做好高校的CIO

丁 青 吉 翔

摘要:当前在高校信息化建设的实践过程中,遇到的最大困难往往不是技术,而是管理体制和机制的束缚。面对这样的束缚,高校的信息化管理机构应该借鉴先进经验,引入CIO机制,进一步明确自己的角色定位,从而更好地为高校信息化建设服务。

关键词:高校信息化 CIO机制 信息化管理机构

中图分类号:G420 文献标识码:A 文章编号:1673-8454(2009)23-0008-04

高校信息化建设从上世纪90年代开展至今,成果斐然,各高校都建立起了自己的校园网和信息管理系统。但由于在建设初期,大多数高校在信息化建设方面尚没有一个明确的领导和管理体制,在具体的实施过程中缺乏统一的标准,各部门各自为政,建立起单独的信息系统,人为形成一个个“信息孤岛”,造成“诸侯割据”之势,这些问题使得高校信息化建设一度步入僵局。如何打破这样的僵局,在各高校引入CIO机制,以及在该机制下信息化管理机构应做出什么样的角色定位,本文将给出积极的探讨和尝试。

一、CIO的定义和内涵分析

1.CIO的历史演进

CIO(Chief Information Officer)一般译作信息主管,也译作首席信息官、信息总监,是负责处理与组织信息技术系统相关的各方面事务的高级管理人员。[1] CIO一词最初来源于企业,但随着数字化、全球化浪潮的推动,一些有战略眼光的大学管理者开始意识到,只有创建与数字化、全球化背景相适应的大学信息化管理体制,统一战略规划,实现资源共建共享,建立与完善部门协调工作机制,才能提高大学在信息技术新环境中的决策、管理水平,由此提高大学的核心竞争力。在这一思想的指导下,美国高校在20世纪80代后期陆续建立起CIO机制,时至今日,美国大部分高校甚至各个学院都有自己的CIO,并且CIO在现今美国高校的IT治理中承担最关键的角色之一。

与之相较,我国CIO机制的出现迟到了将近20年,虽然它进入我们的视野其实是在20世纪90年代互联网的高潮时期。近五年来,随着关于CIO的各种会议、论坛的兴起,CIO逐渐引起各方面的关注。清华大学计算机与信息管理中心前任主任沈培华研究员就积极撰文指出高校应该向企业学习,进行管理机制和体制的改革,建立CIO体制,全面领导高校信息化建设。[2]

2.高校中CIO的内涵分析

(1)职责分析

目前在CIO的职责定位方面,国内比较有影响的界定是:建立组织信息化远景规划;以最有效的方式管理基本的信息化应用与服务;领导信息化基础设施的建设;协调各个部门的信息化建设;阐述组织全局范围的信息化策略,如安全等;领导与其他关联机构的信息化合作。[3]

(2)地位分析

一般来讲,CIO应该是校级领导,直接参与高校的领导决策,是高校进行数字化校园建设的强力支撑,全面负责高校信息化推进的计划和规划,领导跨机构的协作过程。据有关调查,国外高校中独立设置CIO职位(参与学校决策,具有相当于副校长级别的权利和责任)的比例为39.30%,副校长具有CIO头衔的比例为16.18%,教务长、校长等具有CIO头衔的比例为6.93%,技术部门主任具有CIO头衔的比例为28.90%。[4]而在我国,超过半数的学校中负责校园信息化规划的主管人员都是计算机中心或网络中心的主任。[5]这说明我国高校对信息化重视的程度要远远低于国外高校。国内的CIO地位普遍不高,这是导致部门协调乏力,信息化建设陷入僵局的主要原因之一。

二、国内高校信息化所遇到的种种障碍

目前,我国高校信息化基础设施建设基本完成,数字化校园的软硬件环境发生巨大改变。但由于我国高校信息化建设的特点是起步晚、发展快、跳跃大,与此相伴随的必然是思想乱、障碍多、漏洞大。各个高校重硬件轻软件、重网络轻服务、重技术轻管理的倾向不仅严重存在,而且非常普遍。高校的多名学者已撰文指出,当前遇到的最大障碍不是来自技术和资金,而是来自体制和机制。[6]主要表现如下:

1.高校的体制和机制束缚

从目前的情况来看,大多数高校在信息化方面尚没有一个明确的领导和管理体制,很多学校的信息化管理机构存在职能交叉、条块分割等现象。多数高等学校的信息化管理机构,或是隶属于教务处、科研处或图书馆,或是成立了信息中心、网络中心等机构,存在着“多头管理、多人负责”的现象,这种体制,也使得高校信息化建设的工作被多方牵扯,利益被多方争夺,形不成合力,最终使得信息化建设功亏一篑。

现在国内建立CIO机制的大学仅有北京大学等少数几家,而对比美国建立的CIO体制我国也有很多不同之处。在图1中,我们可以看到,在美国高校的CIO体制中,CIO直接向大学最高行政领导(CEO)汇报,并参与高校组织管理层的决策。图2是北京大学信息化建设的管理机构图,校园网建设的领导小组组长即是学校的CIO,他也应该是校级领导中的一员,直接向校长汇报。另外信息化领导小组还需要有一个扮演参谋角色的团队,它能够为信息化领导小组的决策提供有益的咨询,这个团队被称为“信息化咨询委员会”。而信息化办公室则是一个常设机构,负责制定整个学校信息化建设的长期规划和阶段性规划,将规划报信息化领导小组讨论通过后,领导和监督规划的执行。北大的信息化办公室下属三个部门,计算中心,管理信息中心和网络中心。将信息化办公室与大学各个院或部处联系起来的纽带是各个院系和部处的CIO,这一层级的CIO一方面保持与信息化办公室的联系,另一方面负责本单位的信息化建设。[7]可以看出,与美国高校校长下直接设CIO职位这种模式相比,国内高校的模式依然处于一种“多头管理”状态,体积庞大,不能精兵简政。这种模式下信息化的成功与否往往还要再取决于各种角色的沟通默契程度。

2.对高校信息化的重要性认识不够

正是由于“多头管理,多人负责”的现象存在,高校的决策层对高校信息化的重要性一直没有形成统一的认识,同时从事学校信息工作的决策层大多不是信息技术方面的专家,难以对整个信息化建设方案提出长远发展规划,并且还因为信息化工作的幕后性,信息化的地位一直以来都没有提高到应有的高度。

以南京农业大学为例,我校的信息化管理机构是在图书馆下专门设立的网络中心,行政级别上从属于图书馆的地位,像这样设置信息化部门的高校还不在少数,而这些情况使得网络中心处于一个极为尴尬的位置。很多人甚至搞不清网络中心是图书馆的技术支持部门还是学校的网络管理中心,这样一个角色定位使得原先应站在高校信息化建设前线的部门越来越被推到后方。由于没有CIO这样的强有力的校级角色带领,事事只有执行权,没有发言权。而如果不能发出自己的声音,那么这样一个职能部门在开展工作时必然会屡屡受到各方阻拦,为学校信息化建设做出的贡献也相当有限。长此以往必将延误学校的信息化建设,对网络中心的将来也是有百害而无一利。坦白说,我校的信息化工作还任重而道远。

无独有偶,南京大学的李逢庆老师对CIO的研究也表明目前的现状是国内高校普遍是网络中心主任在行使CIO的权利和职责,而网络中心主任虽然能参与和组织高校信息化建设的许多具体工作,但由于职位属于中层干部,几乎不可能参与到高校的决策中,同时存在与其他部门沟通协调的实际困难,而且,高校信息化建设也不仅仅是个技术问题,更需要对高等教育有深刻理解和制定长远发展规划的能力,因此,这种类型难以履行CIO的全部职责。[6]所以,我们需要更新观念,从战略高度上重视信息化的发展水平,提高信息化决策层次。

三、如何冲破障碍,将信息化建设向纵深推进

1.首先必须引入CIO机制

虽然在当前的情况下,CIO机制本身也有很多值得探讨的方面,比如是否真正适合国情,会不会出现水土不服的情况等,但是笔者认为引入CIO机制刻不容缓。只有引入CIO机制,设立高校CIO职位及其领导下的信息化管理机构,全面规划信息化建设,才能使得高校决策层以战略的高度来重视高校的信息化建设,长远地规划高校今后的发展,使得信息化管理机构的工作开展名正而言顺。同时必须指出的是,引入CIO的同时也要注意他所应当具备的素质。EDUCAUSE的前身之一CAUSE协会1990年关于CIO能力素质要求的调查中,73.6%的人认为个人交流技巧应占第一位。[8]只有具有高超的交流能力,CIO才能与高校中各级各类组织进行深入交流,说服其他部门,调动下属积极性,共同实现高校的信息化大目标。

2.其次在CIO的带领下,信息化管理机构应开展多方工作

(1)提高自身认识,承担多种角色

如何使我国高校的信息化建设从“诸侯割据”变成“江山一统”,笔者认为最重要的还是先从自身认识层面上提高,主动去打破相关的壁垒。西南大学校长助理张为群指出:信息工作人员一定不能只把自己当成网络设备的管理者,而应当把自己看作是学校的信息化部门的工作人员,是为学校教学、科研和管理服务的,是学校的CIO。他尤其指出,信息和网络中心的工作人员如果能把认识提高到这个层面,就会从更广阔的视角去看待自己的工作,从而为全校的发展做出更大贡献。[9]

在这样的要求下,信息化管理机构就需要承担更多的角色。它不仅仅是作为校园网的规划中心、学校的网络技术援助中心以及管理系统和信息的传输中心,它最重要的角色其实是学校信息化建设的规划管理中心,在这个角色中,CIO是机构的直接核心,他领导机构参与信息化战略规划,部署机构组织提供信息化应用和服务支持、协调机构去参与其他部门的信息化建设,制定信息化政策,并且指导机构成员去进行信息化基础设施建设及管理职责等工作。通过这种方式,信息化管理机构积极参与多个部门的合作,打破信息壁垒,使信息流动畅通,也只有这样才能真正提高我国高校管理水平,打破我们高校信息化建设的僵局。

(2)提供研发级服务,拓宽服务范围

作为高校里的一个技术含量较高的中心,信息化管理机构所提供的服务主要为网络管理和信息化工作,这两项都是“润物细无声”的幕后级工作,为了加强网络的稳定性和应用系统的拓展性,信息化管理机构亟需为高校各部门提供研发级的服务。

在网络管理方面,建设初期,在国内应用和服务厂商都较少的情况下,信息化管理机构多采用国外的设备,虽然这些设备运行比较稳定,但后继厂商所能提供的服务较少。而就现在的情况来看,国内的服务厂商已经非常成熟,可以根据实际网络运行情况进行修改,这就要求我们自己的管理人员和厂商的研发人员共同合作,根据校园网的实际情况对设备进行改造,使得校园网的稳定性得到保证。

在应用系统方面,是尽力整合现有应用系统,还是给自己一个崭新的起点,各个高校还没有一份完全满意的答卷。有着多年经验的深圳大学现代教育技术与信息中心主任张凡指出,目前中国的高校信息化面临的一个重大问题是,几乎没有任何一家公司可以做数字化校园的应用集成。特别是高校还处于变革时期,由于没有成熟的模式,很多情况都在变化,管理层新的想法就层出不穷。[10]这样的情况就更加要求信息化工作人员组成专门的团队,对校园信息化进行研究,开发出符合自己校园实际情况的应用级系统。这方面虽然难度比较大,但笔者相信只要学校决策层对信息化的重视程度不变,每年都有持续不断的投入,一定会在高校信息化建设上结出丰硕的成果。

(3)学生社团助力

在很多学校,学生社团俨然已成为信息化管理机构不可或缺的生力军。他们在各条战线上贡献着自己的青春和热情。广西师大的快车组,上海交大的学生网管部,以及三峡电力职业学院学生网管都在各自的高校中不断地开展着自己的业务,从最初的网络维护,到现在的应用系统建设以及软件开发,他们的工作既缓解了网络中心教师的压力,挖掘出网络中心教师的CIO潜质,同时也锻炼着自己的意志力以及为人处事的能力。[11] 回顾这些学校学生网管的历史,我们发现,他们是和校园网、高校信息化一起成长的。在他们和网络中心教师的共同努力下,高校的信息化发生着一点一点的改变。

借鉴了其他高校的运营模式,我校也于2004年引入学生网管员机制。随着这几年的成功运营,学生网管员已越来越成为我们网络中心的得力干将。网络中心提供了很多有利条件,比如对于很多交换式网络设备,网络中心就鼓励学生网管员自己摸索和实践,同时也制定了相当多的规范条例,使得发现问题时能及时定位,学生网管员在提高校园网用户满意度上有着不可磨灭的贡献。随着这几年网络中心的职能变化,学生网管员也渐渐从最初的网络基础设施建设转入应用级别的开发。今年网络中心更是将学生零点网络这样的社团纳入麾下,准备搭建学生资源门户以及进行一些信息化培训工作,之后如何顺应信息化工作的开展,提高他们的软件开发能力,也是网络中心下一步需要关心的问题。

四、结语

信息技术的高速发展使得高校信息化工作逐渐渗透到高校的教学、科研、管理和校园生活的方方面面,作为提升高校核心竞争力的重要手段,高校信息化建设已经时不我待,只争朝夕。引入CIO机制,是在创建与数字化、全球化背景相适应的大学信息化管理体制下所必需的举措,同时这也是对高校信息化管理机构的工作人员提出的较高要求。只有志存高远,才能永葆创新的活力,从而将高校信息化工作向纵深推进。

参考文献:

[1]Wayne A.Brown.2007 Higher Education CIO Effectiveness Study[EB/OL].[2008-12-28].http://media.govtech.net/pub_images/pcio/Apr_May08/Higher_Ed_CIO.pdf.

[2]沈培华.数字化校园呼唤CIO[J].中国计算机用户,2003(7).

[3]蒋东兴.全球化时代大学交流与协作——构建东亚研究型大学间的数字通道研讨会上的报告[R].2008-12-10/2008-12-11.

[4]Wayne A. Brown. Portrait of Information Technology Leaders In Higher Education:2008 Study of the Higher Education Chief Information Officer Roles and Effectiveness[Z].2008-04.

[5]赵国栋,缪蓉.中国教育信息化发展状况调查2004年报告[J].中国远程教育,2005(8):43-48.

[6]李逢庆,桑新民.高校信息化建设中的CIO角色研究及启示[A].复旦教育论坛,2009,7(1):25-29.

[7]朱文英.北京大学CIO体制构想探索进行时[J].(中国)教育信息化,2005(9):20-24.

[8]James I. Penrod, Michael G. Dolence, and Judith V. Douglas.The Chief Information Officer in Higher Education 1990 [EB/OL],[2008-12-27].http://net.educause.edu/ir/library/pdf/PUB3004.pdf.

[9]王左利.资源共享动力需加强——访西南大学校长助理兼信息中心主任张为群[J].中国教育网络,2007(4):19.

[10]王左利.“信息化就应走到幕后!”——访深圳大学现代教育技术与信息中心主任张凡[J].中国教育网络,2009(1-2):44-45.

[11]王左利.学生网管:在校园服务中成长和超越[J].中国教育网络,2009(5):36-37.

(编辑:金冉)