如何做好高校电子档案工作

王丽丽

1更新观念

电子文件管理与纸质文件管理的不同，这就要求在以下几个方面更新观念：来源原则依然存在，但其内容却发生了变化：“文件生命周期理论”依然存在，但是经过了修正：电子文件的“原件”已经是非传统原件的概念。

2建立健全高校电子档案管理制度

为适应形势发展的需要，高校应该尽快制定电子文件与电子档案管理方面的规章制度，使广大高校档案工作者在工作中有所遵循。对于实在不能制定本校电子文件管理规范的高校，也应该尽快就《电子公文归档管理暂行办法》与《电子文件归档与管理规范)所涉及的内容，对本校的电子文件与电子档案管理情况进行一次全面、系统、细致的调查，摸清家底，以便有针对性地开展工作。

3整合高校内部信息管理机构，着力解决高校电子文件管理的技术难题

电子文件管理长期处于理论与实践严重脱节的根本原因，在于技术问题。档案部门的人员一般从理论上知道该怎么做，但是苦于知识结构的制约，不知道技术上该怎么做，而懂技术的人又往往不了解电子文件管理的基本理论。因此，长期以来这个问题就成了制约电子文件管理的瓶颈。笔者认为，对于大多数高校来说，只有整合高校内部的机构，这个问题才可以解决。高校一般都成立了“网络中心”或者“信息管理中心”，拥有相当的计算机专业技术人员，而档案部门完全可以利用该优势。如果档案部门有较强的技术力量当然好，工作方便效率高，但是对于规模小、人员编制较少的高校，可以实行资源统一配置，在学校“网络中心”内设置信息管理机构、配备专职技术人员，对全校图书、档案和现行文件信息系统服务器等网络设备的安全与维护工作实行集中有效的管理。这样既可以节省资金，也可以解决档案馆室、图书馆等部门技术人才缺乏问题。当然，档案部门本身也不能产生畏难情绪。虽说电子文件管理工作是一项技术性较强的信息管理工作，需要计算机网络技术知识支持，但是不能过于依赖技术，也不能不懂技术，更重要的是工作标准规范和管理制度的建设实施以及电子文件运作过程各环节工作连续的责任管理措施的落实。计算机和网络技术，主要用于“电子文件管理系统”的研发设计、“系统”设置及数据的管理与维护、计算机网络软硬件设备的管理与安全维护等标准规范，包括高校制定具体的工作规范，是“系统”设计、设备配置和电子文件管理各环节工作的依据和工作准则、管理制度，是协调有关人员在电子文件管理过程各环节工作中，严格实施标准规范。保证电子文件有效管理和安全利用的重要手段和措施。

4广泛调研，积极主动，有针对性地开展工作

高校产生电子文件的渠道非常丰富，档案部门要广泛调研，搞清形成电子文件的机构、类型及其特点和用途。比如，对于高校教务处，档案部门就应该格外加以关注。由于教务管理信息系统的采用，教务处将产生大量的电子文件。高校在招标采购教务管理系统的时候，档案部门也要参与评标，在对商家进行考核的过程中，对电子档案的管理提出要求。可见，档案部门的积极参与将有利于电子档案的管理。

5实行“双套制”管理模式

《电子公文归档管理暂行办法》第七条规定：“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。”电子文件自身的特点和信息技术发展过程中仍有技术难题未被攻克的现状，确实给当前电子文件管理工作带来了较大的难度和一定的风险。因此，当前我国的有关标准规定具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等同时归档。在当前和今后相当长的一个时期，档案管理工作要实行“双套制”模式，既要管理电子文件，又要管理纸质文件等档案实体，其目的在于当某些电子文件的法律地位不能确定时提供实体档案原件利用，当网络不通时应急提供实体利用服务，当出现万一情况时可以利用档案实体“再生”电子文件。

6领导重视，全校参与，提高教职工对电子文件积累和归档管理的自觉性

电子文件管理工作是一项系统工程。要靠领导和各业务部门的支持、配合才能完成。又因为电子文件管理是一项内容复杂、技术性强的新业务，必须依靠各业务部门电子文件承办人和电子文件管理员在电子文件的形成、办理、归档移交等工作环节中通力合作。认真做好管理记录和技术控制工作。才能实现电子文件的管理目标。因此，除了技术、资金和法规标准的支持外，还要全面协调和调动人的积极因素。应大力做好党和国家关于电子文件管理的政策、法规和标准规范的宣传学习工作，全面提高教职工对电子文件积累和归档管理的自觉性，并依据本单位电子文件管理的工作规范和管理制度对相关人员进行技术培训和业务指导，全面提高专兼职管理人员的工作能力和业务水平，促进电子文件歸档管理工作的顺利进行。