则无需移交罢了，但不应得出乙单位不归档的结论。

2.2在现行档案规章制度中并没有只归档发文的意思。如果能够明确归档是同一单位的文书处理部门和业务部门将档案交给本单位档案机构行为的话，那么对笔者曾特别提到的2007年国家档案局印发的《关于做好<机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定>宣传贯彻工作的通知》(档发[2007]3号)指出的要“突出立档单位的主体地位，尽量解决文件材料重复归档和档案将来重复进馆问题”。就不难以理解了。《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》由国家档案局局长杨冬权在2006年12月18日签署(即国家档案局第8号令)，该规定第三条讲的是机关文件材料归档范围，其中既规定了本机关形成的文件材料的归档范围，又规定了非本机关形成的文件材料的归档范围。如“本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料：”“其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。”可见，国家档案局相关规定不可能规定归档只归发文。

《回应》认为，笔者称“《各级国家档案馆收集档案范围的规定》是国家档案局1986年发布的，至今已有20余年，不能作为依据的说法，就更不成立了。因为，作为规章制度。只要仍在施行，它就是有效的。何况，2008年发布的《河南省各级国家档案馆收集档案范围的实施细则》第十一条还重申了这一规定。”

笔者需要说明的是，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(2006年国家档案局第8号令)中对收文机关什么样的收文归档是有明文规定的。而《李文》认为1986年《各级国家档案馆收集档案范围的规定》中有归档只归发文的意思，笔者的意思是，即使相矛盾的话，也应以最新的规定为准。其实，2006年国家档案局第8号令和1986年《各级国家档案馆收集档案范围的规定》是两种不同的规定，前者针对的是机关的归档范围，后者针对的是国家档案馆档案的收集范围。但就《各级国家档案馆收集档案范围的规定》而言，其中第六条第二款规定：“凡列入本馆收集范围的单位之间相互发送的重要文件，除请示、批复者外。一般只由发文单位归档进馆”。而《河南省各级国家档案馆收集档案范围的实施细则》第十一条第二款的文字与之完全相同。既然“除请示、批复者外，一般只由发文单位归档进馆”，也就是说，请示和批复是要归档进馆的，那么又怎么能说在现行档案规章制度中有只归档发文的意思呢?归档应当“以我为主”是没有问题的，但不应过于绝对化，以为归档只归发文。

2.3电子政务和档案信息化建设并没有使只归档发文成为可能。《回应》认为，“据笔者了解的情况，这些单位后来除了极个别重要文件外，收文都不再专门打印纸质文件归档保存了。也就是说，在这些行业，只归发文已成为事实。”既然“除了极个别重要文件外，收文都不再专门打印纸质文件归档保存了”，难道那些“极个别重要文件”的“专门打印纸质文件归档保存了”，就可以算作归档的例外?

《回应》认为，“随着档案信息化建设的不断深化，档案管理软件由单机版变为网络版，现在又在大力推行电子文件在线归档，借助计算机和网络技术，只要各单位都把自己的发文归档保存了，一个地区的档案资源是不会流失的，这样可以从根本上解决进馆档案重复的现象。”

的确，2003年9月1日起施行的《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局第6号令)第七条规定：“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档。并使两者建立互联。”从这一规定来看，电子公文制成纸质公文只与发文机关有关，而与收文机关无关，收文机关收到的只是电子公文。但我们根据什么就认为收文机关收到的电子公文一定不归档呢?《电子公文归档管理暂行办法》第五条规定：“电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。”第六条规定：“电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。”从归档范围、保管期限、归档时间角度对电子公文的归档作了明确的规定，难道这些规定仅仅是针对电子公文的形成单位，与电子公文的接收单位无关?

笔者之所以提到“纸质文件在相当长历史时期内都不会消失，两种载体的文件将长期并存”问题，是因为考虑到无纸化办公即使成为现实，但也并不是电子文件非取代纸质文件不可的问题，很可能是长期共存。如果始终存在着纸质文件，那么就不能说归档只归发文。再退一步说，即使纸质文件最终被电子文件所取代，未来电子文件如何归档也不应当由我们现在就做出规定、得出结论。

3、只归档发文不影响档案馆核心职能的发挥

关于这个问题，《回应》从只归档发文不会对档案馆存史带来危害和只归档发文不会对档案馆利用带来危害两个方面去谈的。对此，笔者没有异议。

实际上，《李文》提出的归档只归发文的设想，从档案馆的角度看是没有问题的，但既然是讲归档，我们必须站在立档单位的角度。毕竟机关单位的档案工作是国家档案馆工作乃至国家档案事业的基础，机关单位的档案利用也是档案利用很重要的一个方面。虽然只归档发文不影响档案馆核心职能的发挥，但恰恰影响了机关单位档案室职能的发挥，因而是不可取的。

4、结束语

笔者提出，“收文归档后，有的收文今后不向国家档案馆移交，照样可以减少国家档案馆档案的重复。这完全可以由国家档案馆根据实际情况，通过调控各自的档案接收范围加以实现”，并提及了相应的具体做法。但《回应》认为，笔者提出的做法“虽然符合国家有关档案工作的方针政策，而且如真能落到实处，的确可以达到减少国家档案馆档案重复的目的。但现实是。不管是正常的档案移交，还是机构改革撤并转时的档案进馆，档

案局、档案馆、立档单位都没有人来做这种吃力不讨好的事。”笔者的办法是“理论上可行，却得不到落实。”这就让人不可理解了。既然笔者提出的做法符合国家有关档案工作的方针政策，如能落实的确可以达到目的。那就是说归档也归收文是可行的。既然理论上可行，不能因得不到落实就放弃可行的做法。如果这样，笔者以为问题出在落实环节。《河南省各级国家档案馆收集档案范围的实施细则》第十一条就规定：“各级综合性档案馆在接收有关单位的档案时，为保护进馆档案的完整和减少重复，除按照《档案馆工作通则》规定接收有关保管期限的档案外，还应协助机关档案室做好案卷进馆前审核、调整保管期限的工作”。应该说，正常的档案移交，是可以做到的。至于机构改革撤并转时的档案进馆，这些特殊情况毕竟属于极少数。《回应》认为，如果归档也归收文的话，“一旦档案进馆了，不想鉴定。不敢销毁，不会鉴定，鉴而不销。再想减少国家档案馆档案重复就更难了。”笔者的看法是。如果这些档案(收文)真的进馆了，档案馆真的不想鉴定的话，那就保管好了。一则这些档案即使重复的话，在全部馆藏中所占的比例肯定是很低的(遗憾的是，到目前为止还没有见到具体的数据)。二则任何一个档案馆要绝对避免重复，几乎是不可能的。至于不敢销毁。不会鉴定，鉴而不销，是由很多因素决定的，有的是鉴定销毁理念问题，如销毁危险不销毁保险，怕承担责任风险；有的是库房问题，如档案库房还没有涨库，鉴定销毁还不是迫在眉睫的事：有的与档案保护经费有关，如2005年《河南省各级国家综合档案馆等级标准》(试行)规定：“档案事业经费列入当地政府财政预算。每年除人员工资、基建和设备费外，省辖市档案馆每卷册档案资料保护费2元，县(市、区)档案馆每卷册档案资料保护费1元。”既然档案保护费与档案数量挂钩，谁还愿意积极主动去鉴定销毁档案呢?可见，这些因素与归档只归收文还是发文无关。

笔者与《李文》都希望能够最大限度减少档案馆档案重复，但结论却正好相反。《回应》解释的原因也是缺乏说服力的。

4.1关键词能说明差异何在吗?《回应》认为，笔者“主要是在理论层面上进行推导”，而《李文》“则是从实践中进行的经验总结，这从两文的关键词上可见一斑。”笔者提供的关键词是归档、档案、发文、收文，而《李文》的关键词是档案馆、优化馆藏、归档范围、发文。关键词的不同只能说明作者对问题的理解不同，但得出一个在理论层面进行推导、一个从实践中进行经验总结的结论是不是很勉强?理论与实践究竟是什么关系呢?理论推导和经验总结是对立的吗?一定会得出截然不同的结论吗?理论推导和经验总结结论的不同只能说明这样一点：不是理论推导有问题。就是经验总结有问题，二者必居其一。

4.2应当站在什么角度得出结论?《回应》认为笔者“主要站在一个立档单位的档案室角度来进行研究，而得出‘归档不宜只归发文的结论”，而《李文》“则是从一个地区档案馆的角度来进行分析，从而得出了只归档发文的结论。”《回应》的这一认识才说到了问题的症结所在。笔者前面已经提及，从档案馆角度看，归档只归发文是最为理想的，但我们不可能只考虑到如何避免档案馆档案的重复问题，而不去考虑档案室档案的实际利用问题。避免档案馆档案的重复不是档案工作的目的，我们不应以此作为确定机关单位档案归档范围的标准。

4.3现有制度有问题吗?《回应》认为，如果再找一点。那就是笔者“是在维护现有制度，表现在文章中多次提到只归档发文与《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等规章制度相矛盾”。如果现有制度是合理的，当然要维护。既然归档只归档发文与《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等规章制度是相矛盾的，那么就说明归档只归发文，无论从理论上看，还是从实践上看，都是行不通的。《回应》也承认，《李文》“则只分析只归档发文是否可行，至于违不违反规定，能不能得到有关部门认可没有过多考虑。”既然《回应》不能否定现有制度(事实上也否定不了)。那么维护现有制度不是理所应当的吗?