数字档案管理存在的问题及对策

付云金

摘要:高校档案逐步实现了数字信息化管理。管理模式由过去的以纸质档案为主,数字档案为辅,逐步实现了以数字档案为主,纸质档案为辅的发展趋势。在享受档案数字信息化方便、快捷的同时,也给档案管理带来了令人思考新的问题。如何最大限度地发挥数字档案的价值作用和确保数字档案长期、安全的保存,是当前摆在档案管理人员面前的重要研究课题。

关键词:数字档案;档案管理;档案工作人员

中图分类号:G276文献标识码:A

文章编号:1674-1145(2009)33-0233-02

随着现代科技的迅速发展和高校自身改革的不断深化,高校档案逐步实现了数字信息化管理。管理模式由过去的以纸质档案为主,数字档案为辅,逐步实现了以数字档案为主,纸质档案为辅的发展趋势。在享受档案数字信息化方便、快捷的同时,高校档案数字、信息、网络化也带来一系列的问题。如何最大限度地发挥数字档案的价值作用和确保数字档案的长期、安全的保存,是当前摆在档案管理人员面前的重要研究课题。本文就当前数字档案管理中存在的问题及对策作以下讨论。

一、档案管理工作观念意识相对滞后

传统的档案工作“为保管而保管,重保管轻利用”、“安于现状”、“墨守成规”等旧的观念意识,是制约档案工作发展的重要因素。表现在对数字档案的作用和价值重视程度不够,意识薄弱,管理分散。主要原因是大多数电子文件形成的传统观念,认为电子文件不是文件而忽视其归档,一些声像档案材料大多数保存在制作形成部门和个人手中。事后不按档案的规范标准去进行整理,更不向档案部门移交。致使大多数有价值的科学实践、或有纪念意义的社会活动,往往不能留下完整、系统的声像档案资料,损失严重。有的单位只归档了正文而没有归档附件。有的对部分因时间较长、利用率相对较低的磁带或录像带,私自冲洗掉,或改录其他内容的现象较多,当以后再需用这些声像档案时而不得不再进行补拍、补录。这种离奇“制造”的赝品,失去了档案的真实性、时效性价值。此外,在保管条件上,有部分单位或部门因不具备保管声像档案的特殊条件,而严重影响了声像档案的寿命。有的虽有声像资料,但也只是集体合影、会议场景、人物发言一套程式化的、新闻导语式的内容,缺少有意义的特写镜头,人物专访和事件细节,没有内涵和深度。有的声像资料摄录后,没有及时辅以必要的文字说明(包括内容、时间、地点、任务和制作者等),相隔时间一长,时过境迁,人事更动,也就无法记忆和认知了。这种声像资料的作用和价值必然受损,大打折扣。凡此种种,都是对声像档案管理意识不强造成的后果。如何将这些活生生的真实写照,永久地保存下来,更好地开发利用,是我们广大档案工作者的重要职责。要想做好这项工作,必须强化声像档案意识。重视档案的凭证价值、知识储备价值、纪念和欣赏价值,即文物收藏价值[1]。要将档案工作纳入各单位工作计划、规划,列入领导议事日程,加大经费投入,确保足够的人力、物力、资源的配备。认真贯彻落实好《档案法》,按照法律和政策规定,以对党负责、对历史负责、对人民负责的高度历史责任感,切实做好这项工作。要完善制度建设,确保档案的齐全、完整、系统,结合本单位工作实际,制定出档案的收集制度、归档制度,以及档案的管理标准和有关人员岗位职责。

二、数字档案的安全问题

随着网络化的发展,网络安全问题已日益突出。计算机网络系统的安全问题也正在受到前所未有的挑战。据计算机安全专家的调查,约有21%的局域网在新建立过程中就受到过病毒感染,运行2年后从未发现过病毒的网络只占7%,而接入互联网所遇到的非法访问则难以计数,现有的“防火墙”等技术对“黑客”高手往往防不胜防。如果一些网络只设计了电子文件的逻辑归档功能,而没有考虑对其进行物理归档,一旦网络毁坏,电子文件的丢失将难以避免。此外,也存有档案信息的损毁和遗失问题,如工作人员操作失误、设备故障。另外还存在档案的保密制度不够健全,存在某些漏洞。有的信息是公开的,有的则是保密的。保密信息还分内部、秘密、机密和绝密等不同等级,应严格区别对待,不可混淆。要制定合理严格的档案信息化安全保密制度,并不断培养和强化从业人员的安全保密意识。建立严格的监控机制,引入科学实用的网络安全应对策略,结合使用物理隔离和逻辑隔离等多种安全防范手段,对“病毒”和“黑客”等行为及时采取应对和防范措施。

三、数字档案的保存问题

数字档案在保管方式上比纸质档案难度更大,易受外界干扰和人为因素的影响[2]。虽然数字档案的载体记录密度大,所占空间变小,但其对周围环境和保管条件要求是很高的。如何保证数字文件的真实性、完整性、安全性,更是一个重大而又亟待解决的问题。目前,对于长久保存的数字文件,需要定期进行复制,以防信息损失。数字档案的保存应具备必要的存放空间和完备的保管设施。要专库或专柜存放,并保持适宜的温度(14℃~24℃)和相对湿度(40%~60%);存放磁带、磁盘档案必须避开30奥斯特以上的磁场。要定期检查,对多次使用和已污损的声像档案要及时修整、复制。对长期保存且不常用的磁带,每年重绕一次,或刻录光盘多套保存。采取成熟的档案管理系统和逻辑、严密的流程化处理机制,责任落实到人,同时注意做好纸质档案的保存和重要电子档案的备份工作。

四、档案队伍专业人才不足

人是档案管理的主体,档案工作人员的素质,直接影响档案工作的实际成效。目前,在档案管理专业技术人员中,以初级职称占据了绝大多数比例。档案管理人员文化水平、技术力量薄弱与数字档案管理所要求的较强专业性质之间的矛盾,导致了档案管理水平不能提高。调查表明,档案管理人员不少是非专业的“兼职”,没有经过档案管理的专业培训。其业务素质势必严重影响档案管理质量。尤其是高校档案管理工作纷繁复杂,类别有教学档案、科技档案、图书资料档案等。这就要求高校档案工作者具备较高的专业技术水平和较强的业务素质。要更好地推进高校档案数字信息化建设进程,档案人员素质的全面提高是其中关键的一环。首先,要建立完善的档案工作人员培训制度,有计划地对在职人员进行继续教育和培训,更新其知识结构,提高其业务水平,培训主要包括:档案法律法规、计算机应用知识、网络技术知识、现代管理知识等,熟练运用现代化的工具处理档案资料,使档案管理工作适应信息化社会的需要。其次,要努力引进或选调计算机专业人才,对他们进行档案业务知识的培训,使之尽快适应档案网络化工作。培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人员,以适应当前档案事业发展的需要。

总之,档案是人们各项社会实践活动的历史记录,必然存贮着各种社会实践活动的成果。档案工作者对于这些成果应当倍加爱护,并且充分注意发挥其作用。同时,档案又有其自身的特点和价值作用,并且有独特的管理要求,不可与其他相关事物相混淆。要立足于档案工作,充分发挥档案和档案工作的独特作用。电子计算机的广泛应用,产生了大量的电子文件和电子档案,这是需要我们本着求实创新的精神去研究新事物。当今研究的重点主要是以数字档案为主,纸质档案为辅的新情况和新措施,探索以数字档案为主,纸质档案为辅的发展趋势和对策。充分认识和高度重视档案的文物收藏价值。把“面向信息时代”作为现阶段档案管理工作的目标,不断优化档案管理,努力使档案管理达到现代化水平。

参考文献

[1]陈作明.论档案[J].档案学研究,2000,(3).

[2]陈海英.论信息化时代的高校电子档案管理[J].兰台世界,2006,(10s).