浅议化肥企业原料采购结算的内部控制

张佳兴

摘要：某公司是四川省的化肥生产企业，主要从事工业硫酸、磷酸氢钙和磷一铵等系列磷化工产品的生产和销售，生产能力为年产磷化工产品20多万吨。年需采购磷矿石、无烟煤、石灰等大综原材料40多万吨。笔者调查发现，该企业在原料采购、结算等环节出现的问题，几乎都与内部控制系统不健全或失控有关。因此重视内部控制与管理，建立内部控制制度是实现从人治到法治，保证企业持续稳定发展的重要措施，为此笔者针对该企业在原料采购、结算等环节出现的问题，提出了具体的应对措施。旨在完善企业内部控制制度，加强原料采购、结算管理，降低产品成本，提高企业效益。

关键词：化肥企业；原料采购；内部控制的缺陷；对策

内部控制，是指一个单位为了实现其经营目标，保护资产的安全完整，保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施。因此只有建立完善原料采购、结算管理的内部控制制度，将其落到实处。并强化会计监督，才能提高原料采购、结算的可控性，保证会计资料的正确性和可靠性，防止错误和舞弊，增强竞争力，确保企业资产的安全、完整。

一、某化肥企业原料采购、结算内部控制存在的问题

1对内部控制的重要性认识不足

主要表现为企业部分员工认为，采购结算的内部控制制度束缚了自己的手脚和办事效率，是对自己的不信任，如果严格执行容易得罪人，相关部门容易发生冲突，况且内部控制制度执行得好坏，与自己的经济利益无多大关系，所以很多人抱着事不关己高高挂起的思想。

2采购合同不规范、缺乏统一的采购结算标准

由于缺乏统一的采购、结算标准，在原料采购合同的签订上，存在较大的随意性，同一原料，对不同的供货商在合同上对质量的要求不一至，而相同质量的原料价格不相同，即同质不同价的现象较为严重。如有的采购合同规定：磷矿石按五氧化二磷30％计算、杂质按7％计算，到厂价300元/吨，以含磷30％为基数，磷每上升1％，每吨磷矿石奖10元，磷每下降1％，每吨磷矿石扣8元，杂质每上升1％，每吨磷矿石扣15元……，而有的采购合同规定：磷矿石按五氧化二磷29％计算、杂质按8％计算，到厂价310元/吨，以含磷29％为基数，磷每上升1％，每吨磷矿石奖11元，磷每下降1％，每吨磷矿石扣6元，杂质每上升1％，每吨磷矿石扣13元……，由于多种结算标准的同时并存，不但供应商怨声载道，反映合同不公平，造成供应商的经常变动，因而增加企业采购成本，更为严重的是一但某种原料供应紧张，采购部门往往找出各种理由要求生产单位降低采购原料质量指标，而影响产品质量的事时有发生。

3原材料采购、结算的内部控制失控

主要表现为，有章不循、执法不严的现象较为突出。使原材料采购、结算内部控制制度失去了应有的刚性和严肃性。收货、计量、质量检验、结算等环节基础工作不规范，相关部门之间缺少制衡，部份从业人员法制观念淡薄，实际工作中存在随意性和舞弊行为。如：公司规定对购进原料必须车车除皮计量，而有的汽车衡计量人员为了图方便，对当天所运同种原料的同一车辆，只对其空车进行一次计量，全天，有时几天都用这个数据去计算该空车重量。严重违反公司内部控制度规定，给不法人员损害公司利益造成可乘之机，有的从业人员与不法商人内外勾结，采取重复过磅计量、重复收货、质检作假等手段损害公司利益的事时有发生。又如：按合同规定质量不合格不能结算的货款的磷矿石，有时领导一纸批条，会计便给予结算。

二、完善企业采购、结算内部控制制度的对策

为了让原材料采购内部控制制度的实施达到预期的内控效果，实现内控制度的目标，真正起到保证企业业务活动的有序进行、确保资产的安全完整、会计信息真实可靠、防止欺诈和舞弊行为、实现经营管理目标的作用，就必须在坚持实事求是，“因企制宜”，的基本原则下，进一步完善企业内部控制制度：

1规范采购结算标准

针对采购合同不规范，缺乏统一的采购、结算标准问题，制定统一的采购结算标准，具体做法为设立一个由技术、生产、质量检验、财务、采购等部门人员组的公司标准化委员会，由其统一制定企业原料采购的质量和结算标准，采购、结算标准一经标准化委员会批准，采购部门必须按此标准进行招标。如：对磷矿石的采购标准为：五氧化二磷>30％，每增加0.1％，加价1.00元/吨磷矿石；28≤五氧化二磷<30％，以30％为期准每降0.1％；降0.6元，同时考核杂质……

2完善原料采购、结算内部控制制度

内部控制制度要严密具体，有可操作性。使人一看就明白。主要完善以下内部控制制度

(1)过磅计量内部控制制度

过磅计量内控制度，主要应采用建立岗位责任制的办法进行内部控制。主内容应包括：“计量过磅时，计量人员不得少于2人，计量监控设备必须打开，过磅单必须联号，所有货物必须过磅计量、空车必须车车除皮计量……”。

(2)收货(存货)内部控制制度

收货(存货)内部控制制度，主内容应包括：“收货时保管人员必须根据原材料过磅单上载明的供货名称，供货数量、供货单位等要素作好记录，并与实物进行核对，在每天交班时与过磅人员、质检取样人员对帐，发现差错及时查明原因进行处理。并应规定每十天与财务部对账一次，每季进行一次盘存。对于盘(盈)亏的部份，应查明原因，如是人为因素造成的亏损应由责任人负责赔偿……”。从而有效地保证存货的安全完整。

(3)原材料采购质量检验内部控制制度

原材料采购质量检验内控制度，主要内容应包括：“质量检验人员取样时，必须多人一组，采用等距布点取样并有收货人员、供货人员在现场方能进行，所采样品必须现场制取，一式三份，分装密封，供应商、公司分析人员各一份，并留一份作仲裁样备查。采样人员应每天临时分组，以防止舞弊的发生……”。

(4)会计结算和应付款项的内部控制制度

会计结算和应付款项的内部控制制度，主要内容应包括：“结算会计应根据采购合同、收货单据、质检分析报告单等结算所必须的单据进行结算。结算后，经专人复核会计方能作帐，预付帐款的支付必须要有合同，应付、预付款的支付须有付款申请单，申请单上必须要有经办人、主管会计人员和财务主管人员的审核签名以及公司授权的付款审批人的签名，出纳人员才能付款。如违反规定进行结算或付款的，要追究相关责任人的责任，造成损失的要由相关责任人负责赔偿。同时建立应付款、预付款项的定期分析制度，每月一次报告，进行动态管理，保证资金的全安完整”。

(5)完善内部审计制度

为了，保证企业原材料采购、结算的内部控制制度能有效地发挥作用，应成立一个直接归董事会管理并独立于审计对象的审计部门，审计部门定期对原材料采购、结算内部控制制度的执行情况进行检查与考核，检查企业原材料采购、结算的内部控制制度是否得到有效遵守，执行中有什么问题，估计可能产生或已经造成什么后果。对于严格执采购、结算内部控制制度的要给予精神鼓励和物质奖励；对于违规违章的，给予处罚。

三、结束语

以上，是笔者通过对某企业在原料采购、结算等环节出现的问题的调查，并针对该企业在原料采购、结算等环节出现的问题，提出的自己的见解，试图为企业在加强原料采购、结算等环节加强内部控制提供参考。