怎样做好档案利用服务工作

刘淑玲

1档案提供利用工作要在正确的指导思想下开展

1.1增强服务意识，加强档案管理的服务功能。档案工作者应该自觉地树立服务意识，明确服务方向。不能把利用工作简单地看作是守摊、调卷，谁来要什么，就依据制度给找什么，而根本不去思考和研究服务方向和重点。档案工作者要做到使自身的工作适应时代发展的要求。首先就必须解放思想，开动脑筋，充分认识服务的重要性，研究利用工作的重點和难点。其次，创新工作思路，加强理论学习，突破旧思想、旧习惯，把档案利用的重点放在社会主义经济建设事业中，放在科学研究和技术发展方面，这样才可以全面地为党和社会主义各项事业服务。

1.2妥善处理利用与保密之间的关系。首先，要正确认识二者之间的关系及其对档案工作的影响。档案在什么情况下可以提供利用，在什么情况下保密，对哪个层次的人提供利用，应在遵守相关档案法律法规的前提下，用是否服从党和国家的利益作为衡量标准。其次，要对档案的内容进行研究和审查，注意其保密期限，保密范围和密级，减少烦琐的批准手续。现在许多档案管理部门保存的档案中，历时年久的为数不少。档案密级和范围对涉及到科学研究的档案资料保密范围不宜过宽，密级不宜过高，利用制度也不宜过严。应该做到既坚持必要的保密制度，又要排除档案利用的障碍。

2端正态度，充满热情，了解社会所需，积极主动地为利用者提供服务

2.1认识工作的重要性，增强工作热情。长期以来，档案利用工作只能根据利用者的需要进行，档案管理人员有一定的被动性，其实档案管理的真正价值决定了档案管理人员必须有强烈的服务意识，档案管理工作比较枯燥，工作环境寂寞，每个管理人员应该真正热爱这份工作，沉得下心，耐得住寂寞，端正工作态度，以满腔热情做好这份工作，时刻把服务放在第一位。

2.2了解“家底”，开展针对性的服务。管理人员，特别是年轻的档案管理人员，从走进档案馆的那天起，就要尽快熟悉自己的“家底”，了解社会需要，掌握利用规律，从而能够做好档案利用工作。

档案馆往往集中保存了机关内各个机构的历史档案，这些档案的复杂成份和细致内容，就利用者而言，不可能做到详尽了解。在这种情况下，档案部门在利用工作上是否积极主动，对于充分发挥档案的作用，是极为重要的。因此，档案馆要通过创新工作思路，采用多种方式，提供档案的利用。

3在传统的利用方式的基础上，创新工作模式，多种形式开展档案利用，以体现档案馆的真正价值

传统提供档案利用的方式，一般有借阅型、咨询型、证明型。但是，这三种方式基本属于被动地提供利用。要让档案真正为社会主义事业服务，可以尝试新的服务方式。

3.1宣传型。就宣传方式而言，可细分为：一是举办展览。档案馆配合党和国家以及社会上一些重大的政治活动、纪念活动，可以举办各种类型的展览，供社会各阶层、各行业的人员参观，以方便广大利用者。展品宜用复制品，若必须展出原件时，最好是陈列在玻璃柜内或采取相应的保护措施，展览的时间不宜过长，以防档案被损坏。展览还应坚持保密原则，凡涉及保密范围或不能公开的档案史料不能展出。二是利用广播、电视、网络、报刊等新闻媒体进行宣传报道。报道要精心策划，通盘考虑，明确报道的目的。以满足社会发展及编史修志的需要。三是可以编辑出版相关的参考资料，介绍馆藏，以利于社会各界的利用，特别是学术界的研究。

3.2编研型。编研工作是一项独立的业务工作，一个档案馆编研水平的高低从一定程度上反映出档案馆工作人员水平的高低。工作中提供原件，容易对其造成损坏，而用编写的参考资料和汇编的档案史料提供利用，就可以消除一些弊端。

编研工作毕竟不是原档案材料的展现，这就要求编研人员，有正确的政治观点，坚持实事求是的科学态度。编研前认真研读史料，掌握确凿的史实，查明历史事实，正确反映历史，不溢美，不隐恶。凡涉及国家控制使用的档案，原则上不得选用。另外。编研中还要注意内容的充实和完整，对事物的发生、发展、变化、终结的全过程要写明，以便为利用者提供较为完整的系统材料。最后，还要注意体例，分清章节，有条有理，合乎逻辑，结构严谨，自成体系。

3.3网络型。通过一定的技术手段，把纸质档案转化为数字档案，以便机关工作人员足不出户便可以咨询、查阅所需的档案材料。但同时也要注意保密，真正做到既能从网络上提供利用，又不顾此失彼，给党和国家造成损失。

创新型的方式还有很多。无论用何种方式，其目的是为了更好地发挥档案馆的服务功能，焕发出档案馆的活力，将馆藏的信息资源充分转化为生产力，从而实现档案信息的共享，实现档案管理的真正目的。