浅谈办公自动化在高校办公室秘书工作中的利与弊

葛爱英

[摘 要]办公自动化的秘书工作是新时期高校发展的需要，是秘书工作规范化、标准化和科学化的基本要求。本文从办公自动化在秘书工作的重要作用和办公自动化给秘书工作带来的负面影响两方面进行浅议，力求对办公自动化在秘书工作中的利与弊有一个清醒的了解和认识。

[关键词]办公自动化 秘书工作 利弊

办公自动化是现代科学技术发展的成果之一，它的出现使秘书工作发生了前所未有的变化。对高校秘书工作而言，办公自动化的内涵是办公室秘书人员利用先进的计算机技术、通信技术、信息技术和软科学技术，通过各种办公设备和人机信息系统来完成领导交办的任务和职能部门与教学部门之间的联系工作。它的实现不仅使高校办公室秘书人员的工作流程规范化、标准化，提高了工作效率，而且要求秘书人员必须具有现代化科学管理方面的知识和相应的办公室业务知识，这就促使秘书人员在工作的同时要不断积累经验，提高业务素质。

一、办公自动化有利于提高秘书人员拟办公文的效率

拟办公文是办公室秘书最基础的一项工作。通常，高校办公室要收到来自上级不同单位的发文，这些文件需要秘书及时、准确无误地传给领导批阅，并立即遵照领导指示向学校各部门传达文件精神。在传统的方法中，秘书人员要通过拟办单，登记收文时间、收文流水号和拟办时间后，再传到领导手中，这样文件在“路上”逗留的时间就显得长一些，还有一些文件到了领导手中已经过期。而采用办公自动化，秘书人员可以在扫描上网后，利用特定的办公软件发送给领导。这样，即使领导离开办公室，也可以在异地对文件进行浏览、批示，不会造成时间的延误，极大地提高了工作效率，并且最大的优点是不会因为文件过多而造成丢失情况，同时秘书人员可以对文件进行规范化的管理，方便查阅和最终的电子归档，提高了秘书人员的工作质量。

二、办公自动化有利于秘书人员收集资料的及时性、准确性和广泛性

通常，领导会交代办公室秘书人员写调查报告或讲话稿，这就需要秘书人员广泛收集相关内容的资料并对其进行筛选。传统的信息收集工作费时费力，收集的信息还少而不全，但是办公自动化系统可使秘书人员快捷方便地获取大量相关资料，特别是互联网技术，为秘书人员提供了一个更加快捷有效的渠道和广阔的空间，秘书人员只需要在互联网计算机中输入要查资料的关键词，与之相关的信息就会显示在屏幕上，秘书人员把这些资料存储到计算机中就可在写报告时，随时调出来进行使用和参考。办公室也要向上级部门呈上请示或者报告之类的公文，这些公文的格式要求统一而且精确，虽然一些书本上也有这些公文的统一格式，但需要秘书人员去花大量的时间和功夫去查阅，查阅到后，再输入到计算机中进行模版的设置，直到达到要求为止，而如果秘书人员利用计算机直接获取所需公文的模板文件，输入公文的要素，如发文字号，签发单位等，再根据需要输入正文内容，这样即节省了时间，又保证了公文的规范性和正确性，为秘书人员减少了大量不必要的繁杂事务。

三、办公自动化是秘书人员沟通信息的重要渠道

办公自动化是一种综合性的多功能技术，它不仅可以收集资料，传递文件，还可以建立内部邮箱，学校因业务需要往往要在部门与部门之间进行信息传递，例如一些紧急通知能在几秒钟之内就能让对方收到，这就体现了办公自动化传递信息的方便，为秘书工作的及时性提供了保证。

四、办公自动化有利于提高秘书人员的业务素质

办公自动化是知识经济、现代化办公室工作和较高素养办公室工作人员的综合效应，是高校办公室进行一场思想、工作、技巧三大结合的革命，它对办公室秘书人员的业务素质提出了严格的要求，时刻要求秘书人员进行业务知识的学习，不断提高业务素质，否则就会应为不能适应办公自动化的要求而被淘汰。作为高校办公室的一个秘书人员，不仅要具备所在部门和行业的专业知识和秘书工作知识，而且还必须具备现代化科学管理方面的知识，并熟练掌握自动化的办公设备和技术。因此，为了更好地完成工作，秘书人员要经常参加一些相关业务知识的学习和培训，提高自身业务素养，这样才能更好地适应现代办公自动化的需要。

但是，从另一方面考虑，办公自动化对秘书工作起积极作用的同时，也不可避免地产生一些消极作用。

五、办公自动化有害于秘书的身体健康和生理健康

办公自动化是借助各种不同的先进设备来实现的。比如计算机、复印机、打印机等自动化设备，虽然操作方便，速度较快，但是带给秘书人员的负面影响也是不容忽视的，这些先进的办公设备都带有很强的辐射性，秘书人员长时间接触这些辐射性的设备会产生各种疾病，造成身体上的危害。另一方面，秘书人员因工作的特殊性会长时间保持做姿，也难免会产生颈椎病等职业病情。

六、办公自动化给秘书工作的安全性和保密性带来隐患

办公自动化系统作为一个用现代化设备装备起来的复杂系统，主要通过网络和软件来实现信息的传递，这使保密工作的对象和范围发生了极大的变化。比如电磁波辐射、网络泄密信息存储媒体、软件技术方面缺乏保密措施或措施不严、秘书人员素质不高或管理观念和方法的滞后均有可能造成泄密。

此外，秘书人员的一些疏忽也会造成泄密。例如废弃的打印纸和用过的磁盘上，可能留有秘密信息；在技术交流中，向无关者展示不该公开的数据；计算机送去修理时没有及时清除掉硬盘中的数据；公用机器不加密码等等，都可能造成泄密，这些都同工作人员的责任心和管理有着密切关系。因此，加强计算机保密工作，是办公自动化中的一项不可忽视的工作。

七、办公自动化会使秘书人员养成不踏实的工作作风

有些秘书人员写各类报告时，借用计算机网络的方便操作，通过互联网随便下载一些相关内容的资料来应付完成。而对于调查报告，没有调查就没有可信的资料，只有通过调查，才能使资料具有真实性。如果秘书过分依赖互联网或相关自动化设备，会逐渐泯灭其工作的主动性和积极性，这样日积月累形成不踏实的工作作风。

综上所述，办公自动化在秘书工作中的运用是新形势和高校发展的需求，正确理解办公自动化在秘书工作中的意义是充分发挥其重要作用的基本前提，合理运用办公自动化是保证秘书人员身心健康的必然要求，秘书人员既要充分利用办公自动化给工作带来的便利，也要避免办公自动化给秘书人员带来的负面危害。

参考文献

[1]彭义文，论办公自动化在现代秘书工作中的地位，甘肃科技纵横，2007，36（4），117－118

[2]汤明，办公自动化在现代秘书工作中的职能，现代农业科技，2007，12，203－204