中小企业会计电算化的问题及对策

陶　红

摘要：本文针对中小企业会计电算化的问题和对策提出了自己的见解。

关键词：中小企业会计电算化问题及对策

1中小企业会计电算化的问题

1.1对会计电算化的认识不足我国电算化起步较晚，人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。中小企业领导和员工不是太重视会计电算化的使用，认为会计电算化就是计算机代替手工核算，仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性。同时，由于会计工作是采用货币形式全面反映与监督单位的资金运动，其与企业的其他部门都有着密切的联系。因此，企业会计电算化工作不仅与财会部门有关，而且还涉及到企业的其他部门，需要他们的支持，领导的支持是协调好各方面关系的保证，会计电算化工作的开展，需要高技术的人才、各种计算机设备、大量的资金，没有领导的支持，就不能提供这方面的保证。有些领导由于各方面的原因，对企业电算化持怀疑态度，如有的领导认为财务软件有很多限制，不像手工那样方便地调整账目，以利于企业的节税，或者逃税；有的领导认为手工已能解决问题，不必进行电算化：还有的领导并不反对电算化，但认为电算化是会计部门的事，不愿意为电算化提供额外的经费和工作中的支持，对电算化工作漠不关心等等。

1.2会计人员业务素质较低，难以适应信息时代要求中小企业财会人员有两个特点：一是人员少，二是人员素质不高，根据本人对江苏一些中小企业的调查，很多小企业的财会人员本身就是家属、亲戚或朋友，他们专业素质不高，只是受过简单的培训，另外有些是来源于已退休的老会计，他们工作经验丰富，会计手工工作能力也较强，但是，对会计电算化的知识就相当欠缺。年龄比较大的会计人员，他们基本只懂得怎么样使用计算机，谈不上对计算机进行维护、开发和利用。虽然商家在安装会计软件时都作了系统的培训，但是部分会计人员由于接受能力较差，在上机时经常出现误操作，一旦出错，可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统数据丢失，严重的导致系统崩溃。所以现在中小企业中既懂会计知识和实务，又精通软件开发的复合型人才更是少之又少。

1.3会计基础工作薄弱，相关的日常管理制度不健全会计基础工作主要指会计制度是否健全、核算流程是否规范、基础数据是否准确和完整等。采用计算机处理会计业务，必须事先设置好处理方法，因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度，都必须规范化、标准化，这样才能使会计电算化系统顺利运行。一些中小企业会计人员在手工核算方式下会计基础工作较差，账、证、表的格式和内容混乱，核算方法与程序不统一、不规范。同一类业务，不同的人做法也不完全相同。由于基础工作薄弱，建立在此基础上的会计电算化系统也就会出现一系列问题，手工操作与计算机操作并行时间过长，反而增加了会计人员的工作量。

很多企业并没有一套完善的会计电算化环境下的财务规章，如机房管理制度、系统维护制度、电脑软件的操作规则都没有，出了问题也没有办法追究，造成管理上的漏洞。有的企业财务各模块的进入密码保管不善，形同虚设。大家都相互知道其他人的密码，而且从来没有更换，由于金蝶软件也没有设置强制更换密码的功能，所以只有用制度来规范，以保证权限设置的有效。因为在电算化软件中，很多内部控制的实现都要通过计算机操作权限的设定来实现，如果大家都知道其他人的密码，就有可能造成一些人用其他人的密码进入自己无权进入的模块，进行非法操作，而且这种操作不像手工的修改，不易被人发现。财务科软盘使用也不规范，使用不明来历的软盘，乱拷贝数据的现象严重。这有可能导致计算机染上病毒以及财务数据泄密的危险。

1.4电算化内控制度不健全主要表现在：第一，分工不合理。会计电算化后各岗位的工作职责与分工要求与手工记账有所不同，需要重新分工，并符合电算化条件下的内部控制要求。有些企业未及时、有效地进行岗位调整造成了人力资源的浪费，不相容职位未分离。第二，网络安全管理制度缺乏。企业财务使用的电脑均需要有上网交易功能，如：进行网上银行支付、网上税务申报等，会计电算化使用的电脑与上网交易的电脑不能做到完全分开，且许多会计人员网络安全知识缺乏，使用会计电算化核算的计算机上网，很容易受到网络病毒的侵袭，发生电算化软件受损，甚至电脑瘫痪会计核算数据丢失的事故。第三，会计档案归档不及时、不完整。有些会计人员认为，反正随时打开电脑均可查看到每月甚至历年的核算数据，因此，未及时进行数据备份，不及时按规定打印出纸质档案，有的只打印一部分；对部分明细账多的科目如往来账款、存货、固定资产等大都不予打印，使纸质会计档案打印不完整，违反了会计档案管理制度有关规定。

2完善中小企业会计电算化的对策

2.1转变观念，提高认识会计电算化不仅改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，提高了会计信息质量，而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术，因而推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善，是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。企业领导者要自觉转变观念，充分认识会计电算化的重要性，以及它将对企业发展产生的积极影响，大力支持企业会计电算化的各项工作，应从财务部门以及其他相关部门抽调精干人员，成立由企业领导者参加的会计电算化实施领导小组，领导整个会计电算化的实施，结合企业的实际情况并考虑部门或地区的整体发展状况，制定本企业会计电算化实施的工作规划。应加大对会计电算化工作的投入，购置重要的硬件与软件设施，保证必要的办公场地。

2.2加强对会计电算化人员的再教育会计电算化的应用，对会计人员的知识能力提出了更高的要求。既要求会计人员要掌握扎实的会计知识和技能，还要求掌握相关的计算机知识、财务软件的使用技术以及日常保养和基本护理，熟练运用多种办公软件、熟悉互联网和办公局域网络等知识。人的素质决定了会计电算化工作的质量，高质量的复合性会计人员才不仅是会计电算化工作顺利开展的重要保证，而且某种程度上能弥补硬软件投入相对不足的缺陷，提高信息系统运行质量。在真正实现会计工作由核算型向管理型转变的同时，财务人员还应该能够根据单位自身特点，设计最为有效的内部核算及管理制度；利用电算化会计的特点，规划单位整个信息系统的设计和实施，为单位预测、决策和控制等管理工作服务。因此，我们企业要真正的做到会计电算化，就要造就一大批既能够精通计算机信息技术，又专于财务管理知识能够熟练地进行财务信息的加工和分析，满足各方对财务信息的需求的“会计—算机—管理”型的复合型人才，促进会计电算化的顺利发展。

2.3加强会计基础工作和相关的日常管理制度企业应建立一套完整的有关会计电算化日常管理的规定制度化，其内容应包括机房制度、上机操作规定、系统维护规定、档案管理规定等等，做到有章可循，对电算化实行规范化管理，做好电算化的基础工作，促进财务电算化向管理型会计信息系统转变。对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽，以防止电磁辐射和干扰。制定计算机机房管理规定，制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施，以及突发事件的应急对策等。

财务科应有两个以上能用计算机编程序的财务人员，一则他们可以共同学习，相互提高；二则可以形成相互牵连制，避免造成对程序设计管理的真空；三则如果一人离职，另一人也可以顶岗，不会造成工作上的被动局面。

加强磁介质载体档案的管理。为确保档案的真实性和可靠性，实行纸质档案和新型载体档案双套保管。并逐渐向完全保管新型磁介质载体过渡。

2.4要加强会计信息系统的安全性、保密性财务数据属于企业的秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展，同时，因管理不善造成系统瘫痪或者数据丢失，也会给企业造成无法弥补的损失，所以加强安全性、保密性是会计电算化自始至终必须重视的一项工作。企业应该做好以下几点：第一，实行用户权限分级授权管理，建立网络环境下的会计信息岗位责任。第二，建立健全对病毒、电脑黑客的安全防范措施。第三，从电算化网络软件的设计入手，增加软件本身的限制功能。第四。建立会计信息资料的备份制度，对重要的会计信息资料要实行多级备份。第五，强化审计线索制。第六，建立进入网络环境的权限制。

2.5选择适合企业自身的财务软件中小企业选择财务软件时要以实用、够用为出发点。要根据自身规模和经营特点选择合适的财务软件。可以选择有名气的大公司的商用财务软件，一般这些产品质量稳定，满足各项需求，也能够保证软件以后的升级，不能有大而全或一步到位思想。许多中小型企业在软件前期准备工作中，没有考虑全面，在正式运行后，才发现软件系统的种种不足和缺陷，这时就需要与软件开发人员进行沟通，需要得到软件提供商的帮助，使软件不断改进和升级，从而更好地帮助企业进行管理。