ＳＡＰ系统在企业采购中的作用研究

　　摘要：文章通过分析SAP系统对生产型企业降低采购成本、精确库存控制、合理安排计划的作用，说明了SAP系统对企业采购的整合作用。
　　关键词：SAP；采购成本；库存控制；计划
　　
　　SAP（Systems，Application and Products in Data Processing）是ERP解决方案的先驱，它可以为各种行业、不同规模的企业提供全面的解决方案。自1972年起，其软件的有效性和可靠性已经被数十个国家的上万家用户所验证，并通过这些客户不断地推广使用。大部分生产企业在选择SAP时都会上FICO（财务和成本控制）、MM（物料管理）、PP（生产计划）、WM（仓库管理）、PDM（产品数据管理）、QM（品质管理）和SD（销售与分销）这些模块。
　　采购是供应链管理中非常重要的一个环节。一般来说，生产型的企业通常要用销售额的40-70%来进行原材料、零部件的采购。采购的速度、效率、订单的执行情况会直接影响到企业是否能够快速灵活地满足下游客户的需求。采购成本的高低会直接影响到企业最终产品的定价情况和整个供应链的最终获利情况，只有通过企业内部之间以及与外部的采购协同作业，供应链系统方可准时响应用户的需求，同时降低库存成本。
　　作为物流活动的起点，采购涵盖了从供应商到需求方间的货物、技术、信息或服务流动的全过程。而利用SAP系统能很好的协调物料在购买过程中涉及到的各部门的协作情况，对企业降低采购成本、精确库存控制、合理安排计划起到很好的作用，SAP未来的发展趋势对企业的发展也起到至关重要的作用。
　　
　　一、采购成本的控制
　　
　　（一）合理的购买
　　SAP根据企业资源计划原理，按需求的来源不同，企业内部的物料可分为独立需求和相关需求两种类型。独立需求是指需求量和需求时间由企业外部的需求来决定，例如客户订购的产品、科研试制需要的样品、售后维修需要的备品备件等；相关需求是指根据物料之间的结构组成关系由独立需求的物料所产生的需求，如半成品、零部件、原材料等的需求。
　　从企业购买的角度来说，主要是从最终产品的生产计划（独立需求）导出相关物料（原材料、零部件等）的需求量和需求时间（相关需求）；根据物料的需求时间和生产（订货）周期来确定其开始生产（订货）的时间。
　　SAP的应用就能实现这些操作，可以根据最终的需求确定出每颗物料的需求，然后在系统里面设定好交货周期并给每个供应商设置代码，以便日后更加方便地根据实际需求下定单采购物料，利用互联网平台的采购模式，都必然有全面的数据库作为支持。企业领导人可以方便地了解每一种产品的价格、数量、库存情况，定单的执行情况，资金的使用情况以及供应商情况等各种信息，针对采购过程中出现的问题，快速反应。SAP强大的分析、统计能力也大大降低了采购人员的工作强度，提高了采购效率。
　　（二）供应商档案的建立
　　对企业的正式供应商，SAP在运用时都会给相应的供应商建立一个代码，根据此代码，在下订单时能带出已经设置好的供应商的详细联系方式和地址，还有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等。利用此代码在SAP里面能方便查每个供应商每天的到货，甚至能将收货时间精确到分秒，根据这些信息，可以对供应商在某一阶段的供货及时率等进行适时的评价和考核，以便能寻找更适合的供应商，在保证生产的时候合理控制库存，达到成本控制的目的。
　　（三）物料价格的确定
　　SAP会利用专门的命令，如“ME1M”来对每物料的价格进行登记，当然也会明确这些物料的供应商，并严格给出该价格的实行日期以及该价格的结束日期，有些物料的价格由于其特殊性，或者根据市场经济的变化做出适当的调整，如隔3个月系统里面的价格就会下降；有些物料由于采购量大，达到一定数量，系统就会自动设置降价等，这些措施都能合理控制采购成本，降低了人工操作错误带来的风险。
　　
　　二、库存的控制
　　
　　零库存（zero inventory）作为一种特殊的库存概念，是各个生产商、代理商的追求，它的含义是以仓库储存形式的某种或某些种物品的储存数量很低的一个概念，甚至可以为“零”，即不保持库存。不以库存形式存在就可以免去仓库存货的一系列问题，如仓库建设、管理费用，存货维护、保管、装卸、搬运等费用，存货占用流动资金及库存物的老化、损失、变质等问题。
　　然而，从操作意义上来说，零库存是不可能真正实现的。由于受到不确定供应、不确定需求和生产连续性等诸多因素的制约，企业的库存不可能为零，所以众多商家才确定了基于成本和效益最优化的安全库存是企业库存的下限。不同的生产模式对应着企业不同的库存控制方法，对于采取按单生产模式的企业，控制原材料和零配件库存更是重中之重。
　　SAP的运用能合理的确定需采购配件的数量，对于终端需求数量，有的零配件需求为一，有的为二或更多，对于整个产品我们能导出该产品所需的所有零配件的数量，然后根据每个零配件在实际生产过程中的报损率合理确定出需要购买的数量，再利用SAP系统专门用于下订单的命令，如“采购订单的建立”下达订单到供应商以便安排到货及生产，另外SAP能快速反映每颗物料每天的库存量，并根据实际需求对需补充的订单数进行统计。SAP能够对企业生产能力信息进行综合，以确定生产需求和供应短缺情况。
　　一般大型的企业会每周进行定货补充。对于订单式生产企业，新的补给制度是由客户订单流量来驱动的，SAP根据每日需求信号和库存量对补货订单进行计算，使供需更加吻合，更加适应特殊订单要求，同时减少了不准确预测产生的影响，进而降低了成品库存，减少了补充订单的循环次数，大幅提高了企业内部补充和用户订单中的在产订单和已完成订单的达成率。
　　
　　三、计划的合理安排
　　
　　SAP的应用能确保迅速得到各种能够影响计划的指数。这对计划的推广尤为重要。供应链信息可见度的提高，意味着可以得到准确、及时、一致的数据信息来支持各种规划决策。使用SAP商业智能系统，能更快速地获得一致和精细的数据信息，以支持整个企业集团的决策。
　　通过采用供应链管理系统，能使企业提高市场竞争力，同时进一步加强其在价格战、全球业务拓展和市场推广中的强大优势。这些商业优势又能使企业的业务成本逐渐降低。mySAP SCM利用互联网将供应链技术拓展到企业之外，使企业及其合作伙伴、消费者能够快速、实时地掌控订单、预测、生产计划以及库存、订单完成比率等重要指标，完全掌握各项关键商业数据。他还帮助企业提高服务质量、减少库存投资，进而提高企业的市场竞争力。
　　（一）影响采购计划编制的关键因素
　　采购周期：对需要进行周期性采购的物资进行归类，并制定相关的采购周期（周、旬、月、季、半年、年、自定义）、间隔时间。
　　计划方式：定义各种采购物资的计划编制方式（周期预测、订货点、MRP、JIT直供）。
　　订货点：定义使用订货点方法进行采购的订货点数值。
　　批量政策：定义各种采购物资的批量政策（最小批量、最大批量、固定批量、周期批量、固定周期批量、经济批量、直接批量、最大储备量）。
　　批量值：如果采用的是非直接批量，定义相关批量政策的数值或者是批量限制值。
　　
　　分批原则：如果采用任务分批，要定义分批的原则，两批任务的间隔时间。
　　取整倍数：对于必须按照一定的批量单位或整数进行采购的物资，定义其采购的数量原则（按打、箱等）。
　　批破坏量：定义需要进行破坏性检验的计划补充量。
　　（二）加强控制和计划转订单的关键因素
　　供应商分类：从物资供应的角度，将其分成固定和非固定两种，只有固定供应商才有可能进行合同的自动生成。
　　供应商物资：分配固定供应商能够及时供应的物资，为实现计划到订单的转换做准备。
　　ABC分类：定义物资的ABC分类，有效地控制在制定采购政策时，是否违背了相应的采购策略。
　　物料属性：定义其需要进行分类监控的属性数据（包括有效性、危险性、受限制性、一般性等）。
　　
　　四、可持续性发展
　　
　　控制采购成本对一个企业的经营业绩至关重要，采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少，而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加以及企业竞争力的增强。由于材料成本占生产成本的比例往往达到50%以上，因此，控制好采购成本并使之不断下降，是一个企业不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。而供应链管理环境下的库存控制问题作为物料调度部门的重要课题，也是企业最为苦恼的事情，物料库存占用大量资金、人力与场地，造成资金不能及时周转，场地不能充分利用，并耗用大量管理资源。库存是现代企业高速发展时期共同的痛。物料调度部门常常强调要做到零库存，但做到要货时有货，不要货时零库存，谈何容易。其实真正的零库存是不存在的，无非是供应链中每个环节的物料都往上游挤压，在不要货的时候让物料最好停留在原料状态，配合信息流共享做到库存信息的透明化。
　　所以SAP的功能也在不断的改进和细分中，这些功能将实现仅用一张物料订单就可以完成整个生产过程的来回运作，使原料需求更加灵活。未来的在以推广为主的商业环境中，供需随时会发生变化，第三方供应商在各厂家业务中的地位也会日渐重要，各厂家也希望使用mySAP SCM的协同引擎促进与这些供应商的联系。此外，还能采用mySAP SCM的运输规划和进度规划功能来优化运输网，大幅减少运输成本。
　　
　　参考文献：
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