区域教育科研管理信息化探析

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摘 要：杭州上城区作为中心城区，多年以来一直重视教育科研工作，并取得了大量成果，推动了上城教育的发展。与上城教育科研的繁荣相比，我们的教育科研信息管理工作相对滞后。为改变这种局面，上城区教育科研的业务主管部门用两年时间，系统分析科研管理流程，建设了新的教育科研网络管理平台，从而优化上城区教育科研业务流程并实现管理信息化。

关键词：教育科研；业务流程；优化；管理信息化

中图分类号：G463文献标识码： A 文章编号：1673-8454（2009）06-0084-03

一、区域教育科研信息管理的问题

杭州市上城区教育科研工作有着悠久的历史和辉煌的成绩，目前各个层面的学校和教育局直属单位也非常重视教育科研工作，每年都会有大量的课题立项和成果产生，参与课题研究的人数也呈上升趋势。与这种繁荣相比，我们的教育科研信息管理工作显得有些落后，主要表现为以下几个方面。

1.档案残缺

目前由省、市、区各级部门组织的教育科研活动种类繁多，有规划类、教师教育类、新课改类等，一项完整的课题研究工作应该包括通知发布、课题方案、立项公布、开题咨询、中期研究进展、结题报告、评奖公告等多项内容，由于一项课题研究历时时间长，课题延期、主持人工作调动、科研管理人员变更等诸多不稳定因素都会导致科研信息流失。这在前期上城区改革开放30年科研成果梳理的过程中暴露得尤为明显，上城区1978年以来20年的大量在全国有影响力的重大科研成果没有保存下来；近10年的科研情况虽然在电脑里有相关存档，但都是以简易的文件夹、电子文本的形式保存，或只有一个课题名称，没有相关背景资料，或没有精细分类，查询复杂，难以迅速找到所需要的信息。

２.共享困难

每年汇集到区教育科研管理部门的课题方案、课题成果等有上百万字，成堆的纸质文本和动辄几十兆字节的电子文本是科研员经常要面对和处理的。但是区科研部门更多承担的是上传下达的工作，每年上城区市级课题获奖有数十项，但其研究内容在全区而言知晓率很低，这些研究成果往往凝结着一个学校的特点和众多教师的实践智慧，对于其他有着同样情况的学校以及教师可以起到借鉴、学习作用，但是目前没有合适的传播渠道，依靠教研员个人去组织成果推广活动起到的作用也是有限的。利用互联网是一种途径，但是当前又缺乏一个能起到科研信息资源库的网络平台，同时还会涉及知识产权保护、交流途径等问题。

３.耗费资源

每次科研课题立项或成果申报，都会涉及盖章、收集、运送等多项工作，各校科研负责人会花上几天时间收集齐所有相关材料，再送到区科研部。同样，区科研部也会花上几天时间对这批庞大的资料进行收集、整理。每个学年要经历10次这样的过程，消耗大量人力和时间，对于时间本已十分紧张的学校而言，安排起来更是显得局促紧张。而且，每次评比结束，剩下的堆积如山的文本材料难以得到有效利用。

面对这样的问题，如何有效管理教育科研信息、优化业务流程是区科研管理部门要考虑的一项工作。虽然该项工作短期内难以见到显著成效，但是从长远看来，必将对我们回顾历史、理清思路起到重要作用。“上城区教育科研电子管理网络平台”就是基于对这个问题的思考产生的，它的设计和研发历时一年，主要解决的就是上城区教育科研业务流程优化和科研管理电子信息化的问题。

二、区域教育科研管理业务流程优化

“上城区教育科研电子管理网络平台”把教育科研管理的流程作为首要考虑的问题。科研管理如企业的经营运作一样，是由一系列连贯又交错的业务流程来实现的。例如，在科研项目的管理中，有立项申报流程、课题中期管理流程、课题结题流程、科研成果登记流程等等。这些流程都是密切关联的。但目前的现状是这些流程在各自孤立地运行，没有能够形成一个有机的整体。

随着教育科研的不断发展，当前的科研管理工作的主要职能将更多地集中在为教育行政部门和参与教育科研的教师提供信息服务上，只有对当前科研管理业务的流程进行优化，才能面对大量信息和繁杂的日常事务，才能对教育科研活动的各种要素进行合理组织、调控，保证科研管理工作的及时、高效。设计教育科研管理业务流程的目的是为了最大限度地改善科研管理水平和提高工作效率，不断消除一切无效作业与浪费，获得最佳的效益。根据教育科研的特点，我们规范了上城区教育科研业务流程（见图1）。

1.发布计划阶段

区科研部根据上级主管部门的通知，制订新的课题计划，首先确定基本信息，包括年度、课题类别、课题级别、拟立项数、有效申报起止日期。

2.教师个人申报阶段

教师根据科研部发布的计划进行个人申报，个人申报要录入的基本信息有：课题名称、成果形式、单位、职务、职称、通讯地址、电话、课题方案、研究内容类别，这个类别是为了以后检索用的，比如查询“过去5年以来上城区开展的所有关于班级管理类的课题”，同时还需要添加课题组成员，被选择的课题组成员能进入该课题组查阅、录入相关资料，并获得学分。

3.学校科研主管初审

学校教师申报课题之后，进入待审核状态，学校科研部门主管需要对所有课题进行初审，填写单位意见，审核结论为“上报区里，返回修改、校级立项、不立项”。

4.区科研部复审、立项

区科研部对所有通过学校初审的教师课题进行复审，在区一级的课题评审中，区科研部将组织专家进行评审，通过复审的即为正式立项课题，没有通过复审的返回学校，由学校决定是否进行校级立项或不立项。

5.研究中期阶段

课题立项以后，教师可以在自己立项的课题档案内，输入开题、结题、相关研究进展等内容，并能提交最终结题论文，学校科研主任可以有权对学校内的立项课题进行管理，区科研部有权对全区所有的课题进行管理。

6.评奖阶段

在评奖阶段，将最后的结果赋予相关的课题，根据公布的情况，这个最终的结果将进入每个课题的档案，并能提供查询。

三、区域教育科研电子信息化管理

“上城区教育科研电子管理网络平台”（以下简称“网络平台”）要解决教育科研电子信息化管理的问题。教育科研管理业务流程仅仅确立是不够的，还需要借助计算机技术、网络技术和通讯技术的发展和应用，使教育科研管理的信息交换变得方便快捷，使工作程序进一步简化，减少工作量，节省人力，提高工作效率和服务水平；同时，也使各项管理工作进一步规范化和科学化。为了使业务流程直观、明确，各类信息能够迅速分类整理，需要建立一个体现信息集成和信息共享的教育科研信息化管理系统，而这个系统必须覆盖科研管理的全流程才能真正实现优化和提高工作效率的目的。该平台在信息化管理上体现出以下特点。

1.电子化流程

该网络平台为上城区每一位教师设置了实名用户名和密码，从最初的环节开始，要申报课题研究的教师，登录该平台之后，先点击“申报新的课题”，在里面找到自己想报的类别，如“2007年杭州教育规划课题申报”，在规定的时间内上传课题方案、保存，一个新的以自己课题名称命名的电子课题档案就会形成，然后根据网页的提示，在正式立项后，自己随时根据区科研部预设的流程录入相关信息。同时，实行网上申报、网上提交研究材料、网上提交研究成果，节省了学校收集、传递过程的时间，并充分展示研究过程，以提供更多最终评比的依据。

2.信息集成

该平台信息源是惟一的，由参与教育科研的主体——教师来录入。任何一项课题的信息，都由课题负责人在规定的时间，在自己的电脑上，用区科研部已经设置好的个人用户名和密码登录科研管理平台，录入到系统里去，存储到设置好的数据库中，同样的数据或信息不再需要第二个部门或任何其他员工再录入一遍。这样可以做到减少重复劳动、提高效率、避免差错。人们很容易从系统中根据录入数据的负责人查明每一信息的来源和录入时间，做到责任分明。

3.分类检索

该平台根据科研项目主管部门、年份、研究级别、研究内容、获奖级别等分类，按主管部门课题类别分为规划类、教研类、师干训类等；按等级课题级别分为国家、省、市、区等；按研究内容分为课堂教学类、学生德育类、心理健康类、教材开发类、班级管理类、教师教育类等，教师在录入信息时只能按照这样设定的方式选择。这样分类最大的好处在于设置关键信息点，有利于根据不同需要检索课题研究资料。比如“2006年获省级一等奖课题”、“1995-2005关于‘学生德育课题”，都可以迅速实现查找，同时，学校名称、教师人名都可以作为检索点关键词。这样，这个平台对于学校、教师整理自己过去所取得的所有科研成果也可以起到很大帮助作用。

4.信息共享

所有与某项业务流程有关的授权科研管理人员都可以从指定的数据库中调用课题原始信息，按照分类显示在所有相应的记录和表格上。实时地了解到相关信息，同时，该平台还开发了“网络协作”功能，所有课题除了课题方案、课题成果之外其他信息都是公开的，该平台的每个使用者都可以利用查询工具对全区所有课题的公用信息进行检索，比如进行数学教学研究的教师可以查找同地区曾开展或正在开展的相关课题研究，并可以直接利用该平台向课题负责人提出“加入协作组”的申请，一旦获得许可，便可以查看包括课题成果在内的所有资料。

目前，通过“上城区教育科研电子管理网络平台”来优化上城区教育科研流程与管理信息化还处在尝试阶段，还需要统筹规划、不断改进，这种方式对科研管理人员和参加课题研究的教师都提出了更高要求。更关键的是科研管理人员需要把握教育科研活动的基本规律，提高洞察能力和系统分析能力。具备这些知识能力的科研管理人员在实际工作中实施和完成管理创新意识成功的可能性必然扩大，而成功的创新管理经验又进一步丰富了管理创新主体的知识能力结构，为实现向更高层次、更具价值的科研管理创新做好准备。

参考文献：

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[2]王明发，戴根祥.区域教育科研信息化管理新模式的探索与实践——宝山教育科研网络管理平台的建设与应

用[J].上海教育科研，2007，（12）.

（编辑：王天鹏）