管理效率提高10%

很多企业在10年前就开始使用企业邮箱系统,但传统的企业邮箱系统中存在着一个致命性问题,即它的功能仅仅体现在收发邮件和传递信息两个方面。这已经不能满足现代企业移动办公的需要。“睿邮”产品的出现为企业搭建了顺畅沟通的平台,为用户提供更方便的服务。

——讲述东南融通和上海现代物流通过睿邮打造沟通平台的故事

■ 本报记者 那罡

随着企业规模的不断扩大、信息量的迅速膨胀以及人员的增多,企业需要销售、市场、后勤等多个部门协同作战,才能实现对客户的快速响应。东南融通和上海现代物流资讯有限公司(以下简称上海现代物流)已经意识到,企业的信息交流与共享已经很难再简单地通过一部电话、一份传真、一封电子邮件来实现,必须有一个统一的沟通平台,便于随时随地分享与交流。因此,他们采用了基于微软Hosted Exchange技术的企业邮箱产品——睿邮(Ray Mail)。这使他们的信息交流更加通畅,企业运作效率显著提高。

微软公司电信及媒体事业部业务拓展经理许晓鲁表示,“基于微软Hosted Exchange的睿邮产品可以整合前端和后端,从而提供更强大的服务,主要解决三个问题:提高个人工作效率;提高人与人之间交流沟通的效率以及提升企业管理水平。”

沟通障碍症

东南融通是一家做金融信息化的IT公司。其员工大部分工作时间处于为全国各地提供支持和服务中。“我们一直在考虑,如何为3000多名海内外员工及30多个分支机构提供一种较为便捷的办法,通过一套协同办公系统将电脑、网络和人串起来。”东南融通运营总监张伟杰说,“比如,我们到某个平台或机构出差,到达机场的第一件事情,便是打开电脑的无线网络收发邮件,以免错过重要的邮件信息。若部分机场或区域无法提供网络支持,则给工作和行程带来了极大的不便。”

上海现代物流与东南融通相比,虽然业务结构不同,但面临的企业沟通问题的本质是相同的。由于供应链时代的到来,上海现代物流需要在理念上寻求突破,改变以往“大而全、小而全”的运作模式。

上海现代物流资讯有限公司副总经理李昌浩说,其实我们工作中大部分的时间都在沟通。沟通中存在三个需要解决的问题:第一是提高个人的工作效率,第二是提高人与人之间交流沟通的效率,第三是提升企业的管理水平。

在上海现代物流的企业管理架构中,第一层是企业决策层,第二层是协作管理层,第三层是企业实际业务运作层。李昌浩说,我特别希望决策层的信息能够不打折扣地直接传递到管理层运作起来。我不需要员工自己再做出相关决断,这往往会产生差错。

然而对于员工来讲,一种不间断的联系方式是非常重要的,尤其是在银行系统提供支持的员工。由于银行的互联网是保密的,不可以连接外网,即使在工作场所里面也只能接收到网络内部的信息,不可以访问外部网络。

在这个时候,张伟杰也在思考,如何让企业的员工获取到公司的信息或邮件?曾经有人提议过使用短信平台。但毕竟短信的信息量是有限的,很多时候无法实现信息的全面传递。

提升管理效率

在亟待解决沟通问题,实现信息完整传递的前提条件下,东南融通和上海现代物流在2008年5月几乎同步采用睿邮产品。

“没有使用睿邮的时候,我们到一个地方,首先要在机场打开无线网络收发邮件,然后再上路,很麻烦,而且不一定每个机场都能提供这样的网络服务。现在我们出去就不一定用电脑了,在手机上就可以解决大部分的工作。现在我真的有了“手机依赖症”。而且,我们也不需要银行的网络就可以接入外网。只要到有手机信号的地方就可以收到邮件,解决了我们在日常办公中上传下达的信息沟通工作。”张伟杰说。

张伟杰粗略统计,现在东方融通在线业务单元使用睿邮功能的普及率超过了90%。其中,经常出差的员工基本上都使用了Pushmail的功能,显著地提高了整体管理的效率。

上海现代物流作为提供供应链集成服务的服务商,特别强调现场管理,这也是客户对于上海现代物流服务质量最为看重的一点。“当我们做物流或者是采购等现场运作的过程中,总是会出现这样或那样的小问题。如果能通过邮件系统将信息直接发到手机上,我就可以马上知道现在可能发生的事情,然后再打电话或者是通过邮件了解发生的事情,这个信息来得要快一点。另外,现在我直接用睿邮把决策推出去,就很容易知道员工完成某项工作用了多少时间,了解到他是不是按照要求真的把任务完成了。保守估计,使用睿邮后,管理效率的提升至少在10%以上,时间节约相比以前达到了20%。”李昌浩说。

很多人认为,在企业管理的方法中,开会是一项很浪费时间,降低工作效率的不实际的行动。张伟杰回忆说,以前在会议安排方面,首先要把会议材料先递过去,经过一系列的流程才能开会。而现在,我们将把会议中需要讨论和落实的工作一项项列出来,直接嵌到睿邮系统里面就可以了。每个人前往会议地点之前就已经明确今天要讨论内容与需要达成的目标。

另一方面,每次会议结束之后都要对会议进行跟踪管理。在开会的时候,达成一个共识之后,现场布置各自的任务,由负责人发到指定人的邮箱,包括实现目标的要求与方法,需要实现的结果,或者是下一次的会议安排等内容,这样就十分清楚明了。现在我们开会的习惯是根据会议安排逐项讨论,这对于我们提高管理效率有很大的帮助。

规划中的平台对接

当今世界供应链产业发展存在三个重要特性:现代协作、合作分享和业务急速处理。李昌浩认为这三点和睿邮的产品在设计方面存在不谋而合之处。所以,上海现代物流比较迅速地接受了这个理念,并且加快公司相关的部署,把它运用到公司的物流和供应链的管理系统中,而且这种系统也可以和客户分享。

“对此,我们对自身的系统进行了一些优化。第一个是在技术层面,睿邮给我们提供了更多应用的解决方法,不管是对于决策的管理或者是时间的管控都有很好的作用;第二个层面主要是在产业链的整合层面,这样一个产品可以使我们和客户更好地沟通,使我们与客户的沟通变得更加灵活,降低了沟通的成本,同时提高了管理的效率。” 李昌浩说。

另外,张伟杰说,东南融通很重视团队的协同合作,所以特别看重睿邮的协同办公功能。现在对于睿邮的基本功能用得比较理想了,大家使用睿邮已经成为一种工作习惯。如何将这种良好的工作习惯与我们内部的OA系统做更好的结合,这是我们正在思考的问题。

记者了解到,为上海现代物流和东方融通实施睿邮产品的上海和辰信息技术有限公司,正在搭建一个整合平台。这个平台将为企业提供易用、好用的解决方案和服务。

上海和辰信息技术有限公司副总裁钱蔚说,我们会在适当的时候开放我们的技术接口,保证其他企业在用的信息系统能够和我们现有的邮件或者是沟通服务无缝对接起来。同时,我们也会在这个SaaS平台上提供一些类似于CRM或者是ERP的服务。应该说,我们现在做了两手的准备:一个是与客户现有的平台对接;第二个是与还没有使用这套系统的客户进行对接。

东方融通在线业务单元使用睿邮功能的普及率已超过了90%。同时,上海现代物流也把睿邮运用到公司的物流和供应链的管理系统中,并将这种系统和客户分享。