独立学院教务管理系统的采购和建设过程中应注意的问题

李明阳　张延诚　裴　献

摘要： 独立学院飞速发展，传统的教务管理模式和手段已经成为影响教务管理效率的重要因素，制约着教学管理质量的全面提高。而独立学院尚不具备自主开发教务管理系统的能力和经验，采购商业化的综合教务系统成为进一步提高教务管理的效率和水平的便捷途径。本文通过对采购和建设过程及应注意的问题进行阐述，为独立学院开展类似工作提供参考。

关键词： 独立学院 教务管理系统 采购 建设

自2003年教育部整顿独立学院办学以来，独立学院飞速发展，学校规模不断扩大，教学改革不断深入，传统的教务管理模式和手段已经成为影响教务管理效率的重要因素，制约着教学管理质量的全面提高，教务管理从传统的手工纸质管理操作、半手工管理操作到信息管理自动化、网络化势在必行。而独立学院本身历史短、积淀浅，尚不具备自主开发教务管理系统的能力和经验，采购商业化的综合教务系统成为进一步提高教务管理的效率和水平的便捷途径，也是使教学管理快速走上信息化、系统化、规范化、科学化轨道的必由之路。面对如今软件市场产品多样化的局面，独立学院如何挑选适合自身发展和特色的教务管理系统，可通过以下几个阶段：

一、深入分析，客观认识现行教务管理的运行情况

对符合自身需求的教务管理系统的认识是建立在对现行教务管理运行情况的系统了解和梳理的基础上的。由于独立学院没有独立的师资和管理队伍、没有独立颁发学位证书的资格，其教务管理流程一般等同于母体学校的教务管理流程，甚至与母体学校教务管理活动尚未完全脱钩。主要体现在机构的设置、人员的配置、管理流程等方面，更为重要的是母体学校在教务管理方面的制度和思想很大程度上影响着独立学院的教学管理。因此，对现行教务管理流程的分析需要注意以下几个方面：

（一）理清现行教务管理的基本职能和现实情况

独立学院前期多是手工纸质管理操作或半手工管理操作，细致地分析现行各项工作的流程和效率，记录存在的问题，非常有利于建立对现行教务管理的客观认识。

（二）寻找现行教务管理流程中的“薄弱”环节

此处的“薄弱”环节主要指大量重复的、占用较多人力资源，而运用系统可以极大提高工作效率的工作，如：各种统计报表、调停课等。无论手工纸质管理操作或者半手工管理操作，均存在大量重复劳动，而对这个部分的清晰认识，将有助于衡量管理系统运行效率的评价。

（三）寻找教务管理流程中的“缺失”环节

所谓“缺失”主要指一些设想在教学管理过程中进行而因为纷繁复杂、劳师动众而未能进行的工作。对这些环节的认识将直接决定管理系统个性化模块的建设，同时也使系统支持不同院校其本身管理特色成为可能。

二、详细考察商业化教务管理系统

考察商业化教务管理系统软件是一个漫长而重要的过程，主要通过三种手段来考察：第一，通过邀请软件厂商演示产品。厂家演示软件产品是最为直接地认识软件产品的道路，这种方式能够详尽地了解产品的设计和运行优势，当然，厂家对软件产品的熟悉程度在主观上增加了产品的吸引力。第二，通过对用户进行访问调查。这种方式将直接暴露软件产品的缺点甚至缺陷，但用户的反馈往往具有一定的局限性，毕竟其他软件用户与本校的实际情况并不一定完全相符。当调查的用户越多的时候，不同用户反映的相同问题的真实性就越大。第三，自身试用。商业化软件一般均有一定期限的试用期，在这个时间段内，不同人员需要充分利用时间了解试用软件的操作合理性、科学性以及能否应用的可行性。而此种方式往往因为试用人员本身不具有该产品的使用经验，很难发现关键问题。鉴于这三种考察方式各有利弊，客观地评价商业化教务管理系统的优劣至关重要。既不能完全相信产品推销人员对系统功能的吹嘘，也不能被其他用户的负面反映吓倒，要科学地分析系统功能的优势如何体现，分析现有问题的根源（是否是系统架构的问题），而对优势和问题的分析将在后期的招标及采购后的系统修改、升级中起到重要作用。

三、认真比较，慎重招标

在招标过程中必须以认真比较、慎重决策为原则，首先是多种商业化教务管理系统之间的比较，将多种产品的优劣逐项评比；其次是将商业化教务管理系统与早期所作的自身管理流程分析作比较，评估其能否达到预期的提高管理效率，填补缺失职能的目的。由于软件在不同地区的售价不同，在满足使用需求的同等条件下，如何利用招标手段压低价格，提高教务管理系统性价比，对独立学院董事会顺利通过采购议案有极其重要的现实意义。

四、培训人员，分工模拟，调试系统

商业化的教务管理系统与现行教务管理流程存在一些或很多的差异，为其提供一个适当长度的过渡期进行系统的调试和模拟才能使系统正式运行。这个过程需分为五步：

（一）培训人员

此次培训主要由厂家技术员主持，将系统的各个功能和人员进行分配，讲解主要的操作要领和流程，尤其是业务流程的先后顺序。

（二）试运行

在技术员的指导下，各项功能的管理人员开始熟悉自己权限范围内的各项操作，并记录每次失误及处理程序，总结系统中不科学或需要人性化设计的细节。

（三）汇总反馈信息进行系统修改

厂家针对试用人员的反应进行必要的修改，并将个性化模块融入系统，使系统达到功能上的全面覆盖。

（四）再培训

各项功能的管理人员在熟悉了修改后的系统功能后，在厂家技术员的指导下对需要使用的其他相关人员进行培训，基本达到业务流程的各级使用人员均能正确实现相关操作。

（五）完整模拟

在各级各项业务流程得到初步了解和掌握后，以小规模数据量来模拟教学管理的全过程，在时间上跨越大学四个学年，在功能上务必达到全面检验。

五、以系统建设为规范管理的契机，推进教务管理信息化、规范化

应用商业化教务管理系统后，首先，需要根据系统规范调整人员配置及管理流程，建立完善的、标准的管理体质；其次，在应用过程中，可不断总结系统使用经验，不断改进系统功能，使系统能够逐步成熟和完善，更加方便教学管理。

在这样一个建设过程中，必须注意以下几个问题：其一，选择教务管理系统，不能片面地以功能强大为依据，而应该以能够在今后一个时期内较好地服务教学管理为原则。大而全的系统未必能够显著提高管理效能，只有合适的系统才能体现出最大的使用价值。其二，不能要求系统满足使用人员的所有期望。教务管理系统只是一个管理工具和平台，其主要作用是帮助使用人员管理教学，而不是代替使用人员，系统的完善是一个长久的过程，不应该苛求系统在建设初期就达到人的全部要求，这个过程是在使用中逐步实现的。其三，系统建设中人是最重要的因素，系统只有在善于使用它的人员手中才能发挥其效能，对人员的培训和教育是提高系统使用率、提高管理效率的关键。

采购商业化教务管理系统是独立学院校园信息化建设的重要组成部分，也是解决教务管理现实问题的便捷途径。只有选择适合独立学院本身特点并不断发展完善的教务管理系统，才能将独立学院的教学质量推向新的高度。

参考文献：

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