礼宾司：外交“礼宾战役”的幕后团队

卞卓丹　乐艳娜

北京奥运宴会的座位

据外交部礼宾司的负责人介绍，“礼宾工作包含着许多大家看不到的千头万绪的工作。”比如，组织一场国际会议的礼仪活动，既要统筹协调，又要兼顾各方，既要保证不同国家代表语言交流的顺畅，席位安排上还要考虑国家关系、宗教信仰、文化差异等种种因素。

在谈及成功的礼宾案例时，北京奥运无疑成为新世纪中国形象的一次精彩亮相。

在被现场直播的欢迎宴会上，习惯用左手的国际贵宾们就坐时发现，他们的餐刀没有一把是放在右边的，考虑到不同民族不同地区的饮食需求，宴会一共提供了6种个性化菜单，为了使国际贵宾们看到自己熟悉的语言，胡锦涛主席的讲话稿被印成了15种文字……

奥运会这样的国际场合同时也是一个展示中国传统文化的场所。宴会前在贵宾们休息的人民大会堂西大厅里，摆放了从国家博物馆等地借调来的8件文物，配有中、英、法三种文字的说明。欢迎宴会的请柬、菜单、席位图等设计新颖，请柬是以《清明上河图》为背景，竖版排列，菜单则采用线装书形式，里面配有精美的文物插图，深受来宾喜爱，大家争相收藏。

迄今鲜为人知的是，胡锦涛主席与国际贵宾们走进宴会厅的那张照片，是经过精心设计的。最初的设想，是中方联络员陪同各自负责的贵宾走上楼梯、进入宴会厅并引领入座，但众多联络员掺杂在中间，必将影响到镜头效果。经反复设计、演练，较好地兼顾了现场各项安排。于是第二天，定格的镜头成就了那一精彩的历史瞬间：各国领导人一同步入宴会厅，胡主席居于队伍前排正中，身边的时任美国总统布什笑对着前方，再往左，俄罗斯总理普京健步前行……

另外值得一提的是，此次欢迎宴会桌形设计和席次安排也独具匠心。

宴会的桌形设计本有九边形、大U形、花瓣形等方案。起先，采用了九个长桌拼成九边形的设计，新颖、大气。可是，在距离奥运会开幕式不到一周的第二次演练中发现，此方案各对应桌间距较远，产生距离感，美中不足。于是，宴会筹备人员连夜加班，将桌形改成了九圆桌——既拉近距离，又体现了“九九归一”、“团团圆圆”的中国传统思想。

在座次安排上，既遵循奥运惯例，又体现中国特色。首桌突出了奥运大家庭，不仅有重点国家，还兼顾了地区代表性，由胡锦涛主席夫妇与罗格、萨马兰奇和美国、俄罗斯、日本、法国，哈萨克斯坦、巴西、菲律宾，加蓬、巴基斯坦等国领导人就座。其他八桌请另外八位政治局常委分别作为主人，款待来自八方的贵宾。

“座次的安排可以说是数十易其稿，改了不知多少回。”负责宴会准备工作的礼宾司同志介绍，既要考虑礼宾次序，也要考虑国家关系和宗教信仰等因素，避免敏感国家同桌或相邻。为了体现平等性，每张桌子都以花卉的名字来命名，而非采用数字排序。宴会乐曲的选择也是兼顾了中国特色和世界地区的代表性。

与欢迎宴会类似，8月8日晚间的奥运开幕式同样是一项巨大的系统工程。国家体育场“鸟巢”三层的核心贵宾区面积有限，通道狭窄。入场时，各国元首和政首脑的随行人员不能进入，无法引领各自政要入座。在这种情况下，如何保证客人们能在规定时间就坐?礼宾司想了一个办法——在座位上贴国旗与国名，每个通道上安排3名工作人员协助指位。

退场时，一个局促的空间内数百人都要通过一部扶梯下楼，同样容易出现拥堵和混乱。经过演练，礼宾司在协调会上积极建议，退场分批次，外方先走，中方后走，由此保证了“流程”的顺畅。

亚欧峰会的车队顺序

2008年的“礼宾战役”，除了北京奥运会，还有10月下旬的第七届亚欧首脑会议。

两年一届的亚欧首脑会议已成机制，礼宾安排既要考虑若干国际惯例，也要体现东道国特色。出席本届亚欧峰会的共有10位国家元首、23位政府首脑，东盟和欧盟各1位副外长，其规模与2006年的中非合作论坛规模相当。

按照亚欧会议惯例，温总理要在会议开幕式前，在人民大会堂依次迎接与会领导人。根据亚欧会议的做法，此场活动的礼宾顺序要突出四个协调员——中国、文莱、法国和欧盟委员会，同时也要考虑各代表团团长的级别。

由于各代表团住得比较分散，有的住在西边的香格里拉酒店，有的住在东边的索菲特酒店，要保证他们在半小时内按顺序全部抵达会场，一个合理且各方都能接受的礼宾次序十分重要。经过反复研究和比较，礼宾司最终选择了按国名汉语拼音排序确定44位与会领导人车队出发顺序，大大缩短了道路管制时间。

实际执行当天，在各有关部门通力合作下，各车队行进流畅连贯，不到30分钟，44位领导人全部抵达人民大会堂，迎接仪式顺利举行。

实际上，整个亚欧峰会期间，每场活动都有不同的礼宾顺序，包括领导人合影、开幕式的站位、会议的座位安排等，这是为了避免按某一固定排序方式导致一些与会领导人总排在后边或旁边。

礼宾司的日常工作

据介绍，在奥运之前，外交部礼宾司专门向各国的礼宾官、中国驻各国使领馆了解情况。“奥运会礼宾工作动用了数百名工作人员，仅贵宾联络员就有300多人，联络员向外方了解信息，饮食一项就要了解很多内容，比如，有没有宗教禁忌，能不能喝酒，对什么食品过敏等等，都要了解清楚。”

其实，除了对于重大活动的调研和组织，礼宾司的日常工作涉及面广，这从其组织构架就可见一斑。目前，礼宾司共设6个处：亚非处、欧美处、接待处、综合处、证件处和特权与豁免处。

亚非处和欧美处负责驻华使馆的日常事务，着重于礼仪方面，按照地区来划分。大使的到离任活动、驻华使馆的招待活动，两国建交的纪念活动，外国领导人逝世的吊唁活动等，都是这两个部门的职责范围。

接待处负责国宾和重要外宾的来访接待工作。据介绍，2008年列入访问的国家元首有18位，政府首猫20位，副元首1位、副总理6位，外长21位……

综合处负责协调领导人出席的国际会议，指导处理涉外礼仪事务，处理国家领导人、外长的贺年卡、礼仪性的电函来往。

目前与中国建交的有171个国家。这些国家的驻华使馆以及20多个国际组织的驻华机构的工作人员及其家属，身份需要得到认证并发放证件，这由证件处负责。据统计，仅2008年，证件处就发放了4900份证件。

根据《维也纳外交关系公约》和《中华人民共和国外交特权与豁免条例》，在华外交人员及其家属享有外交特权和豁免，涉及这方面的事宜由特权和豁免处负责。

“其实，礼宾司的工作确实可以用千头万绪来形容。作为国家的‘门面，和奥运的‘国家队一样，‘十年磨一剑，礼宾司也可以说是中国的礼宾‘国家队。”礼宾司负责人总结说。